Как автоматизировать найм курьеров для крупных федеральных сетей? Кейс ASN Group

Краткая информация о клиенте:

Клиент: ASN Group
Город: Москва
Направление деятельности: услуги курьерской доставки
Тариф Битрикс24: Профессиональный
Количество сотрудников: 25-50

Компания предоставляет услуги курьеров на аутсорсе для крупных агрегаторов доставки еды, таких как «Самокат», «СберЛогистика», ресторанов и федеральных ритейлов. Также компания занимается продажей и арендой велосипедов для курьеров.


Пришли к выводу, что в компании нужна системность. Из-за специфики работы необходимо было выстроить системный найм курьеров по нескольким проектам и перевести работу менеджеров в единую систему. Важно было «отучить» сотрудников от личных чатов и мессенджеров, чтобы появилась возможность  контролировать процесс найма на каждом этапе, а обработку кандидатов вести без просрочек и штрафов. Решили внедрить Битрикс24 как самую известную в России CRM.

Что было важно:

• Настроить прозрачную систему управления наймом на базе CRM Битрикс24.
• Создать и систематизировать базу курьеров.
• Контролировать источники поступления заявок от кандидатов, проводить аналитику.
• Настроить единый портал для коммуникации и обмена данными, чтобы сократить потерю информации.
• Проанализировать бизнес-процессы, оцифровать и регламентировать подбор персонала.

Вопрос по выбору подрядчика по внедрению Битрикс24 особо не стоял: уже не раз слышали о компании  INVO Group, входящей в ТОП-5 интеграторов Битрикс24 среди 13 000 партнеров.

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.
Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:
Стандартные модули Битрикс24:
1. CRM: 
1.1 Настроена воронка найма по проекту «СберЛогистика».
1.2 Настроена воронка найма по проекту «Самокат».

2. Смарт-процессы:
2.1 Настроен смарт-процесс «Реестр сотрудников» с канбаном и возможностью выгрузки в Excel-файл для контроля найма/увольнения сотрудников. 
2.2 Настроен смарт-процесс «Обеспечение», который позволяет собирать заявки на заказ велосипедов для курьеров.
2.3 Настроен смарт-процесс по согласованию оплат.

4. Контакт-центр:
4.1 Подключена телефония «Мегафон», которая позволяет принимать и совершать звонки в Битрикс24, а также записывать разговоры и прослушивать записи.
4.2 Настроена интеграция с Telegram, которая позволяет общаться с клиентом в Битрикс24.
4.3 Подключена почта, которая позволяет принимать отклики кандидатов на почту прямо и отражая заявки в Битрикс24.

5. Задачи (группы/проекты):
5.1 Настроена группа менеджеров по проекту «СберЛогистика».
5.2 Настроена группа менеджеров по проекту «Самокат».
5.3 Настроена группа контроля окончания документов.
Группы позволяют хранить задачи по проектам в одном месте, все сотрудники отдела могут видеть задачи и ими управлять. Задачи для менеджеров для отправки уведомлений в УФМС ставятся в группах проектов.

6. Работа с документами:
6.1 Шаблон агентского договора для проекта «Самокат».
6.2 Шаблон агентского договора для проекта «СберЛогистика».
6.3 Шаблон письма о сотрудничестве для проекта «Самокат».
Шаблоны позволяют моментально формировать документ.

7. Аналитика:
7.1 Настроена BI-Аналитика для подробного анализа данных накопленных в Битрикс24. 
7.2 Настроены базовые отчеты Битрикс24, которые позволяют штатно просматривать объем сделок по компаниям и менеджерам, конверсию, просроченные сделки и причины провала.
8. Маркет-плейс:
8.1 Подключены приложения HH.ru, «Авито» и «Работа.ру», что позволяет принимать заявки и обращения от соискателей прямо в Битрикс24.
8.2 Установлено приложение СhatApp, которое позволяет получать и отправлять сообщения в Telegram прямо из Битрикс24.
8.3 Подключено приложение для интеграции с сайтом на Tilda.

9. Облачное хранение данных:
9.1 Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

10. Чат и видеозвонки:
10.1 Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
10.2 Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24. 

Создана единая экосистема на базе CRM Битрикс24, которая обеспечивает стабильную работу компании. Горы документов, просроченные разрешения на работу, сложности контроля и анализа — все это больше не беспокоит руководство и не тормозит развитие бизнеса. 
Все данные о курьерах — контакты, документы, статусы заявок от кандидатов, история — хранятся в единой системе, доступной в режиме реального времени.

Что было сделано: 

• Создана автоматизированная система управления наймом на базе CRM Битрикс24. Скорость обработки заявки от кандидата увеличилась в 2 раза
• Автоматизирована постановка и контроль выполнения регулярных задач. Менеджер не пропустит сроки и не забудет про кандидата.
• Заявки из источников HH.ru, Telegram, «Авито» и других больше не теряются и фиксируются.
• Создано полноценное единое пространство для работы и коммуникации.
• Оцифрован процесс подбора персонала: для руководителя доступна аналитика, что создаёт возможность контролировать найм и быстро реагировать на форс-мажор. 

Битрикс24 берет на себя рутинные операции, в том числе рассылки уведомлений об истечении срока действия документов для работы у курьеров в соответствии с законодательством, если они являются иностранным гражданами.
Аналитика каналов подбора позволяет сосредоточиться на наиболее эффективных источниках, что значительно экономит бюджет и время.
Результат: ASN Group минимизировала риски на 35%, связанные с человеческим фактором. Просроченные документы и срывы сроков остались в прошлом. Компания получила мощный инструмент аналитики, который помогает принимать взвешенные управленческие решения и оптимизировать все бизнес-процессы.

Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10

Со слов директора ASN Group: "при работе с INVO Group понравилась быстрая обратная связь и профессиональная команда внедрения. Компания получила инструмент, который помогает принимать взвешенные управленческие решения и оптимизировать все бизнес-процессы."