Как систематизировать согласование договоров? Кейс торгово-производственной компании «Ермак»
 (2) (1).png?1733136013148)
Клиент: Ермак
Город: Владивосток
Направление деятельности: оптовая торговля (B2B)
Тариф Битрикс24: Коробочная версия, Корпоративный портал на 50 пользователей
Количество сотрудников: 50-100
Торгово-производственная компания «Ермак» более 25 лет успешно работает на российском рынке продуктов питания. Основное направление деятельности — оптовая и розничная торговля, а также производство продуктов питания.
Ранее в компании вели учёт в 1С и в специализированной платформе для отслеживания торговых представителей. Руководство, проанализировав текущее состояние компании, поняло, что для дальнейшего развития прежними темпами не хватает системности. И CRM — лучшее решение для отслеживания пути клиента, выявления слабых мест и определения точек роста.
Что было важно:
-
автоматизировать работу менеджеров отдела продаж с клиентами, чтобы информация о взаимодействии не терялась
-
стандартизировать работу сотрудников
-
настроить взаимодействие между отделами и каналы коммуникации
-
наладить автоматизированную постановку задач и контроль сроков согласования договоров
У некоторых сотрудников уже был опыт работы в Битрикс24, и систему посчитали оптимальной из представленных на рынке, поэтому с выбором CRM трудностей не возникло.
Решили сотрудничать с INVO Group, так как понравилась презентация услуг.
В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:
Стандартные модули Битрикс24:
1. CRM:
1.1 Настроена воронка «Договор поставки».
В воронке инициируются процессы согласования двух типов договоров. После сбора информации по контрагенту автоматически формируется договор по шаблону. В зависимости от типа договора привлекаются разные участники для согласования документа.
2. Смарт-процессы:
2.1 Настроен смарт-процесс «Внутренние согласования», который создан для отслеживания стадий, где и у кого находится тот или иной договор.
В смарт-процесс включен процесс согласования договоров услуг и договоров закупок. Теперь удобно отслеживать, когда стартует работа по проекту после подписания договора, когда необходимо продлить договор.
3. Работа с документами:
Настроены шаблоны договоров оптовой и розничной поставки. Теперь все необходимые документы можно оформить в несколько кликов.
4. Аналитика:
4. Настроены базовые отчеты Битрикс24, которые позволяют оперативно видеть объём успешно закрытых сделок за период.
5. Интеграции:
5.1 Развертывание коробочной версии выполнил привлечённый подрядчик.
6. Чат и видеозвонки:
6.1 Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
6.2 Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.
В компании одной из важных задач была необходимость убрать путаницу в процессе согласования договоров. Настроили воронку согласования договоров оптовой и розничной поставки и смарт-процесс внутреннего согласования для отслеживания стадий (где и у кого находится договор).
-
Сэкономили время сотрудников благодаря автоматизации и настроенным каналам коммуникации внутри компании в единой системе: ушла необходимость общения в более чем 10 разных мессенджерах и системах.
-
Оцифрована работа с клиентами: ни один клиент не будет потерян, появилась прозрачность в работе менеджеров для руководителя.
-
Исключены просрочки в согласовании и исполнении договоров: процесс включает в себя большое количество участников, а автоматизация помогает каждый документ проводить поэтапно и в срок.
Система управления бизнесом помогает руководителям и собственникам контролировать работу менеджеров. Зачастую, если компания работает без автоматизации, менеджер по продажам в один момент может уйти из компании и забрать клиентов «с собой» в своём рабочем блокноте.
Внедрив CRM, можно об этом уже не беспокоиться: все данные хранятся в единой системе, историю взаимодействия, контакты для связи с клиентами легко найти на портале. Это помогает обезопасить компанию от потери клиентов.
Работа в Битрикс24 позволяет стабильно следить за выполнением плана продаж и вовремя увидеть, где есть недоработки и принять соответствующие меры.
Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 9
Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:
-
чёткость и структурность;
-
комфортное взаимодействие.
По словам коммерческого директора, был показательная презентация менеджера, где он продемонстрировал работу портала INVO Group. На собственном примере было показано, как использовать то, что предлагают внедрить».
