ООО ГАЗ (Строительная компания)

1. Краткая информация о клиенте
Строительство Газопровода ООО ГАЗ - организация занимается проектно-изыскательскими и строительно-монтажными работами газопроводов
Сфера бизнеса: Строительство
Тип проекта: Облачный Битрикс24
Редакция продукта: Стандартный тариф
Подключены отделы: Отдел геодезии, Отдел кадастра, Отдел согласования Проектный отдел, Сметный отдел
Роли: Инженер - сметчик, геодезист, инженер по согласованию, главный инженер проекта, инженер-проектировщик, геодезист
Число сотрудников, которые работают в CRM: 13 - человек
Количество офисов/филиалов: 1

2. С какими задачами к нам пришел клиент.
До обращения в ТОЛК компания ООО "Газ" с Битрикс24 еще не работала. Обратилась с запросом организации рабочего пространства для ведения проектных работ, отслеживания сроков, перечня работ и ответственных по выполняемым задача. Купили через пакет внедрения.

3. Процесс внедрения
Специалисты компании ТОЛК провели презентацию возможностей Битрикс24, наш бизнес аналитик глубже погрузился в компанию, выявил ряд проблем:
1. Отсутствовал инструмент для управления проектам
2. Отсутствовало место для хранения регламентов, общих шаблонов и материалов
3. Непрозрачность ведения работ по объекту
4. Не было инструмента для внутренней работы отделов компании
5. Не организованы внутренние коммуникации между сотрудниками
Специалисты команды «ТОЛК» нашли решение следующие выявленным проблемам:
1.Настроили воронку «объекты», теперь сценарий работы всегда проходит по единому сценарию (допустимы случаи отклонения). Даже если, кто то из сотрудников действует не по регламенту, то ответственный за объект легко заметит ошибки и сможет оперативно повлиять на это.
2. С помощью диска и базы знаний менеджеры оперативно находят нужную информацию им информацию, что позволяет не отвлекать других сотрудников
3. Помимо выстроенной воронки «объекты», организовали ряд автозадач, где сделали привязку к ответственным за работы сотрудникам, что позволяло сделать процесс прозрачным для всех участников (специалисты видят только ту информацию и тех сотрудников с которыми ему необходимо взаимодействовать) это повышает эффективность и делает работу структурированной тем самым сокращается время выполнения задачи и упрощаются коммуникации
4. С помощью настройки групп для каждого отдела получилось организовать пространство для сотрудников определенного отдела: свое дисковое пространство, чат и работа с задачами
5. Коммуникация происходит только на портале Битрикс24
Было проведено онлайн обучение для сотрудников по использованию основных корпоративных инструментов Битрикс24, процессу ведения объектов. В ходе проведения обучения сложностей не возникло.

Пример использования системы в рабочих ситуациях отдела, система постановки и контроля задач, срм,телефония, совместная работа над документами)
- Проектировщик подготовил проектную документацию, которую затем отправил на согласование ответственному за согласование. В процессе выполнения задачи по согласованию, проектировщик может наблюдать за ходом процесса согласования внутри задачи. Руководитель сметного отдела, зайдя в группу «Сметный отдел», может просматривать и контролировать все задачи своего отдела, не выходя из раздела «Группы».
Таким образом, наши эксперты автоматизировали:

1. Новая проект – ответственный менеджер создаёт и заполняет карточку объекта вручную, назначает ответственных для выполнения следующих этапов работ
2. Предпроектные работы – на данный этап попадает вручную, после заполнения всех необходимых данных. Ставится автозадача на кадастрового инженера на выполнение предпроектных работ.
3. Геодезия – Ставится задача на ответственного за геодезию на выполнение геодезические работы, после выполнения работ автоматически ставится задача на ответственного за согласование на проведения согласования и уже после завершения данной задачи, снова ставится задача на геодезиста для подготовки отчёта.
4. Выполнение трасы – ставятся параллельные автозадачи на ответственного и проектировщика на получение разрешительных документов и выполнение трасы соответственно, после выполнение трассы происходит согласование у согласующего лица.
5. Проектная документация – Происходит подготовка проектной документации проектировщиком, затем согласование у ответственного за согласование. Как и на предыдущих этапах – вся работа происходит в рамках задач.
6. Сметная документация – Сметчик проводит подготовку сметной документации
7. Подписание актов – на данный этап элемент попадает вручную после подготовки сметной документации, на данном этапе сметчик добивается подписание актов, затем элемент переносится ответственным на успешный этап, где процесс завершается