ООО «ИСТМЕД»

Bel Viso: как автоматизировать обучение косметологов и продажу косметики?

1. Краткая информация о клиенте:
Клиент: Bel Viso
Город: Москва
Направление деятельности: красота и здоровье, обучение косметологии и продажа косметики
Web: https://belviso-online.ru/
Тариф Битрикс24: Профессиональный
Количество сотрудников: 20-50
Школа инновационных нитевых технологий Bel Viso Thread Aesthetic School обучает косметологов самым актуальным тематикам индустрии по современным методикам и в любом удобном формате: как очно, так и в онлайн-режиме, на групповых практикумах и индивидуальных занятиях. Компания также занимается продажей уходовых продуктов и косметических нитей.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент.
Ранее в компании уже использовали Битрикс24, но очень ограниченно, как условную «записную книжку» и календарь. Это было связано с тем, что настройки портала не соответствовали реальным бизнес-процессам и потребностям компании. Сотрудникам неудобно было работать с другими функциями  портала: воронки были настроены некорректно и не помогали в продаже курсов, каналы коммуникации были подключены, но не использовались. Менеджеры даже не были обучены работе с системой, а на самостоятельное обучение у них не было ни времени, ни сил. Поэтому перед интегратором стояла первоочерёдная задача — оптимизировать CRM под бизнес-процессы в компании, сделать её удобной для работы и обучить сотрудников.
Первоначальный список необходимого функционала:
Сделать бизнес-процессы прозрачными.
Создать единую системы для внутренней коммуникации.
Обеспечить возможность отслеживать весь путь клиента.
Структурировать продажи и систематизировать подготовку обучающих курсов.
В компании топ-менеджеры были уверены, что внедрение пройдёт успешно. У коммерческого директора уже был опыт взаимодействия с INVO Group на другом проекте и понимание, что команда сработает быстро и чётко. Поэтому не было никаких сомнений, что система управления на базе Битрикс24 будет эффективно настроена для решения задач.
Состав рабочей группы со стороны заказчика:
Коммерческий директор персонально вела проект, предоставляла информацию по бизнес-процессам, согласовывала все изменения и принимала готовые работы. Была выстроена лёгкая коммуникация с бизнес-аналитиком, благодаря чему зарыли проект на один месяц раньше планового срока.
Успех внедрения во многом был обеспечен высокой степенью заинтересованности со стороны  клиента. Обучение сотрудников прошло быстро, была хорошая обратная связь — задавали много вопросов, что помогло усовершенствовать систему для линейной работы.
Что было сделано во время реализации проекта:
Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.
Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.
В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:
Стандартные модули Битрикс24:
1. CRM:
1.1 Настроена воронка по продаже нитей и косметической продукции.
1.2 Настроена воронка по продаже обучающих курсов.
1.3 Настроена воронка по работе с дистрибьюторами.
2. Смарт-процессы:
2.1 Обучение на базе учебного центра.
2.2 Онлайн-обучение.
2.3 Тестирование клиентов.
2.4 Индивидуальное обучение.
2.5 Расписание обучений для администраторов.
Смарт-процессы позволяют реализовать разные сценарии работы с клиентами, создать новые элементы в CRM и настраивать их под конкретные задачи. Здесь в зависимости от выбранного формата обучения в сделке запускается смарт-процесс и структурирует подготовку курса для клиентов, а информацию можно просмотреть из карточки контакта.
3. Контакт-центр:
3.1 Подключены открытые линии WhatsApp, Telegram и Instagram*, которые позволяют вести переписки с клиентам в Битрикс24 и сохранять всю историю переговоров на корпоративном портале. 
4. Списки:
4.1 Настроен реестр договоров.
4.2 Настроен реестр тренеров.
5. Задачи (группы/проекты):
5.1 Создана и настроена группа по сборке и отправке заказов, которая позволяет сборщику поэтапно собирать покупки для клиентов, а руководители по воронке видят на какой стадии находится заказ.
Группы позволяют хранить задачи в одном месте, все сотрудники отдела могут их видеть и этими задачами управлять.
6. Работа с документами:
6.1 Добавлен договор поставки.
6.2 Добавлен договор дистрибьюции.
Шаблоны позволяют моментально формировать документ. Сотрудники не тратят время на внесение и проверку данных вручную. 
7. Аналитика:
7.1 Настроен отчёт по сделкам, который, благодаря специальным фильтрам, позволяет отслеживать, какие клиенты чаще покупают.
7.2 Настроен отчёт, который позволяет выяснить объём сделок по источникам. В сделках фиксируется канал, откуда пришла заявка, в отчёте в виде диаграммы показано, из каких источников заявки конвертируются в сделки.
*деятельность Meta Platforms Inc и ее продуктов Instagram, Facebook и WhatsApp запрещены в Российской Федерации.
4. Работа с решением со стороны клиента. Достигнутые результаты
Вся история по взаимодействию с клиентом сохраняется в Битрикс24. Независимо от того, когда и сколько раз он обратился в компанию, даже если обучение не было пройдено по каким-либо причинам. Это помогает сохранять индивидуальный подход и подбирать лучшие решения для клиентов по обучению.
Минимизирован человеческий фактор. Бизнес-процессы по продаже косметических продуктов и обучения для косметологов оцифрованы и прозрачны, что позволяет поэтапно работать с клиентом и ничего не забыть.
Улучшена коммуникация между отделами. Создано единое рабочее пространство, где сконцентрирована работа всех сотрудников компании.
Появилась возможность для масштабирования. Рутинные задачи автоматизированы, это экономит ресурсы и снижает издержки.
Подготовка образовательного курса упакована в смарт-процесс внутри системы, это позволяет быстро передать задачу в работу. Этот инструмент также облегчает поиск необходимой информации и помогает оперативно записывать клиента на новые курсы — все данные можно найти из карточки контакта.

5. Преимущества от внедрения.
CRM Битрикс24 стала понятным и доступным для пользователей, действительно работающим инструментом для системного и управляемого бизнеса. Он обеспечивает единое место для хранения всех клиентских данных, позволяет упростить доступ к информации и улучшить взаимодействие между отделами. Система доступна как в веб-версии, так и в мобильных приложениях, что позволяет сотрудникам работать в любом месте и в любое время.
Созданы все условия для роста, чтобы достигнуть главную цель компании — к концу 2024 года вырасти в продажах в два раза.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе.
Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10
Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:
оперативная обратная связь
неравнодушие к возникающим проблемам клиента
«Мы вместе с INVO Group сделали оптимальный формат CRM-системы, при этом очень круто работающий», — рассказала коммерческий директор Школы инновационных нитевых технологий Bel Viso.
Что клиент рекомендует нам улучшить?
Хотелось бы добавить более обширное и подробное обучение работе с AI-ассистентом CoPilot в Битрикс24.