Как Битрикс24 помог архитектурному бюро выстроить эффективную систему управления проектами и задачами

Краткая информация о клиенте
Сфера бизнеса
Архитектурное проектирование и дизайн коммерческих интерьеров
Тип лицензии:
Облако
Редакция продукта:
Стандартный
Число сотрудников, которые работают в CRM: 
более 40
Архитектурное бюро OFFCON создает умные офисные интерьеры, применяя в работе принципы стратегии дизайна. Архитекторы компании реализовали более 200 проектов в России и за рубежом. Среди их заказчиков компании с мировым именем: Google, Uber, Яндекс, Kaspersky LAB, Samsung, Opentext, Booking.com, Hilti, Газпромнефть, Tag Heuer, KFC, Дикси, COTY, Credit Suisse, Deutsche Bank, HH.ru, Align, Яндекс и другие. Интерьеры, созданные  OFFCON, собрали множество наград на престижных конкурсах коммерческой недвижимости.
В компании реализованы сложные бизнес-процессы. Среди них —  работа с тендерами, многоэтапное взаимодействие с заказчиками. Для автоматизации рутины и облегчения работы менеджеров внедряли самые разные системы планирования процессов. Однако они оказались неудобными. В Битрикс24 ранее не работал

С какими задачами к нам пришел клиент
Основная проблема, которую руководство OFFCON планировало решить с помощью Битрикс24, — видеть проекты на каждом этапе работы с ними в срезе активных задач, отслеживать этапы исполнения поручений по проектам, учитывать временные отрезки выполнения на каждом из этапов, избежать потери информации во время выполнения проекта.
Также от системы хотели получить:
Настроенную и понятную процедуру взаимодействия между руководителем и исполнителями в системе Битрикс24;
Учет затраченного времени сотрудников компании; 
Четкое понимание загруженности сотрудников во время работы над проектами. 

Процесс внедрения, особенности проекта
В рамках предпроектного исследования мы определили с клиентом основные цели и задачи внедрения, прописали бизнес-процессы, которые предстояло автоматизировать. В итоге получили полноценное ТЗ, с которым и зашли во внедрение.

Так как, в основном, проекты приходят в работу через тендеры и только потом уходят в исполнение, наши аналитики разработали и внедрили две воронки:
Тендерная заявка

Эта воронка интереснее и сложнее предыдущей за счет автоматической постановки задач «Процесс создания». 
Как пример, рассмотрим задачу — «Создать группу, добавить участников».

 Группа создается для отслеживания времени по поставленным задачам. Каждой группе — 1 проект. Можно зайти в группу и посмотреть все задачи по проекту, отследить затраченное время на каждую задачу. Здесь мы вышли из положения и сэкономили средства заказчика, обеспечив необходимый функционал в рамках тарифа «Стандартный» без использования приложений Маркета Битрикс24. 
Для каждой из воронок разработали максимально удобную карточку проекта, которая учитывает все особенности бизнес-процесса. 
На этом этапе работ каналы коммуникаций к порталу не подключали, поэтому все данные менеджеры заполняют
вручную.

Работа с решением, достигнутые результаты со стороны клиента
Рассмотрим работу с каждой воронкой подробнее. 
Тендерная заявка
На этапе «Новый тендер» ответственный сотрудник вручную создает карточку тендера. На тендерного менеджера ставится задача квалифицировать тендер. Здесь же назначаются наблюдатели (директор проектов, руководитель исполнительного департамента).
После закрытия задачи, если тендер квалифицирован, заявка переходит на соответствующую стадию. На этом же этапе готовится КП для клиента.

На стадии «КП подготовлено» КП анализирует и согласовывает команда. 
На стадии «Согласовано внутри компании» — КП отправляют клиенту, ждут одобрения. 
Далее команду OFFCON ждет два варианта развития последующей работы: 
Если у клиента есть замечания — на стадии «Внесение правок» они устраняются.
Если КП принято, то тендерная заявка переходит в проектную воронку. Здесь же назначается ответственный менеджер для следующего этапа работы с проектом. 
После завершения тендерной процедуры проект идет в воронку «Проектная работа». Нужно отметить, что алгоритм работы компании OFFCON подразумевает 3 основных этапа каждого проекта: концептуальный проект, дизайн-проект и рабочая документация. В соответствии с этим и строились основные этапы рассматриваемой воронки. 
На этапе «Новый проект» ответственный сотрудник обрабатывает заявку, создает группу, добавляет в нее всех нужных для исполнения задач сотрудников. 
Разработка концептуального проекта начинается на стадии «Команда сформирована». Также здесь назначается ПМ, который и распределяет задачи между исполнителями. 
На стадии «Концепт проект разработан» команда утверждает проект, отправляет его клиенту. В зависимости от реакции заказчика далее либо вносят правки (стадий «Правки в КП получены»), либо завершают 1-й этап работ, подписывают акты и принимают оплату (стадия «КП согласован»). 
Аналогично происходит работа по оставшимся этапам:
«Дизайн разработан» — утверждают ДП командой, отправляют клиенту.
«Правки в дизайн получены» —  вносят правки при их наличии.
«Дизайн-проект согласован» — завершается 2-й этап работ.
«РД разработана» — утверждение рабочей документации командой, отправка клиенту.
«Правки в РД получены» — правки. 
«РД согласована» — завершается 3-й этап работ.
Заключительные стадии:

• Фотосъемка согласована.
• Фотосъемка проведена.

Задачи на всех этапах ставятся вручную. В основном, с воронкой работает проектный менеджер, он же следит за выполнением всех задач.

Обучение
Чтобы сотрудники OFFCON быстро погрузились в возможности системы Битрикс24 и начали работать в ней, руководство компании приняло решение приобрести наш авторский курс по базовым функциям Битрикс24 «Офисные инструменты». 
Главное преимущество «Офисных инструментов» — практическая направленность. Уроки построены на реальных примерах и ситуациях, которые встречаются в бизнесе. Каждое видео сопровождается демонстрацией экрана: сотрудники видят процессы и сразу могут повторить их в системе. После прохождения курса архитекторы начали активно работать с лентой новостей, чатом, диском Битрикс24 и другими инструментами.
Кроме того, наши аналитики провели несколько видеоконференций, где научили сотрудников работать с созданными воронками. Особое внимание во время обучения уделили работе с группами и задачами. 
По итогам обучения сотрудникам предоставлены видеозаписи уроков и инструкции, которые останутся в пользовании компании неограниченное время. 

Преимущества от внедрения

•  Нет потерь информации по тендерам за счет контроля за сделками на всех этапах воронок
•  Экономия бюджета компании за счет использования тарифа «Стандартный» (без маркета) без потери функциональности портала
•  Усовершенствование рабочего процесса за счет внедрения системы контроля на всех его этапах
•  Экономия трудозатрат и повышение качества работы сотрудников за счет внедренных автоматизаций. Теперь не нужно совершать лишние действия по самым частым сценариям работы.
• Нет потери информации при переходе клиента с одного этапа процесса на другой.