Внедрить Битрикс24 для ведения 100% строительных проектов? Легко!

Необходимость внедрения Битрикс24:
Заказчик обратился к нам с уже имеющимся порталом Битрикс24, на котором произвел базовую настройку под нужды своей компании. Однако, несмотря на начальные усилия, возникли серьезные проблемы, требующие профессионального вмешательства для полноценного использования возможностей системы. Основные проблемы и задачи включали:


- Перенос информации из AMO CRM и DropBox в Битрикс24: необходимость миграции данных из других систем для создания единой базы данных, что позволило бы избежать дублирования информации и упростить доступ к ней.
- Подключение всех источников входящих лидов: интеграция всех каналов поступления лидов (сайт, социальные сети, мессенджеры) в Битрикс24 для централизованного управления и обработки.
- Подключение интеграций для коммуникации с клиентами: настройка интеграций с различными коммуникационными платформами (телефония, email, мессенджеры) для ведения всех взаимодействий с клиентами в одном окне.
- Автоматическое распределение лидов по направлениям компании: создание системы автоматического распределения входящих лидов между менеджерами в зависимости от их специализации и текущей загрузки.
- Настройка полной автоматизации движения сделок: автоматизация всех этапов работы с клиентами, от первого контакта до закрытия сделки, с минимизацией участия человеческого фактора.
- Настройка отчетности и BI-аналитики: разработка системы отчетности и бизнес-аналитики для получения актуальной информации о работе компании и принятия обоснованных управленческих решений.
- Интеграция банка с CRM системой: настройка интеграции с банковскими системами для автоматического обновления финансовых данных и упрощения финансового учета.
- Обучение сотрудников работе в Битрикс24: проведение тренингов и обучающих сессий для сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать все возможности системы и повышать свою продуктивность.


Внедрение Битрикс24 стало необходимым шагом для решения этих проблем и оптимизации работы компании, что позволило улучшить контроль над бизнес-процессами и повысить эффективность работы сотрудников.

Процесс внедрения, особенности проекта:
На этапе подготовки к реализации проекта мы разработали пошаговый проект, содержащий в себе все необходимые настройки Битрикс24, а также описали все бизнес-процессы, воронки продаж, а также смарт-процессы для отдельных сотрудников, которые должны быть у заказчика. Реализация проекта выглядела следующим образом:

• Анализ ситуации клиента - необходимо было понять как выстроить систему работы с отдельно взятым проектом с условием того, что с ним работает порядка шести отделов компании одновременно;
• Описание бизнес-процессов клиента в отделе производства;
• Описание функционала каждого отдельно взятого отдела.
• После подготовительного этапа перешли к работе с порталом. Работы выполнялись по следующему сценарию:
• Настройка структуры компании;
• Настройка прав доступа сотрудников в отдельных подразделениях производственного отдела;
• Создание и распределение на этапы одной воронки сделок и шести воронок смарт-процессов (каждая для своего подразделения);
• Настройка автоматического создания карточки проекта при выполнении определенного условия другого подразделения или руководителя строительных проектов;
• Настройка автоматической синхронизации движения сделки в воронке руководителя отдела согласно движения карточки в воронках смарт-процессов;
• Настройка карточек сделки, контакта и компании с необходимыми полями для клиента;
• Подключение интеграций с мессенджерами и почтовым сервисом;
• Полное тестирование выстроенной нами логики работы;
• Презентация и утверждение настроек заказчику;
• Обучение действующих сотрудников компании (проектировщиков, бухгалтера, логистов, прорабов, отдела контроля качества и руководителя проектов).

Сложность данного проекта была в синхронизации движения одной сделки у руководителя проектов с шестью воронками смарт-процессов, а также постоянная работа сотрудников на портале после переноса всей информации из DropBox и AMO CRM. Ключевой особенностью проекта было выстраивание полностью автоматической системы движения сделки по всем этапам воронки руководителя строительных проектов, а также автоматическое создание смарт-процессов в подразделениях компании.
Работа с решением и достигнутые результаты:
Благодаря внедрению Битрикс24, заказчик получил:

• Полностью автоматизированную систему ведения строительных проектов с момента проектирования до сдачи объекта клиенту;
• Наглядную отчетность по загрузке строительных бригад и прорабов;
• Наглядную отчетность по текущим и будущим проектам;
• Полный расчет затрат и маржинальности того или иного проекта;
• Своевременную. качественную работу с рекламациями;
• Систему складского учета;
• Синхронизацию движения карточки сделки у руководителя проектов и карточек смарт-процессов у связанных с проектом подразделений компании;
• Сокращение времени на рутинные задачи на 40%;
• Сокращение времени, затраченного на заполнение отчетов на 71%.

Бонусом заказчику настроили воронки для работы отдела контроля качества с целью получения обратной связи по реализованным проектам - достаточно важный аспект работы любой компании которая хочет развиваться и получать обратную связь от своих клиентов. 

Преимущества от внедрения:
Самое важное преимущество - руководитель проектов, а также собственник компании могут видеть все проекты в одном месте, а также детальную информацию по загруженности строительных бригад и прорабов на диаграмме Ганта. Также автоматический подсчет затрат и маржинальности позволяет детально анализировать все затраты проекта и учитывать их в будущей работе.
Отзыв заказчика о проделанной работе:
"Большое спасибо команде Storway за автоматизацию процесса, который являлся самой большой болью в нашей компании. Мы видим прозрачную отчетность по всем нашим объектам и можем вовремя реагировать на различные запросы наших клиентов. Для нас открылись новые горизонты планирования и подсветились наши точки роста. Ближайшее время переведем и отдел продаж на Битрикс24." - Генеральный директор компании.