Внедрение корпоративного портала для компании Газфонд

О компании

АО «НПФ ГАЗФОНД» — один из самых крупных негосударственных пенсионных фондов страны. Количество клиентов фонда превышает 6,5 млн человек. Более 600 сотрудников работают в 50 офисах по всей России.

В контур проекта также входила дочерняя организация фонда — ОАО «Оператор систем пенсионного обеспечения и страхования» (ОАО «ОСПОС»). ОСПОС оказывает услуги в сфере ведения пенсионных счетов: выполнение учетных операций, в том числе обработка поступающих в негосударственные пенсионные фонды документов и запросов.

О ситуации

ГАЗФОНД обратился в Эм Си Арт с задачей создания на одной платформе двух взаимосвязанных интранет-порталов: Фонда и Оператора. Необходимо было создать порталы, размещенные на разных доменах, имеющих разный дизайн и структуру, однако выполненные в едином стиле и имеющие ряд общих сервисов.

Кроме жестких требований к надежности, производительности и безопасности системы заказчик уделял большое внимание визуальной составляющей и удобству навигации среди нескольких десятков разделов, сервисов и подсистем. Сотрудники, работающие по совместительству в обеих организациях, должны иметь простой и удобный доступ в обе системы. Из-за внушительного документооборота у пенсионного фонда имелись специфичные требования к правилам хранения и обработки документов.

При этом порталы должны быть не только функциональным рабочим инструментом, но и площадкой для общения сотрудников, сплочения коллектива: фонд включил в требования разработку внутренней социальной сети, возможности поздравления именинников индивидуальными открытками, сервис для проведения фото- и видео-конкурсов, раздел для предложения и обсуждения рационализаторских идей.

Решения

Одна из особенностей крупных компаний — прокачанная корпоративная культура. Она, кроме совместных игр на природе, занятий английским и прочих командных развлечений, включает в себя, во-первых, высокий уровень ответственности компании перед сотрудниками, а во-вторых, строгое следование корпоративным правилам. И корпоративный портал не исключение, он должен полностью соответствовать стандартам, принятым в компании, и способствовать достижению не только экономических, но и социальных целей.

Дизайн

В поисках оптимальной концепции, которая будет радовать глаз всем сотрудникам ГАЗФОНД долгие годы, были отрисованы четыре пула дизайн-макетов, причём каждый проработан для двух порталов.

«Пожалуй, сложнее, чем изобрести 8 уникальных концепций, соответствующих фирменному стилю заказчика, было только согласовать хотя бы один из них. Со стороны заказчика были люди, не связанные с IT – случай для нас довольно редкий. Перенести их ожидания на реалии кастомизации портала было непростой задачей», - рассказывает Антон Гурьянов, генеральный директор Эм Си Арт.

Функциональность

Вторая особенность проекта заключалась в том, что портал требовался как инструмент административный: отвечающий регламентам, фирменный и удобный. Сотрудники не нуждались в CRM, не планировали работать с лидами, вести отчётность по задачам и контролировать ход проектов. Зато были необходимы жёсткое разграничение прав доступа, отображение сложной корпоративной структуры, глубокое взаимодействие двух порталов на редакции холдинг, и множество нетривиальных бизнес-процессов.

И вот как мы всё это устроили:

Виджеты

На главной странице размещён баннер, который в режиме онлайн подтягивает информацию по прогнозу погоды и курсам валют.

Новости

Далее на странице можно найти все актуальные новости. Если новость касается сразу двух компаний: ГАЗФОНД и ОСПОС, у редактора есть возможность отправить её на оба портала. На Главной странице сотрудники видят лишь анонсы новостей, которые можно посмотреть более детально и обсудить в комментариях с коллегами.

Дни рождения

Одна из разработок, поддерживающая в коллективе позитивный настрой — это Дни Рождения. Модуль ежедневно выводит на Главную страницу информацию об именинниках, при этом захватывая 3 дня до текущей даты и 3 дня после неё. Для создания поздравления доступен выбор из 50 открыток и редактируемый текст, которые будут отправлены ему на электронную почту. Таким образом, именинник получает уникальные поздравления от каждого из своих коллег.

Конкурсы

В руководстве компании понимают, что сегодня баланс между работой и личной жизнью ценится не меньше, чем деньги. Поэтому часть разработок не связанна напрямую с рабочим процессом. Одно из таких решений – это сервис «Конкурсы». В ГАЗФОНД есть добрая традиция проводить творческие конкурсы, например, конкурс детских рисунков. Функционал решения включает в себя альбомы, в которые можно загружать работы, сами работы, их превью и аннотации. Кроме того, доступно создание категорий конкурсов, например возрастные группы. За работы можно голосовать – так и выявляется победитель.

Сервис «Есть идея!»

В своей кадровой политике ГАЗФОНД делает ставку на личностный рост каждого сотрудника и его вклад в общие результаты деятельности компании. Для того, чтобы инициативы сотрудников не остались незамеченными, был внедрён функционал «Есть идея!». Штатный модуль не подходил по ряду технических причин, поэтому решение написали с нуля. Его функционал позволяет сотрудникам предлагать свои идеи, а так же голосовать за уже опубликованные и комментировать их. Все идеи проходят модерацию и только после этого уходят в публичный доступ.

Документооборот

Так как портал получился в большей степени инструментом административным, было очень важно сделать максимально комфортной работу с документами. Для этого мы создали модуль с очень гибкими настройками по созданию разделов, добавлению и чтению документов. Право доступа к ним можно указать вплоть до конкретных сотрудников. У каждого загруженного документа есть ответственный, краткое описание и статус (утверждён, архивный, не согласован). Все изменения фиксируются в истории работы с документами. Поиск помогает ориентироваться в огромном количестве файлов.

Календарь отсутствий

Не менее востребованным инструментом стал Календарь отсутствий, благодаря которому сотрудники всегда в курсе отпусков, командировок, больничных своих коллег. Информация в него попадает напрямую из 1С, сотрудникам не нужно вносить данные вручную.

Заявки на командировки и отпуск

Формы для оформления командировок и отпусков интегрированы с учетной системой и значительно ускоряют процесс согласования и оформление всех необходимых документов.

Бронирование переговорных

Автоматизация так же коснулась работы с переговорными комнатами, был создан бизнес-процесс «Бронирование переговорной». Здесь отражена и техническая оснащённость и график занятости помещений. Чтобы запланировать встречу или собрание, достаточно зайти на портал и выбрать подходящее помещение, бронь отразится в общем календаре. Заявка из бизнес-процесса тут же отправляется в почтовый ящик ответственного секретаря, с указанием даты, времени, и типа встречи.

Заказ визиток и пропусков

Сервисы «Заказ визиток» и «Заказ пропусков» значительно экономят время сотрудников. Заявка на необходимые материалы создаётся буквально в 1 клик, вся информация в неё загружается автоматически из личного профиля, но если потребуется, данные всегда можно добавить вручную.

Модуль «Соратники»

Кроме рабочей информации в профиль добавлен функционал модуля «Соратники». Решение представляет собой поисковик коллег со схожими интересами. Сотрудник компании указывает в профиле хобби и увлечения, а на общей странице решения отображаются соответствующие группы, по которым все распределяются автоматически.

Чтобы найти единомышленников, достаточно зайти в группу и увидеть список указавших то же, что и вы. Прямо из группы можно начать переписку в чате. Аналогичное решение помогает найти коллег, закончивших одно учебное заведение. Так же в карточке сотрудника есть возможность создания фотоальбомов.

Структура компании

Структура компании стала отдельным участком работ. Для корректного автоматического распределения сотрудников по подразделениям мы создали матрицу сопоставления структуры на портале и на стороне учетной системы - 1С.

Для максимально корректного отображения все сотрудники ранжируются, каждому присваивается собственный «удельный вес». Это сделано, чтобы организационная структура всегда отображалась предельно корректно, вне зависимости от кадровых перестановок.

Система ранжирования сотрудников отражена так же в телефонном справочнике. Кроме того, в нём указаны контакты обеих компаний: ГАЗФОНД и ОСПОС. Для переключения между ними существует удобный фильтр и, конечно, поиск. Справочник можно не только просматривать на портале, но и скачать PDF файлом или же распечатать. Так же есть возможность загружать сторонние телефонные справочники.

Интеграции

Портал интегрирован с Active Directory, 1C: Зарплата и Управление Персоналом и Exchange Server.

Интеграции с AD и 1С: ЗУП позволяют автоматически заполнять профиль сотрудника, обмениваться данными с учетной системой при формировании графика отсутствий, обработке заявок различных типов, поддержании в актуальном виде орг. структуры компании.

Так как сотрудники обеих компаний очень активно используют Outlook, механизм нативных уведомлений заменен глубокой интеграцией порталов с электронной почтой. Панель уведомлений было решено убрать вовсе, чтобы не засорять рабочее пространство лишними деталями.

С помощью интеграции с Exchange для каждого пользователя создан персональный календарь, в котором показываются события для данного пользователя - встречи, звонки и прочее.

Результаты

Результатом проекта стал функциональный и удобный сервис, включающий два тесно связанных портала. Более 15 уникальных разработок учли специфику деятельности пенсионного фонда и позволили оптимизировать работу 600 сотрудников ГАЗФОНД и 100 сотрудников ОСПОС, работающих в 50 офисах по всей России.