Цифровое рабочее место юриста ВкусВилл: 100% выполнение всех задач в срок

О компании и особенной модели управления

ВкусВилл – бренд натуральных продуктов. Компания в цифрах:

• 170+ городов России
• 1700+ магазинов
• 200+ дарксторов
• 1500+ партнеров-производителей
• 7,6 млн покупателей
• 410 000+ онлайн-заказов в день

Вырасти до таких масштабов компании помогла уникальная модель управления – Beyond Taylor. Другое ее название, отражающее суть подхода – клиентократия. Это такая структура, в которой сотрудники работают не на обслуживание руководства и достижение KPI ради самих KPI, а на запросы внешнего клиента или внутреннего заказчика.

Один из базовых принципов клиентократии – стремление быстро запускать большое количество экспериментов, чтобы в итоге предложить клиенту/заказчику лучшее из возможного. Поэтому сотрудники компании всегда находятся в поиске новых решений для улучшения своих процессов.

Например, в юридическом отделе однажды решили, что работать в табличках и почте уже неудобно – объем работы увеличивается и становится сложно контролировать ситуацию, сроки и качество работы. Нужно найти платформу, где можно автоматизировать свои процессы. Так началась история внедрения Битрикс24.

«Мы просто зарегистрировались в Битрикс24 и месяц его тестировали»,

– говорят о старте проекта сотрудники юридического отдела по управлению розницей ВкусВилл.

Нужно было понять, получится ли на платформе автоматизировать процессы договорных отношений, ведения судебных споров, проверок госорганов, административного производства и других юридических функций. Пул задач огромный, а платформу хотелось подключить одну, чтобы не разрываться на кучу разных сервисов.

Возможность «погулять» по Битрикс24, самостоятельно познакомиться с разнообразием инструментов и понажимать на кнопки в разделах привела сотрудников ВкусВилл к выводу: нам это всё очень нравится и хочется здесь работать, надо искать партнера для настройки платформы.

Нашли интегратора CONSULT info, который познакомился с запросом и предложил создать полноценное цифровое рабочее место юриста в Битрикс24, которое вместит в себя все процессы.

«Проект напоминал захватывающее приключение, полное загадок и неожиданных поворотов. Для тех, кто не был юристом, попытка разобраться во всех этапах, которые проходил договор или любой другой документ, становилась настоящим испытанием. Процесс выглядел как запутанный лабиринт с множеством уровней, где за каждым углом поджидала новая инстанция, требующая своего внимания. Казалось, что документы вели собственную игру, создавая множество стадий, на которых информация должна была подтягиваться из разных уголков информационного мира. Это было похоже на попытку собрать головоломку, где каждый кусочек — это маленький, но важный элемент большой картины. И каждый раз, когда мы думали, что победа близка, появлялся еще один информационный блок, который нужно было разгадать!

Нас настолько вдохновила платформа, что мы буквально с горящими глазами разъясняли все тонкости нашей работы интегратору. Это было похоже на увлекательный квест, где каждый новый шаг открывал нам неизведанные горизонты. К счастью, на помощь пришли консультанты, а также обучающие материалы на сайте Битрикс24 и в интернете — мы буквально погружались в них, чтобы говорить с интегратором на одном языке и четко объяснять наши желания. Это было как учить язык иностранного племени ради того, чтобы показать, как сильно нам нравится их музыка!».

– ВкусВилл

Как выглядит цифровое рабочее место юриста в Битрикс24

Юридический департамент является частью структуры, которая оказывает услуги другим подразделениям, как внутреннему заказчику. Получается такая юридическая фирма внутри компании. Этой фирме для эффективной работы нужно адекватно распределять поступающие задачи между юристами и доводить процессы до желаемого результата за более короткий срок.

«В условиях современного бизнеса компании необходимо не только оперативно реагировать на изменения, но и эффективно управлять внутренними процессами. В нашей компании отсутствуют традиционные формы отчетности, что делает сбор данных и статистики рабочих процессов особенно важным. Это позволяет своевременно анализировать ситуацию и принимать обоснованные решения.

Возможность выгрузки разного вида данных в Битрикс24 помогает быстро и легко преобразовать результаты работы в четкие цифры, демонстрируя эффективность юристов. Это, в свою очередь, дает возможность аргументированно обосновать, например, необходимость увеличения ресурсов или оптимизации каких-либо процессов. Такой подход позволяет компании быть гибкой и готовой к вызовам, обеспечивая устойчивое развитие и рост».

– ВкусВилл

Цифровое рабочее место юриста компании включает в себя автоматизацию задач, что значительно упрощает выполнение рутинных операций. Сотрудники могут не только следить за своими проектами, но и получать аналитику данных о работе подразделения. Это позволяет не только повысить личную эффективность, но и обеспечивает более глубокое понимание общей картины работы отдела. Такой подход способствует своевременному принятию решений и улучшению рабочих процессов в целом.

Автоматизация задач по юридическим обращениям

У каждого юридического процесса этапы стандартизированы, они изначально присутствуют в системе, поэтому юрист не сможет случайно что-то упустить. На платформе реализовано около 15 юридических процессов и под каждый разработаны шаблоны задач с этапами их выполнения до конечного результата.

Когда юрист получает входящее обращение, он заводит в Битрикс24 задачу: создает карточку, вносит подробное описание, ставит срок выполнения, добавляет в наблюдатели руководителя и т.д. Дальше задача двигается по этапам выполнения, пока не будет завершена.

Рассмотрим для примера процесс по претензионной работе. Заходим в этот раздел и видим, что это направление в интерфейсе поделено на два блока: эксплуатация (всё, что связано с торговыми точками) и второй блок по остальным составляющим претензионной работы. Претензий по эксплуатации поступает много, поэтому эти задачи сгруппированы в отдельном блоке:

Открываем любую задачу по эксплуатации и видим всю информацию: какой юрист ведет этот процесс, кто отправитель претензии и в чем ее суть, когда процесс начался и когда он был или будет завершен. Вся хронология событий по работе юриста отражается в карточке задачи:

Еще один пример: работа по проверкам государственных органов. Такая проверка может иметь серьезные последствия, поэтому берется на контроль юридического департамента с самого начала. Информация по всему циклу жизни проверки удобно организована, и включает: общую информацию о проведенной проверке, административное производство, судебное производство и обжалование судебного акта, исполнительное производство – при наличии.

Если руководитель открывает дело на этапе кассации, он может проследить всю историю кейса как в первой инстанции, так и в апелляции (вторая инстанция), и получить полную информацию о начале и завершении юридического кейса.

Ежедневные открытые данные о задачах каждого юриста

Каждый день кастомная доработка предоставляет юридическому отделу управления розницей ценную сводку данных о его деятельности. Это избавляет команду от необходимости тратить время на поиски конкретных задач, выполненных отдельными юристами за день. Информация на дашборде аккуратно структурирована по направлениям деятельности компании, в рамках которых ведутся юридические процессы.

Если у Лидера (руководителя) возникают вопросы по какой-либо задаче, система позволяет легко перейти из сводки данных в карточку задачи и получить подробную информацию о ходе работ. Такой подход не только экономит время, но и обеспечивает прозрачность и оперативность в управлении юридическими процессами.

Итог внедрения Битрикс24: «Мы соблюдаем установленные показатели по времени обработки задач, обеспечиваем оперативность и эффективность отдела»

Созданная стандартизированная система постановки и обработки задач юристами в Битрикс24 помогает видеть картину по всем процессам работы юридического отдела одном окне. Это дает возможность Лидеру грамотно управлять ресурсами, без потерь передавать пул работ одного юриста другому, если нужно по какой-то причине заменить сотрудника.

«Ранее работа, организованная через таблицы, создавала ощущение постоянного аврала, вызванного отсутствием системности и прозрачности процессов. Однако с внедрением Битрикс24 ситуация кардинально изменилась. Система не только позволила оптимизировать рабочие процессы, но и предоставила возможность точно оценивать нагрузку на юристов. Теперь мы можем обоснованно анализировать данные и принимать решения о реальной необходимости расширения штата. Благодаря этому все задачи выполняются вовремя, а управление рабочими процессами стало более эффективным.».

– ВкусВилл

Чего в итоге удалось достичь:

• Появилось четкое понимание нагрузки каждого юриста – процессы стали на 100% прозрачными;
• Улучшилось качество работы сотрудников;
• Сбор данных о результатах работы отдела стал оперативнее – время снизилось в среднем в 2 раза;
• Смогли ввести метрики по времени обработки юридических обращений и теперь они успешно соблюдаются.

«Ранее, в условиях значительных объемов работы, отслеживание сроков выполнения задач представляло собой серьезную сложность. Однако с внедрением Битрикс24 ситуация кардинально изменилась. Теперь система позволяет эффективно отслеживать все процессы и обеспечивать высокий уровень соблюдения сроков».

– ВкусВилл

Сотрудники юридического отдела не останавливаются на достигнутом. В настоящее время они работают над усовершенствованием системы для выгрузки широкого спектра данных. В ближайших планах также значится расширение использования платформы в других отделах компании. Эффективность внедрения Битрикс24 уже очевидна, и сотрудники готовы продолжать работу с этой системой.