Как собственнику выйти из ручного управления и сократить количество совещаний? Кейс компании «ВИК»

Клиент: Воронежская инжиниринговая компания

Город: Воронеж

Направление деятельности: проектирование, строительство и ремонт

Web: https://vrn-vik.ru

Тариф Битрикс24: Профессиональный

Количество сотрудников: 100-150

В крупной компании по автоматизации производства начал тормозить собственный производственный процесс. Компания выросла, но работала по-старому. В авральном режиме подготавливали коммерческие предложения по тендерным заявкам.  Задачи порой ставились между делом, в коридоре, а собственникам приходилось лично разбираться с последствиями.
Важно было начать с проектного отдела. Сотрудники ходили из отдела в отдел за информацией, выясняя одну и ту же проблему по несколько раз, а собственники в ручном режиме управляли проектами, хотя у каждого проекта есть руководители. Чтобы понять, на какой стадии объект, приходилось часами проводить планёрки.

Хотелось навести навести порядок в управлении проектами с помощью CRM-системы, уйти от хаоса в задачах и снизить нагрузку на руководство. Система управления Битрикс24 была уже на слуху, поэтому сомнений не было, когда встал вопрос какую CRM выбрать.

Что было важно: 

• Структурировать работу проектного отдела
• Автоматизировать контроль сроков выполнения задач по подготовке КП, настроить напоминания сотрудникам
• Наладить взаимодействие между отделами
• Снизить операционную нагрузку топ-менеджера
• Создать единый портал для коммуникации сотрудников и обмена данными.

Менеджер INVO Group позвонил в самое подходящее время — в компании были готовы к цифровой трансформации. Понравились презентация услуг и предпроектное исследование. Это помогло принять решение о необходимости оптимизации рабочих процессов. 

Что было сделано во время реализации проекта:
Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.
Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:
Стандартные модули Битрикс24:
1. CRM: 
1.1 Настроена воронка «Подготовка коммерческого предложения», которая представляет собой поддерживающий процесс продаж и помогает контролировать сроки подготовки КП для клиента.
1.2 Настроена воронка «Исполнение», которая помогает вести строительство объектов. Воронка включает в себя не только заключение договора, но и согласование сроков, технической документации и т.д. Продолжительность ведения проекта строительства может варьироваться от нескольких недель до нескольких лет.

2. Списки:
2.1 Настроен реестр «Коммерческие предложения».
2.2 Настроен реестр «Счетов».
Реестры являются упрощённой альтернативой отчётам, тем самым позволяя собирать аналитику по нужным показателям.

3. Задачи (группы/проекты):
3.1 Настроена группа подготовки КП.
3.2 В воронке исполнения проектов под каждый проект автоматически создаётся группа с названием объекта и его уникальным номером.
Задачи в группах ставятся автоматически ответственным сотрудникам. В них есть свои чаты, хранилища данных, календари, которые относятся только к соответствующим группам. 

4. Аналитика:
4.1 Настроен дашборд по подготовке коммерческих предложений, который показывает сколько заявок на КП получено в день, конверсия по ним, средний срок просчёта от получения заявки до отправки заказчикам (контроль потребного срока ответа).

5. Чат и видеозвонки:
5.1 Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
5.2 Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.


Что было сделано:

1. Структурировано управление проектами.
2. Автоматизирован процесс подготовки КП.
3. Процессы систематизированы, повысилась прозрачность и управляемость бизнеса.
4. Руководитель получил удобный инструмент контроля, который позволяет сэкономить его рабочее время.

Сократилось время совещаний по проектам за счёт единого рабочего стола со всеми проектами и информацией по каждому. Вся информация перед глазами, руководитель не выясняет детали каждого проекта, а точечно задает вопросы.
Теперь время подготовки коммерческих предложений сократилось в 2-3 раза, просрочек будет меньше.
А главное, собственник сможет сэкономить до 50% своего времени, делегируя операционное управление проектами руководителям В случае отклонений можно заранее увидеть проблему на удобном дашборде и вовремя включиться, чтобы её исправить.

Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10

Со слов руководителя компании, больше всего понравилось наше желание, как интегратора, разобраться в процессах клиента. Теперь для него не возможно представить, как вообще можно было бы работать по-другому, не в рамках единой системы.