Эффективное управление грузоперевозками с помощью Битрикс24

О клиенте:  
(ООО «Рефтранслогистик», г. Вологда)
Сфера бизнеса:  Транспортно-логистическая компания
Тип лицензии: Облако
Редакция продукта: Профессиональный
Число сотрудников, которые работают в CRM: до 10
ООО «Рефтранслогистик» основано в 2012 году. Уже на протяжении 11 лет  компания работает в сфере логистики и перевозит негабаритные грузы по всей России. 
Перевозки осуществляются как собственным автотранспортом, так и с помощью компаний-посредников. В процессе работы логисты часто взаимодействуют с бухгалтерией, механиками. 
С Битрикс24 ранее не работали. 

С какими задачами к нам пришел клиент
Компания столкнулась со следующими проблемами:

• сложная коммуникация между логистами, механиками и другими сотрудниками
• нет сформированной базы собственных автомобилей
• нет сформированной базы клиентов 
• нет сформированной базы перевозчиков, которых привлекают к выполнению заказов
• при формировании заявки нет понимания какие автомобили на ремонте или в рейсе, приходится лишний раз связываться с механиками, чтобы уточнить этот вопрос

Нашей команде предстояло внедрить Битрикс24, чтобы закрыть эти задачи, максимально упростить работу сотрудников компании-клиента, а также повысить эффективность их работы. 
Процесс внедрения, особенности проекта
В рамках ППИ мы определили основные цели и задачи внедрения, прописали бизнес-процессы, которые предстояло автоматизировать. В итоге получили полноценное ТЗ, с которым и зашли во внедрение. 
На основании полученной информации наши аналитики разработали и внедрили 3 воронки:
Лиды — для работы по квалификации заявок на перевозки. Здесь подключили телефонию Теле2. 

Свой транспорт — для автоматизации и контроля процесса грузоперевозок собственным транспортом ООО «РТЛ»


Экспедирование — для автоматизации и контроля процесса грузоперевозок с использованием автомобилей компаний-подрядчиков. 

На портале настройки выполнены так, что логисты делятся по отделам, каждый из которых имеет доступ только к определенной воронке. 
Что еще есть из фишек на портале. 
Благодаря Маркету Битрикс24, без привлечения программистов и траты лишних средств, мы создали «Виалон бот». Это сервис, который следит за машинами: где они находятся, сколько топлива осталось в баке, с какой скоростью движется и т.д. По геометке можно увидеть местонахождение автомобиля на Гугл-картах. 

Также наши аналитики выполнили запрос по автоматизации учета автомобилей в работе. Для этого на портале создали раздел «Ремонт автомобилей». 

Информацию в этом разделе актуализирует механик. Он проставляет актуальные данные по каждому автомобилю, который находится в ремонте или в рейсе. Это упрощает работу логиста тем, что он не сможет запустить в работу машину, которая находится в разделе «Ремонт автомобилей». И для этого не придется звонить механику и уточнять свободен ли тот или иной автомобиль на нужные даты. 
Чтобы упростить работу логистов, которые отвечают за воронку «Экспедирование», добавили раздел «Автомобили — экспедирование». Здесь хранится база сторонних перевозчиков, которых привлекает ООО «РТЛ», когда им не хватает своих машин. 

Работа с решением, достигнутые результаты со стороны клиента
Рассмотрим работу с каждой воронкой подробнее. 
Воронка «Лиды»
В «Новое обращение» поступают все входящие заявки на перевозку. Они равномерно распределяются между логистами. В карточке сделки можно
прослушать запись звонка (это удобно, если логист что-то забыл из переговоров)
отследить пропущенные звонки (так руководитель может оценить эффективность работы логиста)

Здесь логист квалифицирует заявку, решает брать ли заказ в работу. Если да — заказ заказ переходит в «Сделки»: либо в воронку «Свой транспорт» либо в «Экспедирование».
Воронка «Свой транспорт»
Эту воронку используют, когда грузы заказчиков перевозят автомобилями своей компании. 
Каждая сделка проходит следующие этапы:
Новая заявка 
Поставлено в графике (логист включил новый заказ в график работ)
Подписано с клиентом (здесь находятся сделки, по которым подписаны все необходимые документы с заказчиком)
Погрузка 
В рейсе (здесь логисты отслеживают автомобиль в пути с помощью «Виалон бота» (подробнее расскажем о нем ниже))
Форс-мажор (на этот этап попадают сделки, по которым перевозки идут не по плану — сломалась машина, возникли непредвиденные задержки в пути и т. д.)
Рейс завершен (груз успешно доставлен по адресу назначения)
Документы у механика (специфика работы подразумевает, что после рейса все необходимые документы попадают к механику, так как прямого доступа к логистам у водителей нет)
Документы у логиста (механик передает документы логисту)
Передано бухгалтеру 
Ожидание оплаты
Оплата просрочена
Карточка сделки в этой воронке достаточно простая и выглядит так:



В карточке учитываются все необходимые показатели:
Сумма договора
С НДС / без НДС
Компания клиента — прикрепляется по коду АТИ. Благодаря интеграции Битрикс24 и сервиса ATI.SU можно проверить любую компанию — как партнера, так и грузовладельца. Это удобно, так как не нужно каждый раз заходить сайт, чтобы найти нужную информацию. Для этого достаточно ввести в соответствующее окно код АТИ, запустится бизнес-процесс, который покажет подробную информацию о нужной компании. 

Водитель (Все водители добавлены на портал как сотрудники и им ставятся задачи в Битрикс24.)
Место погрузки и разгрузки
Документы на перевозку
Оплата
Форс-мажор
Автоматизации в воронке

Практически на каждом этапе воронки автоматически выставляются задачи ответственным исполнителям. В основном они направлены на проверку заполнения или фактического наличия документов, соответствующих тому или иному этапу воронки. Все это помогает логистам более эффективно выполнять свою работу: документы по заказам не теряются, не приходится тратить время, чтобы переделать документ из-за какой-то ошибки. 
Воронка «Экспедирование»
По функционалу она похожа на предыдущую воронку. Но из-за того, что здесь немного другая специфика работы, добавляются стадии:
Исполнитель найден (когда логист подобрал исполнителя на выполнение заказа из сторонних перевозчиков)
Договор с клиентом и исполнителем (здесь к подписанию стандартного договора с клиентом добавляется договор с исполнителем)
Также из этой воронки убрали возможность отслеживания водителя. Остальные стадии аналогичны стадиям в воронке «Свой транспорт».
Из интересного. 
В воронке реализовали автоматическое формирование договора-заявки прямо из карточки сделки. Теперь нет необходимости составлять каждый договор вручную, перепроверять по нескольку раз реквизиты и искать / дополнительно запрашивать необходимую информацию — в договор автоматически подтягиваются данные из карточки сделки. 

Что по автоматизациям? Все аналогично предыдущей воронке, дополнительно появилась задача-напоминание для логиста — подобрать исполнителя по заявке. 


Преимущества от внедрения
Существенно упрощена коммуникация между логистами, механиками и бухгалтерами. 
Заявки равномерно распределяются между логистами, что сводит к минимуму переработки или, наоборот, недостаточную загрузку специалистов. 
Появились базы: автомобилей, компаний, клиентов. Это здорово экономит время логистов на поиске необходимой информации.
Руководитель может отследить работу сотрудников: прослушать любой звонок, проверить список пропущенных входящих, оценить занятость в целом. 
Видно на каком этапе находится каждая сделка, поэтому стало проще оценить узкие места в воронке. 
Информация по каждому заказу хранятся в сделке, данные не теряются, к ним есть доступ в любое время, в любом месте (особенно с появлением мобильного приложения).
Механики и водители работают прямо с телефона, не приходится их загружать лишней работой за компьютером или ноутбуком. 
Значительная экономия времени за счет автоматической генерации договора.