Как мы сократили ошибки администратора гостевых домов на 92%

ВиллаЛилла - комплекс гостевых домов в аренду в черте посёлка Мезмай на огороженной территории. Дома расположены так, что все веранды и балконы выходят на горы. На территории созданы все условия для отдыха даже с малышами. К тому  же в каждом домике или студии есть кухня.
У компании рейтинг 5,0 в Яндекс.Картах на основе 500+ отзывов, а также 2400+ подписчиков в ВКонтакте.
ВиллаЛилла на момент нашего прихода уже имела 2 системы, в которых активно работала. Для бронирования домиков на сторонних сервисах у компании уже была подключена система Bnovo, а для работы с гостями - Битрикс24. Причем системы не были синхронизированы друг с другом. Из-за чего необходимо было вести клиентов и там, и тут. А также постоянно проверять Bnovo, чтобы данные в Битрикс24 оставались. Когда менеджера отвлекали или он был недостаточно внимателен, клиент терялся, происходили казусы и ошибки.

В силу особенностей работы гостевых домов, невозможно оградить менеджера от отвлеканий, ведь гость может попросить помощи всегда и ему сразу же нужно помочь. Так что необходимо было синхронизировать Bnovo и Битрикс24, чтобы дать возможность менеджеру выдохнуть и снизить до нуля необработанных гостей.

Синхронизация двух программ не является трудным процессом. При том, что у Битрикс24 есть интеграция с Bnovo, а значит нам необходимо было только прописать сценарий работы в новых реалиях.
Для этого мы изначально зафиксировали существующий процесс в виде схемы As-Is, а затем прорисовали будущий процесс, в котором уже участвуют 2 синхронизированные программы - схема To-Be. Для фиксации наших договоренностей и проработки деталей мы составили техническое задание, по которому затем мы синхронизировали Bnovo c Битрикс24. 
Теперь это работает так:

1. Клиент бронирует номер в Bnovo
2. Битрикс24 сам фиксирует клиента и всю информацию о нем
3. Битрикс24 уведомляет сотрудника о новом госте
4. Сотрудник работает с клиентом
5. Bnovo предупреждает о каком-либо изменении бронирования
6. Битрикс24 фиксирует изменение и уведомляет менеджера о нём

Администратор перестал пропускать гостей  и бегать между системами. Он работает только в Битрикс24, а в Bnovo заходит лишь изредка, чтобы, к примеру, добавить новые фотографии номера. Он всегда знает кто приедет, как подготовить номер, сколько человек пробудет в домике. А за всеми изменениями следит Битрикс24. Он сам постоянно забирает всю информацию из Bnovo и оповещает менеджера в случае чего. И даже если менеджера отвлекут, он быстро сможет вспомнить на чём остановился или Битрикс ему об этом напомнит.

Собственник видит актуальную занятость домиков в режиме реального времени, может анализировать финансы / занятость домиков в сезон / не сезон, прогнозировать показатели и тд, необходимо нанимать большее кол-во сотрудников или нет. К тому же он может быть спокоен за своих гостей, ведь теперь менеджер всегда в курсе происходящего и может уделять им больше внимания.

В результате на 15% увеличилось кол-во положительных отзывов и на 92% уменьшилось кол-во ошибок администратора, связанного с учетом гостей.