Клиент пришел с задачами:

Клиент обратился с задачами оптимизировать регламенты в компании. Какие были проблемы: 

Владельцу компании не хватает понимания, что происходит в бизнесе. Слишком много времени уходит на контроль сотрудников

Компания выросла, появился хаос в типовых процессах. Сотрудники не знают, к кому обратиться, чтобы оформить отпуск или получить справку

Сотрудники общаются по работе в личных чатах. Рабочая переписка и файлы теряются, задачи записываются в блокноты и теряются

 Нужно было: 

• Автоматизировать процессы согласования основных документов в компании

• Разработать процедуру работы с входящими и исходящими документами 

• Провести обучение для сотрудников по работе с разработанным функционалом

Битрикс24 был выбран по причинам:

1. Гибкая настройка под любой регламент

2. Возможность работать и согласовывать документы в мобильном приложении

Процесс внедрения, особенности проекта
 Для изучения бизнес-процесса компании наш Аналитик провел несколько интервью с владельцем проекта и всеми участниками процессов. Была разработана Идея реализации системы. Наш Аналитик предложил Вариант реализации 

На первом этапе работ:

• Согласовали план работ по проекту

• Разработали Технические задания на создание систем:

• Согласование “входящих/исходящих документов”

• Автоматизация согласования Заявки на платеж

• Автоматизация согласования Договоров/Спецификаций

Вторым этапом настроили провели работы по настройке процессов 

Общая логика работы процесса “Согласование Входящих/Исходящих документов”

Задачи автоматизации регламента Входящие/исходящие документы:

1. Упростить и оцифровать журнал Входящие и Исходящие документы

2. Выделить те документы, которые требуют ответы ( а иногда и ответы в ограниченный срок) и по ним оперативно “дергать” сотрудников для получения ответов

3. Для исходящих - контролировать доставку важных документов до адресата

Автоматизация была построена на Бизнес-процессах диска. 

Как это работает: 

• При загрузке документа на диск Битрикс24, автоматически запускается Бизнес-процесс согласования документов 

• Загруженному документу присваивается автоматически порядковый номер (номер формируется согласно запросу клиента ) 

• В список группы “Реестр документов”, автоматически добавляется элемент с информацией о загруженном документе 

• Для Сотрудника создавшего документ, ставится Задание Бизнес процесса 

• В задании сотрудник заполняет поля по документу. При необходимости к приложенному документу можно Догрузить файлы - все файлы будут храниться в пределах одного элемента собранные в одном поле Файлы.

• В зависимости от типа документа у адресата документа появляется задача Дать ответ с крайним сроком - дата ответа по документу. В задаче указана вся информация по документу.  При этом все напоминания по срокам Дать ответ - происходят типовыми уведомлениями по задаче.

После завершение задачи Ответственным, работа с документом считается завершенной.

Вся работа : реестр документов и задачи по документам организованы в группе Реестр документов. Это позволяет гибко настроить уровень доступа сотрудников к данной процедуре

Общая логика работы процесса Заявка на платеж и Договоры

Согласование Заявок на платеж настроено через инструмент Цифровые рабочие места

1. Сотрудник создает элемент-смарт процесса “Заявка на платеж”

1. При создании элемента сотрудник заполняет нужные поля карточки Заявки , и переводит элемент на этап подготовки 

1. На этапе подготовки, по контрагенту заявки  автоматически собираются данные контрагенте и добавляются в карточку Заявки. Дале стадия Заявки автоматически меняется на Согласование 

2. В этот момент Инициатор заявки должен указать Договор, по которому проходит Заявка на платеж. Без согласованного договора Заявка на платеж не принимается в согласование. 

3. Регламент Согласование договоров так же организован через Цифровое рабочее место и связан с текущим регламентом

Интересные идеи процедур согласования Договора и Заявки на платеж:

1. Номер договора автоматически формируется из нескольких параметров, например: вида договора. тип договора, даты договора с учетом года и сквозного номера. Номер автоматически обновляется в новом году

2. Список согласующих по регламенту определяется динамически в зависимости от типа Договора или Заявки. В случае если какой-то согласующий уходит в отпуск - этот список можно легко скорректировать

1. Процедура согласования автоматически фиксируется в документах Лист согласования, которые формируются по шаблонам документов Битрикс24

Финальный этап проекта 

Разработали инструкции по процессам в текстовом формате для удобства использования инструкции и разместили их в базе знаний на портале заказчика.

Достигнутые результаты:

Все поставленные цели проекта были достигнуты. 

Скорость согласования документов в компании увеличилось на 50%

Ранее одно согласование документа занимало в среднем около 5 рабочих дней, теперь 1-2 рабочих дня.

Кроме того, появилась процедура Срочного согласования, которая позволила часть документов согласовывать в течение нескольких рабочих часов.

Функционал внедрялся поэтапно, пользователи имеют возможность обратится в техподдержку нашей компании в случае возникновения сложностей с работой портала.

Компания получила, удобную, функциональную, отлаженную систему для согласования заявок и обработки документов.

Для заказчика разработана инструкция с подробным алгоритмом работы приложения

Теперь:

• Почти в 2 раза сократилось время согласования документов

• Пользователи видят текущее состояние согласования и могут оперативно включиться в процедуру

• Руководитель получил инструмент анализа загруженности сотрудников и эффективности их работы: теперь фиксируются даты согласования и комментарии к согласованиям.