CRM и складской учет для волгоградского торгового предприятия «ТахографТракСервис»

Компания «ТахографТракСервис» – крупнейшее в Волгоградской области предприятие по обслуживанию и текущему ремонту грузовой техники. Кроме предоставления сервисных услуг компания также занимается розничными и оптовыми продажами новой и б/у техники, прицепов и запчастей к ним. Для отдела продаж из 4 человек по этому направлению требовалось внедрить CRM, в качестве которой был выбран Битрикс24.

Компания работает с 2011 года, занимает заметное положение на рынке специализированной грузовой техники Волгограда, однако до недавнего времени отдел продаж не имел системы учета и инструментов для работы с клиентской базой. В работе менеджеры использовали Excel и другие приложения из Microsoft Office.
С ростом клиентской базы отсутствие системы учета начало приводить к проблемам: например, разные менеджеры отдела продаж могли продать один и тот же товар, существующий на складе в единственном экземпляре, двум клиентам. Как следствие, приходилось тратить дополнительное время на поиск уже проданного товара и его доставку на склад компании.
Необходимо было внедрить для сотрудников отдела продаж систему, которая бы предлагала функционал базового рабочего места сотрудника: CRM, складской учет, история взаимодействия с клиентом в рамках сделки. Руководство компании уже было поверхностно знакомо с Битрикс24 и понимало, что это тот программный продукт, который решит их задачи. В качестве интегратора была выбрана компания ООО «Логема», поскольку наши компетенции соответствовали требованиям. Также мы территориально находимся в одном городе  —  Волгограде, что было важно для клиента с точки зрения возможности оперативного решения вопросов и технической поддержки.
По результату переговоров был разработан список задач:

• внедрить CRM для отдела продаж (4 рабочих места);
• организовать отслеживание наличия и перемещения товаров на складе;
• предоставить менеджеру по продажам возможность резервировать товар на складе:
• структурировать список пользователей по отделам.

В рамках внедрения и настройки Битрикс24 наша команда реализовала следующие задачи:

• создана иерархия отделов в соответствии с внутренней структурой компании;

• пользователи зарегистрированы в системе, им назначены индивидуальные права доступа, обеспечивающие необходимые уровни конфиденциальности и контроля;

• оптимизировано рабочее пространство менеджера по продажам с использованием специализированных инструментов CRM: фильтров, триггеров и автоматизированных агентов (роботов). Рабочее место включает воронку продаж и карточки сделки, контакта и компании.

Для упрощения рабочего процесса с помощью роботов и триггеров Битрикс24 была реализована автоматизация. Роботы выполняют такие задачи, как отправка писем, создание документов, формирование счетов и платежных ссылок. Это способствует более эффективному продвижению сделок через воронку продаж и снижает количество рутинной работы. 

Роботы рассылают уведомления и напоминания на каждом этапе сделки, помогая сотрудникам оставаться в курсе и продвигать работу вперед.


Для отображения информации используется канбан-доска в соответствии с пожеланием клиента.


Внедрен  складской учет с использованием типовой облачной системы Битрикс24, заведены товары, выполнены настройки для стандартных операций – приход, реализация, перемещение между складами, списание. 

Также реализована возможность резервирования товара, подбор методов расчета себестоимости, согласование срочности поставки.
Для помощи в обучении сотрудников работе с новой системой была предоставлена видео-инструкция по складскому учету, а также ссылки на текстовую документацию.
В результате внедрения Битрикс24 у менеджеров по продажам появилась возможность вести учет товаров. Улучшилось взаимодействие внутри отдела, возможность резервирования избавила от ситуации с двойными продажами одной и той же позиции. Процесс резервирования товара стал происходить в 2 раза быстрее.

Менеджерам стало проще работать с клиентами благодаря хранению всей необходимой информации в карточке. Процесс обработки лидов стал быстрее на 20%. Для работы со сделками в CRM было настроено:

• 9 этапов (На обработке, В работе, КП, ДКП, Оплата, Отгрузка, Сделка успешна, Сделка провалена, Анализ причины провала)

• 15 роботов (10 уведомлений для менеджеров на разных этапах сделки и 5 уведомлений для руководителя, чтобы контролировать работу менеджеров)

• 4 этапа для складского учета товаров (приход, реализация, перемещение товаров между складами, списание).

Руководитель получил инструмент для прозрачного контроля над продажами, отслеживания активности сотрудников при ведении сделки. Напоминания помогают менеджерам в работе, не позволяя забыть о клиенте, а автоматизация избавила от рутинных повторяющихся действий.

Отзыв управляющего СТО в компании:

"Идея внедрить CRM в работу отдела продаж фур и прицепов появилась давно: хотелось больше системности и контроля всех этапов сделки. Кроме того, привычный Excel не позволял автоматически актуализировать информацию о складских остатках. А в нашей работе – это риск продать один и тот же товар дважды.

Среди отечественных ПО Битрикс24 показался надежным и простым в использовании. Внедрение доверили Волгоградской компании «Логема»: с ребятами быстро нашли общий язык и понимание результата, плюс нас подкупила готовность помочь с внедрением CRM за короткий срок. Сотрудники «Логемы» провели интервью с потенциальными пользователями Битрикс24, описали процессы продаж как есть, учли специфику нашего бизнеса. Далее были произведены необходимые настройки в Битрикс24: роли и доступы сотрудников, стадии сделок, алерты для отдела продаж, отслеживание перемещения товаров."