Автоматизации процессов производства и сбыта для мебельной компании

О заказчике

С какими задачами пришел заказчик 

Отсюда первая задача: нужна система с функцией совместной работы и наглядным представлением этапов заказа.

Важный сегмент клиентов компании — розничные покупатели. Кроме самого производства мебели, работа с частниками требует выезда на объекты замерщиков и монтажников. Часто возникали конфликтные ситуации — результаты замеров передавались с задержками или требовали уточнения.

Возникла вторая задача — обеспечить «полевым» монтажникам возможность сразу на выезде оперативно загружать данные замеров и результатов монтажа в систему.

А третья задача — уже традиционная: дать руководителям инструмент контроля работы компании.

Для решения выбрали классику — воронки CRM.

• Вместе с заказчиком разделили процесс выполнения заказа на этапы — получилось 9 стадий.

• Запустили автоматическое создание задач с помощью роботов.

• Организовали внутри заказов чаты для оперативного обсуждения.

• Создали представления сделок для монтажников, разделив права доступа к коммерческой информации.

• Разработали инструкции для «полевых» сотрудников и провели обучение для менеджеров.

• Настроили канбан-доски для наглядного представления этапов производства.

• Добавили инструменты автоматизации для своевременного уведомления менеджеров о ходе сделки.

• Дополнительно настроили требования к выполнению определенных условий на этапах проекта.

Новый процесс работы с заказами. Как это выглядит для заказчика

Заказ на производство мебели и дверей проходит 9 этапов.

1. Оформление заказа

На 1 этапе менеджер создает заказ, прикладывает исходные документы — проект договора, требования покупателя, первичные технологические расчеты.

Менеджер создает заказ и прикладывает все необходимые документы.

2. Замер

Менеджер создает задачу с указанием данных покупателя и согласованной даты выхода на замер. Мы настроили систему так, что при планировании замера менеджер сразу видит занятость замерщика и оперативно без нескольких уточняющих созвонов согласовывает с покупателем удобные даты и время.

При создании заявки на замер менеджер сразу видит занятость замерщика.

3. Заключение сделки

После того, как замерщик пометил задачу выполненной, карточка заказа автоматически переходит на следующую стадию — заключение сделки.

Менеджер связывается с заказчиком, уточняет детали по декору, обработке, дополнительным работам, условиям оплаты. Вся информация сразу фиксируется в карточке заказа.

После заключения договора карточка заказа передвигается на этап Производство.

4. Производство

Поскольку внутри заказа организован чат и ведется обсуждение сотрудниками из разных подразделений, менеджер своевременно узнает об окончании производственного этапа. И последовательно переводит заказ на следующие стадии.

5-7. Подготовка к отгрузке, доставка, монтаж

На этих этапах создаются задачи для соответствующих служб — на доставку и монтаж.

Монтажники не просто имеют доступ к своим задачам с мобильного телефона. С помощью роботов мы автоматизировали уведомления. Утром за день до замера и в день замера рабочие получают напоминания о запланированных на эти дни делах.

Еще находясь на объекте, монтажники загружают в карточку заказа фотографии собранной мебели или установленных дверей. Только после этого заказ переходит на следующие стадии.

У монтажников есть доступ к запланированным делам с мобильных телефонов.

8-9. Доработка и закрытие

Если заказ выполнен успешно, то он закрывается. В некоторых случаях проходит дополнительную стадию доработки, которая так же наглядна и отражается на канбан-доске.

Итоги внедрения

• Этапы заказов стали наглядными. Менеджеры и руководители в любое время видят стадию производства мебели и дверей для покупателей.
  
  
• Техническая документация, расчеты, требования покупателей, информация о замерах, фотографии монтажа хранятся в карточке заказа. Данные можно получить с любого устройства.
  
  
• «Полевые» сотрудники сразу на выезде оперативно загружают данные замеров и результатов монтажа в систему. Информация не теряется, а скорость обработки заказов менеджерами увеличилась на 50%.
  
  
• Разграничены права доступа к коммерческой информации. Монтажники и менеджеры имеют разный уровень доступа к заказу.
  
  
• Чат позволяет оперативно обсуждать состояние заказа с сотрудниками из разных подразделений — менеджерами, производством, монтажниками.
  
  
• У руководства есть инструмент контроля производства и отгрузки заказов.