Автоматизация согласования счетов для ООО "Кормовит"
Автоматизация процедур согласования в компании ООО “Кормовит”
1. Краткая информация о клиенте:
Компания «Кормовит» была основана в 2007 году. Основной вид деятельности – оптовая продажа витаминов и кормовых добавок, а также другой необходимой продукции для роста и развития сельскохозяйственных животных и птиц. Мы работаем напрямую с мировыми и отечественными производителями, в нашем ассортименте только качественные продукты от известных и лидирующих на рынке брендов.
Главные ценности компании – это наши партнеры и коллектив сотрудников, объединенные общими целями. В нашем штате работают специалисты с высшим образованием, средний опыт сотрудников в отрасли – 15 лет. Среди них – агрономы, ветврачи, инженеры, зоотехники и специалисты в области переработки зерна. Отдельные сотрудники имеют научную степень. Профессиональные навыки и ответственный подход к работе команды позволяет обеспечить полное сопровождение и консультирование наших клиентов по вопросам кормления, поения и содержания животных и птицы, а также технологии заготовки кормов.
1. Краткая информация о клиенте:
Компания «Кормовит» была основана в 2007 году. Основной вид деятельности – оптовая продажа витаминов и кормовых добавок, а также другой необходимой продукции для роста и развития сельскохозяйственных животных и птиц. Мы работаем напрямую с мировыми и отечественными производителями, в нашем ассортименте только качественные продукты от известных и лидирующих на рынке брендов.
Главные ценности компании – это наши партнеры и коллектив сотрудников, объединенные общими целями. В нашем штате работают специалисты с высшим образованием, средний опыт сотрудников в отрасли – 15 лет. Среди них – агрономы, ветврачи, инженеры, зоотехники и специалисты в области переработки зерна. Отдельные сотрудники имеют научную степень. Профессиональные навыки и ответственный подход к работе команды позволяет обеспечить полное сопровождение и консультирование наших клиентов по вопросам кормления, поения и содержания животных и птицы, а также технологии заготовки кормов.
2.Клиент пришел с задачами:
Клиент обратился с запросом на Разработку удобной системы для ведения внутренних процессов компании
Нужно было:
Клиент обратился с запросом на Разработку удобной системы для ведения внутренних процессов компании
Нужно было:
- Изучить бизнес-процесс клиента
- Разработать удобные схемы совместной работы внутри компании
- Провести обучение для сотрудников по работе с разработанным функционалом
3. Процесс внедрения, особенности проекта:
Для изучения бизнес-процесса компании наш Аналитик провел несколько интервью с владельцем проекта и всеми участниками процессов. Была разработана Идея реализации системы. Наш Аналитик предложил Вариант реализации
На первом этапе работ:
Для изучения бизнес-процесса компании наш Аналитик провел несколько интервью с владельцем проекта и всеми участниками процессов. Была разработана Идея реализации системы. Наш Аналитик предложил Вариант реализации
На первом этапе работ:
- Согласовали план работ по проекту
- Разработали Технические задания на создание системы Согласование счетов
Вторым этапом настроили провели работы по настройке процессов
Общая логика работы процесса “Согласование Счетов”
При необходимости согласовать счет на оплату, сотрудник создает элемент смарт-процесса
Общая логика работы процесса “Согласование Счетов”
При необходимости согласовать счет на оплату, сотрудник создает элемент смарт-процесса
После создания заявки на согласование счета, она со стадии "Инициатор" автоматически переходит на стадию "Руководитель":
На этой стадии Руководителю приходит задание на согласование расхода по счету.
В поле “Результат согласования” Руководителю доступны варианты, от выбора которого будет зависеть дальнейший путь согласования:
В поле “Результат согласования” Руководителю доступны варианты, от выбора которого будет зависеть дальнейший путь согласования:
- "Согласовано" - Руководитель принимает заявку на согласование расхода по счету. Заявка переходит на стадию "Финансовый директор АС";
- "Доработка" - Руководитель не может принять заявку на согласование расхода по счету в текущем состоянии и отправляет Инициатору на доработку. Заявка возвращается на стадию "Инициатор";
- "Отклонение" - Руководитель отклоняет заявку на согласование расхода по счету. Заявка переходит на стадию "Отклонено Руководителем".
После выполнения задания Руководителем результат отображается в карточке счета:
Далее счет отправляется в финансовый отдел
На стадии "Финансовый директор АС" Фин.директору приходит задание на проверку договора, соответствие бюджету и корректировки статьи по данному согласованию.
В поле “Результат согласования” Фин.директору доступны варианты, от выбора которого будет зависеть дальнейший путь заявки:
На стадии "Финансовый директор АС" Фин.директору приходит задание на проверку договора, соответствие бюджету и корректировки статьи по данному согласованию.
В поле “Результат согласования” Фин.директору доступны варианты, от выбора которого будет зависеть дальнейший путь заявки:
- "Согласовано" - Фин.директор принимает заявку на согласование расхода по счету. Заявка переходит на стадию "Генеральный директор ВП";
- "Доработка" - Фин.директор не может принять заявку на согласование расхода по счету в текущем состоянии и отправляет Инициатору на доработку. Заявка возвращается на стадию "Инициатор";
- "Отклонение" - Фин.директор отклоняет заявку на согласование расхода по счету. Заявка переходит на стадию "Отклонено Финансовый директор АС".
После выполнения задания Фин.директором результат отображается в карточке счета:
Далее задание на согласование приходит Ген.директору
Далее задание на согласование приходит Ген.директору
Далее Бухгалтеру нужно внести даты оплаты и суммы в рублях по счету:
Выполняется задание и заполняются поля:
После выполнения задания Бухгалтером результат отображается в карточке счета в разделе “Бухгалтер Банк-Клиент”:
Если внесенные суммы оплаты в задании Бухгалтером равны итоговой сумме что указана в счете, то заявка на согласование сменяет стадию с "Бухгалтер Банк-Клиент" на "Инициатор". После чего Инициатору приходит задание для сбора закрывающих документов:
В результате выполнения этого задания Инициатору необходимо прикрепить файлы:
- Акт;
- Накладная;
- Счет-фактура;
- ГТД;
- Прочие.
Выполнив задание, документы подкрепляются в карточку счета в раздел “Закрывающие документы” и заявка автоматически отправляется на стадию "Бухгалтер":
Далее счет отправляется в Бухгалтерию. У бухгалтера существует 2 сценария работы
Сценарий 1:
В случае если при создании счета в поле “Вид взаиморасчетов” было указано значение Постоплата, тогда после согласования Счета Руководителем, Бухгалтеру придет задание с просьбой согласовать счет? после согласования, задание будет отправлено финансовому директору
Сценарий 2:
приходит задание в рамках, которого ему необходимо проверить документы, разнести оплаты в 1С и передать документы в архив:
Сценарий 1:
В случае если при создании счета в поле “Вид взаиморасчетов” было указано значение Постоплата, тогда после согласования Счета Руководителем, Бухгалтеру придет задание с просьбой согласовать счет? после согласования, задание будет отправлено финансовому директору
Сценарий 2:
приходит задание в рамках, которого ему необходимо проверить документы, разнести оплаты в 1С и передать документы в архив:
4. Работа с решением. Достигнутые результаты:
Все поставленные цели проекта были достигнуты. Функционал внедрялся поэтапно, пользователи имеют возможность обратится в техподдержку нашей компании в случае возникновения сложностей с работой портала.
Компания получила, удобную, функциональную, отлаженную систему для согласования заявок и обработки документов.
5. Преимущества от внедрения
Появился инструмент согласования счетов
Пользователи могут согласовывать документы, не беспокоясь о том что процесс зависнет без их участия
Для заказчика разработана инструкция с подробным алгоритмом работы приложения
Все поставленные цели проекта были достигнуты. Функционал внедрялся поэтапно, пользователи имеют возможность обратится в техподдержку нашей компании в случае возникновения сложностей с работой портала.
Компания получила, удобную, функциональную, отлаженную систему для согласования заявок и обработки документов.
5. Преимущества от внедрения
Появился инструмент согласования счетов
Пользователи могут согласовывать документы, не беспокоясь о том что процесс зависнет без их участия
Для заказчика разработана инструкция с подробным алгоритмом работы приложения
Название проекта
Автоматизация согласования счетов для ООО "Кормовит"
Проект партнера
Автоматизаторы
Сфера бизнеса
АПК и пищевая промышленность
Тип проекта
Коробочная версия
Год публикации
2024
Узнать стоимость внедрения
