Автоматизировали процессы в производственно-оптовой компании

Необходимость внедрения Битрикс24:
Заказчик обратился к нам с уже имеющимся порталом Битрикс24, на котором произвел базовую настройку под нужды своей компании. Однако, несмотря на начальные усилия, возникли серьезные проблемы, требующие профессионального вмешательства для полноценного использования возможностей системы. Основные проблемы и задачи включали:

•  Ведение клиентской базы: отображается не вся необходимая информация, что затрудняет работу менеджеров и снижает качество обслуживания клиентов. Требовалась настройка карточек клиентов и сделок для более полного и точного учета данных.

• Контроль работы "удаленных" сотрудников: отсутствие прозрачного механизма контроля за работой сотрудников, работающих удаленно, что приводило к снижению эффективности и трудностям в управлении.
• Выстраивание структуры компании и распределение прав доступа: необходимость четкого определения структуры компании и настройки прав доступа для различных отделов и сотрудников, чтобы обеспечить безопасность данных и удобство работы.

• Распределение заявок по менеджерам двух уровней: первый уровень менеджеров должен был заниматься квалификацией заявок, а второй уровень — закрытием заявок и работой с действующими клиентами. Требовалась настройка автоматического распределения заявок между уровнями.
• Настройка полной автоматизации движения сделок по воронкам: автоматизация всех этапов работы с клиентами, от первого контакта до закрытия сделки, с минимизацией участия человеческого фактора. Это включало постановку задач и контроль их выполнения.
• Настройка интеграций с мессенджерами и почтой: интеграция с различными коммуникационными платформами для ведения всех взаимодействий с клиентами в одном окне, что повышало бы скорость и качество обслуживания.
• Обучение сотрудников работе в Битрикс24: проведение тренингов и обучающих сессий для сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать все возможности системы и повышать свою продуктивность.

Внедрение Битрикс24 стало необходимым шагом для решения этих проблем и оптимизации работы компании. Система позволила автоматизировать многие процессы, улучшить контроль над клиентской базой и повысить уровень обслуживания клиентов.

Процесс внедрения, особенности проекта:
На этапе подготовки к реализации проекта мы разработали пошаговый проект реализации необходимых настроек в Битрикс24, а также описали все бизнес-процессы и воронки продаж, которые должны быть у заказчика. Реализация проекта выглядела следующим образом:
Анализ ситуации клиента - нужно было понять какой продукт хочет получить клиент от внедрения Битрикс24;
Описание бизнес-процессов клиента в отделе продаж;
Составление и согласование технического задания по настройке Битрикс24;
Согласование технического задания.
После подготовительного этапа перешли к работе с порталом. Работы выполнялись по следующему сценарию:

• Настройка структуры компании;
• Настройка прав доступа сотрудников в отдельных отделах компании;
• Создание и распределение на этапы четырех воронок продаж;
• Настройка туннелей продаж, а также роботов и бизнес-процессов в воронках;
• Настройка карточек сделки, контакта и компании с необходимыми полями для клиента;
• Подключение интеграций с мессенджерами и почтовым сервисом;
• Полное тестирование выстроенной нами логики работы;
• Презентация и утверждение настроек заказчику;
• Обучение действующих сотрудников компании (менеджеров и руководителей).

Сложность данного проекта была в том, что на момент начала работ сотрудники компании-заказчика активно работали в Битрикс24 и данную работу нельзя было останавливать. Также ключевой особенностью проекта было выстраивание полностью автоматической системы движения сделки по всем этапам воронки, а также переход сделки из одной воронки в другую.

Работа с решением и достигнутые результаты:
Благодаря внедрению Битрикс 24, заказчик получил:

• Увеличение скорости продаж на 17%;
• Увеличение числа повторных продаж на 31%;
• Структурированную клиентскую базу с прозрачной историей коммуникации с тем или иным клиентом, а также с привязанной документацией по той или иной сделке;
• Полный контроль работы "удаленных сотрудников" с прозрачной отчетностью по рабочему дню;
• Автоматическое распределение входящих заявок по менеджерам первого уровня с учетом загрузки менеджеров на определенных этапах воронки продаж;
• Автоматическое распределение квалифицированных сделок по менеджерам второго уровня с всей необходимой для них информацией для успешного закрытия сделки;
• Автоматическое создание повторных сделок с действующими клиентами два раза в месяц с целью повторных продаж того или иного продукта компании;
• Полностью автоматизированную систему движения сделки по всем этапам воронки продаж на основе закрытых задач и заполненных полей сделок;
• Настроенные интеграции с мессенджерами и почтовыми сервисами с целью ведения коммуникации с клиентами и создания новых заявок;
• Автоматический контроль дубликатов сделок с целью перееоткрытия сделки в случае если клиент уже обращался в компанию, а не создания новой сделки.

Бонусом заказчику настроили воронки для работы отдела контроля качества с целью получения обратной связи по сделкам - достаточно важный аспект работы любой компании которая хочет развиваться и получать обратную связь от своих клиентов. Также клиент отмечал, что у него присутствует в некотором роде "текучка" кадров, и соответственно бонусом нами была настроена воронка для работы HR менеджеров компании для автоматизации процесса подбора персонала.

Преимущества от внедрения:
Самое важное преимущество - компания перестала терять клиентов: по каждому клиенту всегда есть актуальная информаци я о том, на каком этапе находится работа с тем или иным клиентом с прозрачной историей коммуникации, а также у клиента начали формироваться повторные продажи с клиентами, с которыми уже было взаимодействие. Руководитель компании перестал волноваться о том, что его сотрудники не работают благодаря прозрачной системе отчетности работы каждого сотрудника.
Отзыв заказчика о проделанной работе:
"Огромная благодарность команде StorWay за настройку нашего Битрикс24. У меня перестала болеть голова за каждого клиента, а также за моих сотрудников. Самый кайф - у нас появились повторные продажи фактически без приложенных усилий с нашей стороны. Сильно удивился, когда увидел что команда сделала нам крутой бонус в виде воронок для ОКК и HR - это позволяет нам оперативно получать обратную связь от наших клиентов и контролировать процесс подбора персонала. Мы уже видим мега положительные результаты работы в Битрикс24 и планируем дальше развивать нашу компанию при помощи данной системы." - Генеральный директор компании.