Институт Проектирования, Экологии и Гигиены

О клиенте:
Компания «Институт проектирования, экологии и гигиены» («ИПЭиГ») организована в 2007 году.
Основной идеей организации «ИПЭиГ» стало формирование профессионального, мобильного, высокопроизводительного коллектива, способного выполнять сложнейшие задачи в области
-проектирования природоохранных предприятий,
-разработки экологической документации и проведения гигиенических исследований.
В компании трудятся более 100 сотрудников. Среди них кандидаты и доктора (медицинских, технических, химических, географических) наук.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.
Поводом к внедрению Битрикс24 послужило:
Отсутствие системы управления проектами, с возможностью планирования и контроля сроков, ресурсов, структуры и бюджета, а также долгие согласования документации по электронной почте
Ранее клиентом уже была приобретена лицензия «Корпоративный портал», и мы предложили реализацию проекта на базе уже купленной лицензии

Процесс внедрения, особенности проекта.
На этапе переговоров мы провели предпроектное обследовании, и с учётом того, что у нашей команды уже был успешный опыт реализации схожих проектов, заказчик оценил экспертизу и выбрал нас. К тому же для заказчика было важно реализовывать проект по методологии Agile, для того чтобы гибко управлять требованиями команд, и оперативно получать части функционала, для плавного ввода в работу.
Были сформулированы следующие цели проекта:
• Создать инструмент фиксации всех текущих и потенциальных проектов и обращений по ним;
• Создать инструмент планирования структуры, сроков и ресурсов проекта;
• Отслеживать финансовые показатели проектов;
• Обеспечить контроль исполнительности сотрудников за счет отслеживания сроков нахождения проектов на различных стадиях исполнения;
• Обеспечить непрерывное протекание основных бизнес-процессов планирования и исполнения проектов, за счет выстраивания сквозных форматов взаимодействия смежных подразделений;
• Фиксировать всю историю взаимодействия по проекту;
• Повысить скорость запуска и закрытия проекта за счет автоматизации рутинных ручных операций.
По ходу реализации, требования к продукту возросли, и помимо непосредственно проектной работы, мы в целом было принято решение автоматизировать коммерческое направление (Тендеры, Простые продажи)
В рамках направлений автоматизирован сквозной процесс: от поступления заявки, до исполнения договора, и в зависимости от вида коммерческого предложения, вида работ, должности, типа организации, типа юридического лица, система запускала уникальные смарт-процессы повышающие эффективность работы специалистов
Также для тендерного производства разработали процесс оценки рисков. Процесс запрашивает у всех руководителей, участвующих в тендерном производстве оценку рисков. Далее, по каждому согласующему рассчитывает количество баллов, и перенаправляет задание итоговую оценку генеральному директору. В случае, если согласующие руководители не успели дать оценку в срок, задание закрывается и переходит к генеральному директору с нулевой оценкой.

Работа с решением (со стороны клиента). Достигнутые результаты (со стороны клиента). 
Не обошлось и без сложностей, которые нам пришлось победить. У клиента есть собственная разработка калькулятора цен на базе Microsoft Access,  и нам необходимо было настроить нестандартную интеграцию с MySQL, чтобы данные из Смарт-процесса "Коммерческие предложения" уходили в калькулятор, рассчитывались, и возвращались обратно готовый файл предложения. А вторым вызовом было то, что часть процессов согласования документов у клиента уже выстроена на стороне «Docsvision». Было принято решение не переносить данные процессы в Битрикс24 а настроить взаимодополняющую интеграцию.
Благодаря минимизации рутинных участков, сроки согласования сократились ориентировочно на 25%. А за счет внедрения "сквозного" процесса продаж и интеграции дополнительных справочников с базой данных MySQL, существенно сократилась рутина сотрудников, так как больше не нужно собирать и дублировать информацию в разных системах.

Преимущества от внедрения.
Если говорить об адаптации к новому решению, то чтобы минимизировать количество блокаторов со стороны линейных сотрудников, мы приняли решение вовлекать их в работу с продуктом уже на ранних этапах, и проводили встречи по совместному тестированию каждого нового процесса. А так как основным заказчиком со стороны клиента был заместитель генерального директора, то весь руководящий состав, самостоятельно, активно начал использовать систему, причём весь разработанный функционал: и процессы согласования, и проектный интерфейс.

Отзыв: 
Заказчик отметил профессионализм и то, что мы предложили варианты решения его требований, за рамками типовых возможностей. Ему понравилось то, что инструментарий Битрикс24 в принципе позволяет реализовывать нестандартные решения, для достижения бизнес-эффекта