Работы по настройке портала «ООО Ведана»

Краткая информация о клиенте:
Компания: ООО "Ведана"
О компании: Компания занимается проведением обучающих курсов по охране и безопасности труда, имеет собственный штат преподавателей, возможность построение индивидуального плана обучения.
Число сотрудников работающих в Битрикс24: более 30 сотрудников.
Город: Краснодар, Нижний Новгород, Москва, Красноярск.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Клиент пришел с задачами организации документооборота и оптимизации воронки продаж:
Сотрудники работают в одной воронки от первого обращения потенциального клиента до завершения с ним сделки, что приводит к долгому зависанию карточки на стадиях.
Проблема с документооборотом: заводимая в CRM информация не дает сгенерировать по клиенту корректный шаблон и полученный документ приходится вручную дорабатывать, прежде чем направлять клиенту. Это касается таких документов, как Договор, Счет, Счет-оферта и другие.
Нельзя сразу понять в каком статусе договорные отношения с клиентом и были ли ранее уже заключения договоров с клиентом, информация храниться разрознена.
Руководителям филиалов и компании требуется более наглядное представления статуса работы клиентов по воронкам и чтобы генерация документов не приводила к их ручной доработки, чтобы требует дополнительных ресурсов и времени.

Процесс внедрения, особенности проекта
В процессе внедрения производилась взаимодействие как с руководителем компании, так и руководителями филиалов компании, что помогало собрать наиболее полную картину по болям и пожеланиям клиента. Полученная информация дала возможность провести в дальнейшем унификацию документооборота, чтобы учесть особенности каждого филиала.
Договоры с клиентами заключаются рамочные, а по каждой заявки на обучение от клиента идет процесс выставления коммерческого предложения и выставления счета. Работают как с юридическими лицами (ООО, ИП), так и с физлицами. Есть возможность работы без договора по счету-оферте.
Воронка была оптимизирована и разбита:
На воронку ЛИДы — где происходит первое касание с клиентом, процесс определения заинтересованности клиента и получения первичной информации по нему перед конвертацией в Сделку. Воронка ЛИДа состоит из трех стадий (Баласт, Холодные компании, Название) и качественный/некачественный ЛИД.,
На воронку сделки «Продажа» -  где уже идет работа с горячими клиентами, которым выставляются коммерческие предложения, заключается рамочный договор, выставляется счет, готовятся документы по окончанию обучения и акт закрытия работ. Стадии Сделки:

• Звонок
• Получена заявка
• Коммерческое предложение
• Договор
• Cчёт на оплату
• Счет оплачен
• Подготовка документов
• Подготовка акта

Работа с решением. Достигнутые результаты:
Создана воронка и отдельная карточка (смарт-процесс) «Договор», которая при создании имеют связь с карточкой Компании и всегда можно посмотреть закрытые и действующий договор или их отсутствие. Отображение договор на вкладке «Договор» карточки «Компания».
Воронка позволяет наглядно отслеживать статус Договоров компаний имея ясные стадии: Подготовка, Согласование, Подписание, Визирование сторонами, Закрыт, Расторгнут.
В воронке сделок «Продажи» реализована автоматизация:
а) На стадии «Звонок» проверяется — есть ли действующий договор на компании и прикрепляет его к сделке, отображая на вкладке «Договор»
б) На стадии «Договор» проверяется — есть ли действующий договор и при его отсутствии, создается карточка с минимальными данными для дальнейшего его заполнения и согласования с Компанией.
Разработаны шаблоны документов: Договор, Счет, Счет-фактура
Реализация генерация документа через Бизнес-процесс позволила исключить ручную доподготовку документа и решить следующие задачи:
Генерация документа для ООО с холдинговой структурой
Генерация документа за подписью замещающего руководителя компании
Генерация документа с факсимиле и без для филиалов УЧЕБНЫЙ ЦЕНТР "ВЕДАНА"
Генерация документа Счет и Счет-фактура для физических лиц
Возможность перед генерацией документа указать требуемую дату создания документа и для «Договора» требуемую дату окончания его действия.
Для шаблона «Договор» в зависимости от способа оплаты согласованного с клиентом, генерируется необходимая юридически версия формулировки текста договора.

Преимущества от внедрения:
За счет автоматизации сократилось время подготовки документов
Ускорено взаимодействие с клиентами в CRM
У руководителя компании и руководителям филиалов появилась возможность наглядно контролировать статусы работы с клиентами
Появилась возможность производить количественную оценку потенциальных клиентов

Отзыв заказчика о проделанной работе:
Спасибо компании WebMens за проделанную работу, коллегам теперь не требуется ручная доработка документов, что, конечно же, облегчило их труд и позволило высвободить время. Теперь коллеги могут обработать больше запросов от наших клиентов за то же время, что и раньше.