Внедрение корпоративного портала

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент
В мае 2022 года финская компания по производству и обжарке кофе Paulig Group продала свой российский бизнес инвестору из Индии Викасу Сои. После ухода иностранной компании бизнес фактически «обнулился»: бывший собственник забрал с собой всю ИТ-инфраструктуру компании. Крупное производство и большая команда остались без системы внутренних коммуникаций, в том числе без корпоративного портала. При этом руководство ставило перед командой амбициозные цели – разработать конкурентоспособный ассортимент, занять солидную долю рынка и запустить ряд инновационных продуктовых платформ. Чтобы команда в турбулентных условиях смогла эту цель достичь, было необходимо наладить оперативное и прозрачное движение информации внутри компании. Было принято решение о внедрении нового корпоративного портала.

Что нужно от системы?

1. Новый корпоративный портал должен был отвечать следующим требованиям:
2. Предоставлять возможность для хранения и редактирования базы корпоративных документов, шаблонов документов с разными уровнями доступа и с возможностью делиться ссылками на документы с внешними пользователями.
3. Быть масштабируемым в части пользователей, функционала и серверных мощностей.
4. Иметь возможность кастомизации: у компании была потребность в интеграции корпоративного портала с программой 1С:ЗУП и редиректа на платформу онлайн-образования Eduson.
5. Быть доступным через мобильное приложение.

1. В режиме «здесь и сейчас» управлять изменениями, дать возможность сотрудникам принимать тактические решения с опорой на данные.
2. Наладить получение обратной связи от коллег, в том числе анонимной, для оперативного совершенствования процессов управления компанией.
3. Разработать инструмент с помощью, которого синхронизировать цели компании с индивидуальными целями каждого сотрудника.
4. Дополнительно мотивировать сотрудников на достижение амбициозных планов компании. 
5. Сократить время на решение организационных вопросов, чтобы сотрудники могли максимум своего рабочего времени уделять достижению бизнес-результатов.

Оптимально под все эти требования подошёл корпоративный портал на платформе Битрикс24 в связке с модульными решениями Улья «Главная страница», «Брендирование Битрикс24», «База знаний», «Управление целями 2.0», «HelpDesk», «Статистика использования портала», «Опросы», «Интерактивные подсказки», «Массовая настройка уведомлений», «Фото- и видеогалерея», «Геймификация».

Процесс внедрения, особенности проекта
Решаем вопрос информированности персонала
Первостепенной задачей Poetti было создание у сотрудников ощущения уверенного движения компании к своим целям. Для этого HR оперативно и адресно информирует сотрудников о происходящих в компании и отрасли изменениях с помощью функционала модуля «Улей: Главная страница». В центральной области страницы отображаются блоки, которые дают максимум информации о внутренней и внешней среде компании: баннер, новости компании, интервью и мнения, заявки и обращения, номинанты Вилби, кадровые изменения, фотоальбом и видеоальбом, живая лента.

Стандартный блок «Битрикс24» пришлось значительно переработать под потребности компании: каждое кадровое изменение подробно анонсируется. В карточку сотрудника вносится название его должности, контактные данные, указывается непосредственный руководитель и бизнес-партнёр по персоналу, а также подробная информация об образовании и опыте работы.
В Poetti придерживаются открытой корпоративной политики и для её реализации в корпоративный портал интегрировали форму обратной связи – Speak-Up. Оставить сообщение можно анонимно или от имени автора.
Кроме того, портал был оформлен в фирменном стиле Poetti с помощью модуля «Улей: Брендирование Битрикс24». Помимо стандартного функционала модуля интересным решением стал блок, в котором отображается количество дней на предприятии без происшествий. Поскольку у Poetti есть завод и важным фокусом операционной деятельности является безопасность, то этот блок дополнительно мотивирует персонал следовать инструкциям.
Мотивируем сотрудников
Важным моментом для Poetti был вопрос вовлеченности сотрудников в общее дело компании с помощью корпоративного портала. Мотивация персонала в Poetti опирается на два инструмента: систему управления эффективностью (4К)  и геймификацию.
Традиционно процесс управления эффективностью в Poetti базируется на четырёх составляющих: (1) Ключевые показатели эффективности, (2) Команда, (3) Компетенции, (4) Культура, – 4К. Необходимо было встроить привычный для компании процесс в новый корпоративный портал. Командой Улья под эту потребность Poetti был значительно доработан модуль «Управление целями 2.0». 

Автоматизируем бизнес-процессы
Оставалось решить вопрос с автоматизацией бизнес-процессов: компания хотела сократить временные затраты сотрудников на оформление и согласование документов – сохранить тот комфорт, который предоставлял предыдущий корпоративный портал компании. Для этого команда Улья автоматизировала процесс оформления командировок.
Улей автоматизировал процесс оформления командировки и даже более, теперь при оформлении заявки сотруднику стали доступны дополнительные фичи: он может выбирать вид транспорта, страну, город отправления и сразу видеть временные изменения и суточные расходы.

Работа с решением (со стороны клиента). Достигнутые результаты (со стороны клиента)
Главная цель Poetti достигнута – в компании создана комфортная информационная среда.

• Персонал оперативно и адресно получает информацию о происходящих в компании изменениях и может планировать рабочие активности с учётом изменившихся обстоятельств.
• Любой может оставить обратную связь своему коллеге, в том числе анонимно.
• Каждый в команде знает общие для бизнеса и свои индивидуальные цели и может приложить максимум усилий к их достижению.
• Сотрудники лично заинтересованы в высоких показателях бизнеса.
• Бюрократия сведена к минимуму: автоматизирован процесс оформления командировок.

Цифры
Запуск портала состоялся - 18 марта 2024 года.
7 месяцев – прошло от первого контакта клиента с Ульем до готового решения. 
Свыше 65% сотрудников компании ежедневно заходят на портал: больше 10% сотрудников успели накопить и потратить вилби коины на корпоративный мерч и разные бонусы всего за 2 месяца