Компания «ИТПИ» – специализируется на проведении полного комплекса инженерных изысканий, геотехнических исследований и технического обследования для высотного жилищного строительства, производственных и промышленных комплексов, инфраструктурных объектов. Специалисты компании выполняют работы в разных регионах России, в том числе на уникальных и технически сложных объектах: предприятиях нефтегазохимической отрасли, аэропортах, высотных жилых комплексах.
До 2023 года бизнес-процессы заказчика были автоматизированы с помощью решений Trello и amoCRM․ В Trello содержались доски, на которых менеджеры заводили карточки, прикрепляли к ним нужные документы и передвигали их по мере выполнения задачи. В amoCRM поступали заявки из разных источников, менеджеры брали их в работу и закрывали сделки. Данные хранились на локальном сетевом диске.
Компания Atlassian, владелец Trello, объявила об уходе с российского рынка еще в 2022 году, в 2023-м началось массовое отключение пользователей от сервиса и удаление их данных. Отключения затронули и сотрудников ИТПИ. Возникла острая потребность в новом решении, которое бы поддерживало рабочие процессы в привычном для менеджеров формате многопользовательских канбан-досок. Задачи переноса данных из Trello не стояло, поскольку они относились к операционной деятельности, достаточно быстро теряли актуальность и просто архивировались.
Сопутствующая задача – объединение всех ранее используемых сервисов, включая CRM, в одном рабочем пространстве.
Выбор решения
В качестве решения заказчику был предложен Битрикс24. Это многофункциональный инструмент, способный решать различные задачи, включая обозначенные клиентом. Основные преимущества Битрикс24:
- интуитивный интерфейс позволяет быстро освоить сервис и начать им пользоваться;
- инструменты Битрикс24 легко масштабируются в зависимости от потребностей и роста компании;
- система интегрируется со многими популярными сервисами, что позволяет легко встраивать ее в существующие рабочие процессы;
- благодаря гибким настройкам Битрикс24 легко адаптируется под нужды конкретной организации.
![](https://www.1c-bitrix.ru/upload/images/cases/83e/hv6osm517fee7x5ur3ks01ruvl7wm1aq/AD_4nXdqQeoqtdlchKmONGGKYr4OeARH7kQA9-ELFkSyU8IIaCUNV0WgBWG8mSDwnAJE0CBV5H_cLA6I8wxT4AAd1mkYlbxTm_U2iuHfVg_0M9jABqQtrskcqbale6eLmMZKrLc6y_GHe6PW1IMZD46pirSoRZwt?1725289671896)
Структура компании
На первом этапе заказчику было предложено приобрести базовую версию Битрикс24, включающую инструменты, необходимые для переноса существующего функционала – многопользовательской доски и CRM. После их настройки и запуска в работу отделов начался второй этап – оптимизация системы под потребности клиента, повышение эффективности работы сотрудников за счет внедрения дополнительных инструментов.
![](https://www.1c-bitrix.ru/upload/images/cases/e92/re3dzuhqvzbu4s7vm5qzg4bfq7swddds/AD_4nXehNGAN1ANmeneVShDpGxA-iyV_mAHgWbm7p9_i0CqHnRe_Y9mXh-Or_wMpvhTZHzl1g7iZ9qV4amzf4fEGs0D8HlpQytSoq2wZdtp-4GOA3BqmAUWdD4KSLi6Cb-GA7TRvyPon5NTE18aBw1sr3itNmr_z?1725289671896)
CRM: воронка сделки
Смарт-процессы и рабочие места
После внедрения системы, добавления всех сотрудников, настройки CRM и базовой автоматизации процессов стали очевидны новые задачи. В старой системе все сделки находились на одной доске, что затрудняло работу специалистов конкретных направлений. Было принято решение разделить эти направления на воронки. Кроме того, возникла необходимость добавить смарт-процессы для работы с договорами. В результате на втором этапе был проведен ряд работ по расширению функционала системы и повышению ее эффективности по сравнению с прошлым решением.
1. Смарт-процессы для работы с договорами (с подрядчиками, с заказчиками, общехозяйственные).
Изначально все виды договоров обрабатывались в общем потоке, что вело к путанице. Были созданы отдельные рабочие зоны для градации документов по их типу. Классификация выполняется отделом продаж, который обрабатывает все заявки по сделкам. Смарт-процессы обеспечивают стадийность проведения сделки и подключение нужных сотрудников к тем этапам, где необходимо их участие.
![](https://www.1c-bitrix.ru/upload/images/cases/edf/ein9u2pwg82zvcfsb0bngp3ww3vlm4a2/AD_4nXf2ye4QTpMhtkGlNBeMsJa67Y0MT90gGQnRsqd6sSEMkWI0crCyH2rpidMS_z5rlD_NepOePzRbNxFSJ7zegc1k5ojhO85hQxS1kUxMMUUEh1S1d_4MRwWdpySzdWoybCpLkc_RBpREpc5LAGdiU7AQpYR2?1725289671896)
Общехозяйственные договоры: карточка
2. Рабочее место HR-менеджера.
Задачи отдела кадров обособлены от основного бизнеса, поэтому было решено создать для него отдельное рабочее пространство. Оно состоит из двух категорий – вакансии и отклики. Это система учета, облегчающая работу HR и позволяющая руководству отслеживать процессы найма.
![](https://www.1c-bitrix.ru/upload/images/cases/714/l0wrgab5uh4wbjwaxgrysbb077otfo5v/AD_4nXcDW41mFjXxYiveY4y-kYnVSf3HnbDYlMGnYUChsWdA8OZDAQTSVaSVzZJglwUrSqLW9rLtzz0r--glfeCholvbvuHS5PLq8RqiznTotUWvKEkSv-6uQnNiNJMTL98KSd7sR2z9ho9xTjnWMELBHJvqyeRC?1725289671896)
Рабочее место HR-менеджера
3. Рабочее место юриста.
Юридические вопросы, не связанные со сделками – иски, банкротства, претензии, штрафы, обжалования, аренды – также выведены в отдельный смарт-процесс.
![](https://www.1c-bitrix.ru/upload/images/cases/231/ydaew4w1mc47vgncvbkh309qz5z525vw/AD_4nXfDpmhWqYIgQY5DM7DkKgQBPMdhcYmbwXo1r9K88zAnfZ_02u0NkjoOS_cLTcah7br2dPGSU3YIGZUr_VN75qWH7qEal7u4z_wNvzRrHQqdiMQgg81sWbNntCkSWeotLryPvn1h9i8F4fi6gwOc4J1-vDVN?1725289671896)
Рабочее место юриста
4. Рабочее место секретаря.
Секретариат получил собственное пространство, где контролируется согласование и подписание документов, их отправка почтовыми и курьерскими службами.
![](https://www.1c-bitrix.ru/upload/images/cases/753/i09zaoxn890afh1njso4jgm0lkjiuy3v/AD_4nXekaHfLpi4O_bj8mtIOKYispMePbetG3mLQpsCCW8RUFsMNBgaKWe8ytYP7qtdM29sWB16ycYtNkmlIR6Gx_ml4d0eoJjux2njblmk9RX8yinS_12CKX7J8Q28vfbpIB_Iz8OZdwFmwL8cyGPEUSww4Jmh_?1725289671896)
Рабочее место секретаря: список задач
![](https://www.1c-bitrix.ru/upload/images/cases/7d1/h0a3tlpgb0o1tzj1tk3hszp6txeypv34/AD_4nXeMPSOPCUtWKXl8JugAPwj6l5jeEBau-gUD4c3e4xSngO4Tz3Vc1S135-gDP3KMu4u7HVrooiAkEFk2eo9trpMz7ikyGHMvUvrB0Evj7rgLPUTQbB001RyXJtquq1Dsr2gQ16jkGLx4c6CwLfbIPSYZph2M?1725289671896)
Рабочее место секретаря: карточка
5. Смарт-процессы для работы с проектами.
После согласования сделки проект передается в работу проектным менеджерам, а документация попадает в блок смарт-процессов «Проекты». Здесь отслеживается стадийность работ, соблюдение сроков производственным отделом, готовится отчетность для заказчика. Переход в этот блок автоматизирован с помощью роботов и бизнес-процессов.
![](https://www.1c-bitrix.ru/upload/images/cases/90f/7cmml769ycqyquatjsd5wvfinakp6abk/AD_4nXckNxwUI2x6r6N5F0ApOAKl1zi9OtRX-X7CDBOxAIPb542Cq1-66Fzx8STOkAuV6uYUiJazjjd4YxRFmUN5qpDBOwktJyGQrW5-32GtImPJPaUtyFmhX_0PK54skp1ZcpRJJnxAMZY-7u2s9mSC_VbkexDE?1725289671896)
Проекты
Также в отдельный раздел был выделен ключевой клиент заказчика, работе с которым уделяется основное время сотрудников компании. Это позволило упростить процессы согласования договоров с ним и повысить эффективность контроля над их исполнением.
Реализация проекта
В ходе внедрения Битрикс24 были выполнены работы:
- настроены стадии воронки продаж и смарт-процессов;
- настроены карточки «Сделка», «Контакт», «Компания», «Смарт-процесс»;
- настроен робот для копирования сделки из общей воронки в смарт-процесс «Проекты»;
- настроены бизнес-процесс для передачи информации и документов из заполненных полей «Сделки» в «Проекты»;
- подключены электронные почты сотрудников;
- распределены роли и права доступа по отделам и группам;
- заведены списки учета материальных ценностей;
- настроены онлайн-чат, виджет и формы на сайте.
![](https://www.1c-bitrix.ru/upload/images/cases/bbc/9nlwoojr1e33iieo0uomggyw4raq4xv9/AD_4nXcF8EX1Zx7YTLq4_7_otP081EYgvirpvqEsnLyjXBx-CCZDLfyFgEvTcBlb7cVclyVSSV2oGnPuHYsczLR-wOtpnPXqT-YICa8mw515ky-b3spRqp-D9dvWD7qfx97ihaXdYzKyKaSko2VG3WJUBiRrjnoH?1725289671896)
Бизнес-процесс создания карточек в секретариате
Кроме того, с использованием смарт-процессов были разработаны и настроены цифровые рабочие места:
- Договоры по ключевому клиенту;
- Договоры с подрядчиками;
- Договоры с заказчиками;
- Общехозяйственные договоры;
- Юридические вопросы;
- Проекты;
- Секретариат;
- HR.
- Была проведена работа по настройке бизнес-процессов для создания и хранения в отдельных папках на диске договоров и коммерческих предложений.
![](https://www.1c-bitrix.ru/upload/images/cases/ad8/c9yoetxqfaoiqxkk0pfwci9j0dl1hqes/AD_4nXeM7ZsUUz733-ZvEdMtsgHISPVSq1V6nxdBd_0aRlVd7-TenGtUiVm52C_dsyExlkg4GQzLEQr9sS_nC6ZsBIAxRQeeNnpC0CYbl1wn4fMfoeV3uhV6fokbu27AGAHOKuWE5tQfEm__blDAyjGN-FRkzVMJ?1725289671896)
Договоры с заказчиками
Благодаря внедрению Битрикс24 специалисты заказчика получили отдельные рабочие места, где осуществляются процессы обработки договоров и проектов. Юридический отдел и отдел кадров получили не привязанные к функционалу CRM рабочие места․ Автоматизация позволила сократить время создания карточки в смарт-процессе за счет автозаполнения полей и вложенности документов; сократилось время передачи договоров в работу и их сопровождение. С помощью календарного графика руководители компании имеют возможность отслеживать работу отдела продаж и других подразделений, стадии ведения сделок и проектов, движение документов в юридическом отделе и секретариате.
![](https://www.1c-bitrix.ru/upload/images/cases/4e7/9lxjtetzuuig9nfr70fpm12pd0hvpuic/AD_4nXcbeE9KavoOnhDcYSM9TwCiIn3TYW0RgXYxBLdVbIbK4pxkJdzJXQkQ4npqsxM0A6H9GShwuDbALR4ERJHsHcHxCbuYOYsOtYJQ3fD0l2pXd_HlBLBXSzKt15-LNawMj6gf1uXmqs2sMeb0dtV99Q5qgs4B?1725289671896)
CRM компании «ИТПИ» в Битрикс24
Проект внедрения Битрикс24 занял 124 часа и был реализован в период октябрь 2023 г. – апрель 2024 г. 49 сотрудников заказчика сейчас работают в новой системе.