Внедрили CRM и Бизнес-процессы в компании «ООО КУБ-А»

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?
К нам обратилась Тамара, руководитель компании. У клиента был запрос на настройку процессов по заключению договора с арендаторами, а также ведение и сопровождение текущих клиентов компании
 После общения с клиентом, было выделено несколько основных задач:

• Необходимо было настроить воронку по заключению договора
• После заключения договора, необходимо контролировать текущие договоры с клиентами, заранее готовится к пролонгации договоров
• Необходимо создать реестр всех объектов, площади которых компания сдает в аренду
• Настроить автоматизация и различные уведомления для сотрудников, в том числе постановка задач
• Фиксировать причины провала в сделках и лидах для понимания какое количество клиентов не захотели с нами работать и по какой причине. 

Процесс внедрения, особенности проекта:

Первый процесс, который необходимо было настроить – это процесс заключения договоров с арендаторами. При поступлении первичного обращения клиента, создаются лиды, которые обрабатывает отдельный сотрудник. 

Далее если запрос клиента выявлен. Сотрудник в лиде фиксирует контактные данные, объект (ТЦ, ЖК и тд), какая площадь нужно для аренды и направление деятельности организации клиента. Далее происходит конвертация в сделку и смена ответственного менеджера по аренде, закрепленного за объектом.

Объекты ведутся как отдельная сущность Битрикс24. Был настроен смарт-процесс, в котором указывается название объекта, площадь, адрес, ответственные сотрудники. Ответственных сотрудников за объект семь, у каждого своя роль. К объектам прикрепляются все сделки, таким образом зайдя в карточку объекта можно сразу увидеть какие арендаторы находятся на данном объекте и все данные по договору.

Далее менеджер по аренде проводит сделку по воронке и на каждой стадии происходит постановка задачи на необходимого сотрудника, закрепленного в объекте. Это может быть Юрист, бухгалтер, инженер, сотрудник службы безопасности.

Так же в воронке настроены печатные формы для создания различной документации, требуемой для заключения договора, передачи помещения клиенту и тд.

Второй процесс – перезаключение договоров. После подписания договора и выигрыша сделки, создается еще одна сделка в воронке «Пролонгация договора». 

В данную воронку переносятся все данные по договору, которые ранее были прописаны в карточке менеджером и юристом. В данной воронке настроена автоматизация, по ожиданию срока окончания договора, а так же срока индексации суммы арендной платы, в зависимости от того что наступит раньше, т.к. договор можем быть заключен и на 10 лет, а индексация происходит каждые 1-2 года.

Если срок договора выходит раньше, чем наступает индексация, сделка передвигается в соответствующую стадию «Пролонгация договора». На данном этапе на сотрудника ставится задача и после подписания нового договора, сделка переходит обратно в первую стадию и так по циклу пока договор не будет расторгнут.

Если индексация наступает раньше, тогда сделка переходит в стадию «Индексация», происходит постановка задачи на сотрудника и так по циклу, аналогично ранее описанному процессу.

Преимущества от внедрения:

• Настроен процесс заключения договоров
• Настроен процесс пролонгации договоров
• Настроена автоматизация и различные уведомления для сотрудников, постановка задач
• С внедрением CRM системы теперь легко отслеживать сколько было обращений от клиентов, можно проводить аналитику по успешным и не успешным заявкам. 
• Фиксация причин провала в сделках и лидах дает полное понимание сколько клиентов не захотели с нами работать и по какой причине. 
• Ведение сделок по воронке «Заключение договора» дает четкое понимание кто и в какой момент должен подключиться к процессу, на каком этапе самые большие временные провалы в работе с клиентом. 
• Теперь сотрудникам не нужно помнить даты окончания всех договоров, вести отдельные календари и тд, т.к. система автоматически поставит задачу на сотрудника за два месяца по пролонгации договора или индексации, что так же привело к увеличению эффективности работы сотрудников и упрощению процесса работы.