Буше

Как мы упростили кадровое делопроизводство, процесс инвентаризации и управление временными ресурсами в сети кафе-кондитерских «Буше»

Информация о клиенте
ООО «Буше» — популярная сеть кафе-кондитерских, основанная в 1999 году. Компания специализируется на предоставлении завтраков, обедов и собственной выпечки. На данный момент сеть включает более 30 точек, расположенных в разных районах города, и в компании работает более 500 сотрудников.
Сфера деятельности «Буше» — гостинично-ресторанный бизнес, ориентированный на предоставление высококачественных продуктов и услуг. Каждый из филиалов сети стремится поддерживать высокий уровень обслуживания и предлагать посетителям только самые свежие и вкусные изделия.
Сеть кафе-кондитерских «Буше» активно развивается, открывая новые точки и внедряя современные технологии для улучшения качества обслуживания и внутренних процессов. И когда процессов много, оптимизировать их помогает Битрикс24.

Задача клиента
Компания «Буше» обратилась к «Бестранк» с целью упростить процессы:
— управления календарем (а именно, автоматизировать и доработать процесс бронирования переговорных комнат);
— инвентаризации;
— КДП на отпуска (кадрового делопроизводства).
Важно было обеспечить бесперебойное функционирование всех отделов компании и повысить общий уровень удобства и продуктивности для каждого сотрудника.
Для достижения этих целей «Бестранк» реализовал ряд специализированных модулей и интеграций, адаптированных под конкретные нужды клиента. Каждое из этих решений было разработано с учетом идеологии и специфики «Буше» и направлено на создание более удобной и продуктивной рабочей среды для всех сотрудников.
В результате внедрения данных изменений компания получила возможность более эффективно управлять ресурсами и улучшить качество обслуживания своих клиентов.

Что сделали:
Был создан модуль для бронирования переговорных комнат, обновлен профиль пользователя, настроена интеграция с HR-link для управления отпусками и графиком отсутствий, автоматизирован процесс назначения замещающих сотрудников и инвентаризации. 
Подробно о каждом из наших решений:
1. Настроили бронирование переговорных комнат
Для гибкости управления переговорами был создан модуль "Переговорки". Этот модуль позволяет бронировать переговорные комнаты, отображая все ссылки сразу. Бронирования автоматически отображаются в календаре и разделены на онлайн и оффлайн мероприятия. Система позволяет легко управлять бронированием от выбора адреса до просмотра занятости всех переговорных комнат.
2. Обновление профиля пользователя
Наш модуль добавляет настраиваемую кнопку в профиле пользователя на портале, которая предоставляет ссылку на важные страницы, такие как расчетные листы. Это позволяет сотрудникам запрашивать расчетные листы за определенный период прямо с портала.
3. Интеграция с HR-link
Для удобства управления отпусками и графиком отсутствий была настроена интеграция с HR-link. Наш модуль "Конструктор обмена" позволяет собирать заявления на отпуск как на портале, так и в HR-link, объединяя их в одном месте. Информация о заявках отображается в календаре отсутствий, а за неделю до начала отпуска запускается процесс назначения замещающих сотрудников.
4. Автоматизация с графиком отсутствий
На портале отслеживаются задания БП, чтобы знать, когда сотрудники уходят в отпуск и требуется ли назначение замещающего. Процесс назначения замещающих автоматизирован, что позволяет оперативно перераспределять задачи и обеспечивать непрерывность работы.
5. Настройка процесса инвентаризации
Клиенту на портал поступают инвентаризационные списки, которые проходят через несколько этапов обработки и утверждения. Модуль "Детальная карточка элемента списка" позволяет согласующим оценивать отдельные позиции, а не весь список целиком. Это делает процесс списания и инвентаризации более точным и гибким.
6. Дополнительные доработки функционала
Мы внедрили модуль «Расширение модуля задачи» для уведомлений наблюдателей и других ролей, а также модуль "Зависимые поля в списках и бизнес-процессах" для удобного заполнения полей. Модуль "Расширение генератора документов" собирает данные из нескольких списков для удобства сотрудников, а интеграция с 1С:ЗУП позволяет автоматически обновлять информацию.

Результаты проекта:

1. Сокращение времени на бронирование переговорных комнат на 40%
2. Автоматизация процесса бронирования переговорных комнат позволила сотрудникам быстро и эффективно резервировать необходимые ресурсы, что сократило затраты времени на 40%.
3. Повышение удобства работы с профилем пользователя
4. Обновленный профиль пользователя с возможностью быстрого доступа к расчетным листам и другим важным документам улучшил удобство работы сотрудников, позволив им экономить время и минимизировать количество запросов к отделу кадров.
5. Гибкое управление отпусками и графиком отсутствий
6. Интеграция с HR-link и автоматизация процессов отпуска позволили более точно и эффективно управлять отпусками сотрудников. График отсутствий стал наглядным и легко доступным, что улучшило планирование и управление кадровыми ресурсами.
7. Оптимизация замещения сотрудников
8. Автоматизация назначения замещающих сотрудников на время отпуска обеспечила непрерывность работы и равномерное распределение нагрузки. Сотрудники знали, кто будет их заменять, что позволило избежать сбоев в работе.
9. Ускорение процесса инвентаризации на 35%
10. Модуль "Детальная карточка элемента списка" сделал процесс инвентаризации и списания более гибким и точным, сократив время на выполнение этих задач на 35%.
11. Повышение эффективности управления задачами
12. Внедрение модуля «Расширение модуля задачи» улучшило уведомления для наблюдателей и других ролей, что повысило прозрачность и контроль над выполнением задач.
13. Улучшение удобства заполнения заявок и документов
14. Модуль "Зависимые поля в списках и бизнес-процессах" и "Расширение генератора документов" значительно упростили заполнение и управление заявками и документами, улучшив общую организацию рабочего процесса.

Для достижения этих целей «Бестранк» реализовал ряд специализированных модулей и интеграций, адаптированных под конкретные нужды клиента. Эти меры позволили существенно улучшить внутренние процессы, снизить временные затраты на выполнение рутинных задач и повысить общую эффективность работы компании.