Корпоративный портал ГК Меди

В сети клиник работает 1500 человек, и это главный актив «МЕДИ». Чтобы консолидировать компанию, автоматизировать обработку заявок персонала, ввести способы нематериального поощрения и закрыть другие HR-задачи, руководство компании решило внедрить современный корпоративный портал.

Ранее у клиентов был самописный корпоративный портал. Со временем они поняли, что развивать его дорого и сложно. «МЕДИ» изучили рынок и выбрали обновляемый и развивающийся продукт «Битрикс». К нам они пришли с задачей настроить корпоративный портал под нужды компании. 

Потребности клиента:

• Публикация новостей, поздравлений, благодарностей сотрудников друг другу, баннеров, меню кафе, частных объявлений.
• Нематериальное поощрение членов команды — поблагодарить от лица компании, отметить достижения.
• Автоматизация бизнес-процесса приема нового сотрудника, интеграция с «1С» и Active Directory.
• Автоматизация обращения в технические службы.
• Доработка сервиса бронирования переговорных.
• Доработка и настройка телефонного справочника.
• Доработка и настройка функционала работы с файлами.

Осложняло задачу два обстоятельства:

1)      Коллектив компании разновозрастной, портал необходимо было сделать удобным и понятным для всех, включая самых старших членов команды.

2)      В «МЕДИ» очень строгие требования к безопасности. С порталом компании не было удаленного взаимодействия, всё приходилось делать непосредственно у них.

Решение

Самыми интересными задачами оказались автоматизация бизнес-процессов и интеграция с «1С:ЗУП» и Active Directory, об этом расскажем подробнее. 

Бизнес-процесс №1: автоматизированная регистрация нового сотрудника

Изначально данные о новом пользователе загружаются в «1С»: ФИО, должность, место в оргструктуре. Специалисты со стороны клиента подготовили модуль для интеграции «1С», а мы настроили автоматический обмен информацией с корпоративным порталом.

Одновременно мы синхронизировали пользователей с Active Directory через личные идентификаторы. Теперь сотрудники под одним логином и паролем с любого компьютера, с сохранением настроек прав доступа заходят и во внутреннюю сеть, и на корпоративный портал. Чтобы сделать процесс еще удобнее, мы подключили сквозную NTLM авторизацию. Человек единожды вводит логин и пароль, когда заходит в сеть, и его автоматически «узнает» еще и корпоративный портал.

После того как данные из «1С» выгружаются на портал, запускается автоматизированный бизнес-процесс регистрации нового сотрудника. Параллельно выполняются три ветки: в службе IT, в подразделении информационной безопасности и в административно-хозяйственном отделе.

На ответственные группы ставятся задачи о выполнении регламентных операций с новым сотрудником, предоставляются исходные данные, происходит согласование ответственного за исполнение заявки.

В итоге IT-служба создает учетную запись и выдает руководителю нового пользователя логин, пароль, почту и номер телефона. Административно-хозяйственный отдел обустраивает рабочее место, если нужно, проводит сеть, приобретает оборудование, канцелярские принадлежности и всё, что необходимо. К концу бизнес-процесса новичок садится за готовый рабочий стол, заходит в компьютер под выданным ему паролем и спокойно приступает к своим обязанностям.

Бизнес-процесс №2: автоматизация обращений в технические службы

У сотрудников компании время от времени возникают проблемы, которые должны решать технические службы: сломался стул, понадобилось провести интернет или установить новое ПО и т.п. Мы автоматизировали бизнес-процесс обращения в сервисные группы от заявки до получения результата.

Любой пользователь может отправить запрос на решение своей проблемы. Для этого он должен запустить бизнес-процесс, указать сервисную группу и описать задачу.

Сотрудники соответствующей технической службы видят реестр поступивших заявок и могут начать обрабатывать любую из них. Факт ознакомления специалиста с новой задачей фиксируется в журнале. Первым действием сотрудник либо берет заявку сам, либо переводит ее на коллегу или на другую сервисную группу. После того как определен ответственный, на него ставится задача с описанием проблемы. В качестве постановщика — автор заявки, в качестве наблюдателя — руководитель технического специалиста. Задача привязана к рабочей группе подразделения.

В конце процесса сотрудник помечает заявку как исполненную или указывает, что нужно участие другой технической службы. Например, надо провести интернет к рабочему месту. Одна техническая служба штробит стену и готовит короба для проводов. Проложить кабель и подключить сеть должны уже другие люди. После первого этапа работ заявку перенаправляют на следующую сервисную группу, и модифицированная задача проходит по тому же алгоритму. Если заявка не выполнена и не передана в другую службу, требуется написать комментарий.

Результат

Весь функционал, которым клиент пользовался на самописном портале, мы воспроизвели на «Битрикс» в обновленном и улучшенном виде. Настроена интеграция с AD и «1С», NTLM авторизация. Мы выполнили все пожелания клиентов по HR-функционалу. В итоге «МЕДИ» успешно перешли на корпоративный портал «Битрикс» с выигрышем в возможностях, удобстве пользования и перспективах развития.