Общество с ограниченной ответственностью Электропромсервис

Краткая информация о клиенте
Компания – занимается комплексными решениям в энергетики. От конструирования и производства НКУ до комплексной поставки оборудования с монтажом, пусконаладкой и вводом в эксплуатацию. Отрасли внедрения продукции: металлургия, инфраструктура, нефтегазовая промышленность, энергетика, горнодобывающая промышленность и машиностроение.
Оборот от 150 млн./год, 20 + человек персонала.
Изначально компания пыталась пользоваться CRM системой, но каждый раз возвращалась к куче Excel документов. Передача заказов в производство осуществляется на бумаге или при личном разговоре. Все заявки и реестры записываются вручную. Контроль нумерации документов осуществляется через Excel и подбивается вручную. Процесс согласования документов не регламентирован. Не выстроена система пост продажного обслуживания. Контроль над продажами низкий: неизвестное количество входящих заявок, неизвестна нагрузка на менеджера продаж, неизвестен потенциал по продажам. Коммуникация с клиентами замкнута на конкретном человеке и при необходимости передать ее другом сотруднику возникает куча сложностей.

Необходимость внедрения Битрикс24
На момент старта проекта, компания в основном работала в Excel. Много операционной работы, которой перегружены сотрудники. CRM, которая должна была упростить работу, добавила еще больше обязанностей, ведь приходилось заполнять и ее и Excel-реестры. Не прозрачная работа с клиентом, все на личных телефонах и мессенджерах сотрудников. Колоссальный риск утечки клиентской базы. Высокий риск вмешательства человеческого фактора в учетную систему, так как все файлы общедоступны с возможностью редактирования, одно неверное движение и информация может быть утрачена навсегда. Проблемы с качеством коммуникации между офисом и производством, из-за этого увеличенные сроки реализации. Сложности в отслеживании информации о гарантийном обслуживании и системном техническом обслуживании оборудования у клиентов. Данные и аналитику не собирали.

Процесс внедрения, особенности проекта
Для начала была проведена ознакомительная встреча с топ менеджментом компании для определения основных болей и первостепенных задач. Для детального понимания и полного погружения в процессы компании наша команда провела аудит бизнес-процессов.
Все бизнес-процессы компании были описаны в формате карты процессов, анализ которой позволил нам выявить основные точки роста и оценки возможностей IT-автоматизации, а также подготовить рекомендации по оптимизации выявленных точек роста.
Первым этапом стала установка и развертывание коробочной версии Битрикс24, базовая настройка и обучение сотрудников основным функциям системы для того, чтобы они сразу могли понимать суть проекта, привыкать к продукту и своевременно давать обратную связь.
Вторым этапом стала интеграция Битрикс24 с внешними сервисами, настройка воронки продаж и частичная автоматизация процесса, после которого, также последовало обучение сотрудников и запуск работы с клиентами в тестовом режиме.
Третьим этапом был осуществлен сбор обратной связи от команды и дальнейшая корректировка системы для более комфортной работы сотрудников. А также индивидуальное обучение с каждым сотрудником, и компания приступила к полноценной работе с продуктом. 
К особенностям проекта, можно отнести страх сотрудников перед новым инструментом, так как уже была попытка внедрения CRM-системы, которая привела к увеличению нагрузки менеджеров, некорректной статистике.

Работа с решением. Достигнутые результаты
Сотрудники компании постоянно используют воронку продаж и производства в работе, фиксируют данные по сделкам и просчитанным КП. Руководство предприятия видит текущие результаты работы, узкие места и могут точечно принимать стратегические решения по отладке данных процессов.

Преимущества от внедрения
Компания увидела текущие показатели работы и теперь может применять исправительные решения процессов для повышения объема продаж. Повысился уровень клиентского сервиса.
Примеры использования системы в рабочих ситуациях
Клиент заказчика оставляет данные о заказе в срм-форме, данные из которой опадают в Битрикс24 к закрепленному менеджеру. Менеджер проводит сделку по воронке продаж, выполняя сопутствующие задачи, а система автоматически уведомляет клиента о текущем статусе заказа. После завершения работы и закрытии сделки, система автоматически напомнить менеджерам о прекращении срока гарантийного обслуживания у клиента.

Отзыв заказчика о проделанной работе
На данный момент работы с системой клиента продолжаются. Заказчик тестирует новый опции и дает обратную связь. По результату обсуждения, мы адаптируем функциональность системы под задачи компании.