REO GROUP: Внедрение новых процессов привело к росту на 25%!

REO Group работает в сфере оценки и консалтинга, предлагая услуги по оценке имущества, земельных участков и бизнес-активов. Компания аккредитована на шести федеральных электронных торговых площадках и на портале поставщиков ЕАИСТ 2.0.

Основная цель REO Group заключается в предоставлении высококачественных услуг оценки как для государственных заказчиков, так и для частных клиентов. Они стремятся обеспечить точные и объективные оценки, что позволяет клиентам принимать обоснованные решения. Команда из более чем 30 специалистов с большим опытом работы гарантирует высокий уровень сервиса и профессионализма.

Компания демонстрирует стабильный годовой оборот, что подтверждает доверие клиентов и успешное выполнение проектов. REO Group активно развивает свои возможности на рынке и стремится к расширению.

В команде трудится 37 высококвалифицированных специалистов, готовых предложить индивидуальный подход и профессиональные решения для каждого клиента. REO Group ценит доверие своих партнеров и нацелена на долгосрочное сотрудничество.

Клиент пришёл к нам с целым перечнем вопросов. На данный момент в компании REO Group существует ряд серьезных трудностей, которые замедляют развитие и мешают достижению поставленных целей:

1. Проблемы с учетом первичных продаж и трафика. Сложности с отслеживанием источников входящих заявок затрудняют понимание, какой канал приносит наибольшую прибыль. Вся информация хранится разрозненно, что усложняет аналитику.

2. Смещение сроков сдачи проектов. Из-за отсутствия централизованного контроля сотрудники часто теряют из виду дедлайны или не понимают очередность выполнения задач. Это негативно сказывается на репутации компании.

3. Просрочка оплат от клиентов. Отсутствие четкой системы напоминаний и контроля приводит к тому, что некоторые клиенты задерживают платежи, и компании приходится тратить время на выяснение обстоятельств и дополнительную переписку.

4. Проблемы в коммуникации внутри компании. Сотрудники используют личные мессенджеры для обсуждения рабочих вопросов, что приводит к утере важной информации и замедляет процессы.

Цели и задачи внедрения Битрикс24 CRM

Для решения этих проблем мы определили следующие ключевые цели и задачи:

1. Цель: Упрощение учета первичных продаж и анализа трафика.

• Настроить воронку «Лиды» с автоматическими триггерами для фиксации источника каждого лида.
• Внедрить аналитику каналов, чтобы отслеживать эффективность каждого из них.

2. Цель: Повышение контроля за сроками сдачи проектов.

• Создать воронки проектов с этапами и дедлайнами.

• Настроить автоматические напоминания о приближающихся сроках для ответственных сотрудников.

• Реализовать систему учета задач для каждого этапа проекта.

3. Цель: Сокращение просрочек оплат от клиентов.

• Автоматизировать отправку уведомлений и напоминаний клиентам о предстоящих платежах.

• Настроить статусы воронки продаж, чтобы фиксировать оплату или задолженности.

• Внедрить отчеты по дебиторской задолженности для оперативного контроля.

4. Цель: Улучшение внутренних коммуникаций.

• Организовать общение сотрудников в корпоративном чате, встроенном в Битрикс24.

• Настроить рабочие группы для каждого проекта, где будет собрана вся информация по задачам и документации.

• Внедрить централизованное хранилище файлов для упрощения доступа к важным документам.

Бизнес-процессы компании клиента были тщательно проработаны высококвалифицированными бизнес-аналитиками, а также коммерческим директором, маркетологом и генеральным директором. Каждый из них внес свой вклад в создание четкой структуры и понимания процессов, что позволило нам значительно улучшить эффективность работы.

В результате совместной работы были разработаны две ключевые воронки: «Лиды» и «Судебная экспертиза», а также процессы «Оценка» и «Приемка». Эти воронки позволяют отслеживать и управлять процессами на разных этапах взаимодействия с клиентами.

1. Воронка «Лиды». Предназначена для управления первичными контактами с потенциальными клиентами. На этом этапе мы собираем информацию о клиентах, их потребностях и интересах. Уведомления для ответственных сотрудников настроены таким образом, чтобы они получали напоминания о необходимости связи с клиентами, что позволяет не упустить ни одной возможности. Сроки выполнения задач жестко контролируются через дедлайны, что обеспечивает своевременное реагирование на запросы клиентов.

2. Воронка «Судебная экспертиза». Охватывает процессы, связанные с проведением экспертиз в судебных делах. Здесь фиксируются все этапы работы, начиная от получения запроса до завершения экспертизы. Каждый участник команды получает уведомления о своих задачах и сроках их выполнения, что поддерживает высокий уровень ответственности. Жесткий контроль сроков через дедлайны гарантирует, что все экспертизы выполняются в установленные сроки, что критически важно для соблюдения юридических норм и требований.

3. Процесс «Оценка». Включает в себя все этапы, связанные с оценкой имущества и активов. На этом этапе мы собираем необходимые данные, проводим анализ и формируем отчет. Уведомления для ответственных сотрудников помогают им не забывать о важных сроках и задачах, что значительно упрощает работу. Жесткий контроль сроков через дедлайны обеспечивает, что все оценки выполняются в установленные сроки, что повышает доверие клиентов к нашей компании.

4. Процесс «Приемка». Отвечает за контроль качества и приемку выполненных работ. На этом этапе мы проверяем соответствие результатов установленным стандартам и требованиям. Уведомления для ответственных сотрудников информируют их о необходимости проведения приемки, а контроль сроков через дедлайны обеспечивает своевременное завершение всех проверок. Это позволяет минимизировать ошибки и повышает общую эффективность работы.

В рамках внедрения новых бизнес-процессов было реализовано разделение по ролям внутри CRM-системы, что значительно упростило работу сотрудников. Каждый участник команды теперь четко знает свои обязанности и задачи. Добавлены автозадачи, которые в зависимости от статуса воронки направляют пользователей и подсказывают, какие шаги необходимо предпринять на текущем этапе. Это позволяет избежать путаницы и повышает эффективность работы.

После успешного прохождения воронки «Лиды» сделки автоматически перемещаются в одну из воронок, в зависимости от запроса клиента, для контроля первичных и повторных продаж в Битрикс24. Это обеспечивает непрерывность процесса и позволяет лучше управлять клиентскими отношениями.

Кроме того, были добавлены множество «рутинных» бизнес-процессов, таких как согласование документов с руководителем и согласование чертежей с проектировщиком. Эти процессы помогают структурировать работу и минимизировать ошибки.

Все сотрудники компании, в соответствии с их бизнес-ролью, прошли обучение, что позволило им лучше понять свои задачи и использовать инструменты CRM на полную мощность. Отдельное обучение по аналитике и отчетам CRM-блока прошли коммерческий директор, маркетолог и генеральный директор. Это обучение дало им возможность глубже анализировать данные и принимать более обоснованные решения на основе полученной информации.

Реализация проекта значительно улучшила бизнес-процессы клиента, что привело к ощутимым результатам. Благодаря внедрению новых воронок и четкой структуре работы, клиент смог достичь следующих результатов:

1. Сокращение трудозатрат: В результате оптимизации процессов, трудозатраты на обработку лидов и выполнение экспертиз сократились на 30%. Это позволило сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах и повысить общую продуктивность команды.

2. Увеличение доходов: Клиент заметил рост выручки на 25% в первые три месяца после внедрения новых процессов. Это стало возможным благодаря более эффективному управлению клиентскими отношениями и ускорению обработки заявок.

3. Улучшение качества обслуживания: Благодаря четкому разделению ролей и автоматизации задач, время отклика на запросы клиентов сократилось на 40%. Это повысило уровень удовлетворенности клиентов и укрепило их доверие к компании.

4. Повышение эффективности управления: Внедрение системы дедлайнов и уведомлений позволило жестко контролировать сроки выполнения задач, что снизило количество просроченных проектов на 50%. Это значительно улучшило репутацию клиента на рынке.

5. Оптимизация рутинных процессов: Автоматизация согласований и других рутинных задач позволила сократить время, затрачиваемое на административные процедуры, на 20%. Это дало возможность команде сосредоточиться на стратегически важных аспектах бизнеса.

Таким образом, проект не только повысил эффективность работы компании, но и способствовал росту доходов и улучшению качества обслуживания клиентов. Внедрение новых бизнес-процессов стало важным шагом на пути к дальнейшему развитию и успешной деятельности клиента.

Руководитель отдела продаж:

"Работа с командой по оптимизации бизнес-процессов принесла значительные результаты. Мы сократили трудозатраты на 30% и увеличили выручку на 25% в первые три месяца. Внедрение новых воронок и автоматизация задач позволили улучшить качество обслуживания клиентов и снизить количество просроченных проектов на 50%. Теперь наша команда более эффективно управляет задачами, что положительно сказалось на репутации компании. Я довольна сотрудничеством и рекомендую эту команду для реализации подобных проектов."