Внедрение CRM «ООО Открытый Мир»
Краткая информация о клиенте:
Компания: ООО «Открытый мир»
Количество сотрудников в Битрикс24: до 100 пользователей
Направление деятельности: Предоставление услуг по бронированию отелей
Город: Краснодар
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
ООО «Открытый мир» работает с большим количеством сделок, касающихся бронирования отелей. К нам обратилась с запросом на оптимизацию своих бизнес-процессов и повышение эффективности работы. Главной задачей было внедрить систему, которая позволила бы автоматизировать и контролировать работу с большим потоком клиентов.
Когда директор обратился в WebMens, основной проблемой была организация сотрудников по проекту. Для заказчика было крайне важно выстроить систему анализа качества и количества проводимых сделок, внедрить единые стандарты работы, а также инструменты контроля эффективности сотрудников.
Список задач:
Компания: ООО «Открытый мир»
Количество сотрудников в Битрикс24: до 100 пользователей
Направление деятельности: Предоставление услуг по бронированию отелей
Город: Краснодар
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
ООО «Открытый мир» работает с большим количеством сделок, касающихся бронирования отелей. К нам обратилась с запросом на оптимизацию своих бизнес-процессов и повышение эффективности работы. Главной задачей было внедрить систему, которая позволила бы автоматизировать и контролировать работу с большим потоком клиентов.
Когда директор обратился в WebMens, основной проблемой была организация сотрудников по проекту. Для заказчика было крайне важно выстроить систему анализа качества и количества проводимых сделок, внедрить единые стандарты работы, а также инструменты контроля эффективности сотрудников.
Список задач:
- Автоматизация процесса распределения заявок.
- Упрощение работы со сложными заказами через настройку смарт-процесса.
- Настройка большого количества шаблонов документов
- Интеграция с сайтом.
- Настройка телефонии и интеграций.
Процесс внедрения, особенности проекта:
Руководство выбрало в подрядчики WebMens, так как ранее сотрудничало по дочерней компании и в ней проводило настройку Битрикс24. Руководитель проекта внедрения Битрикс24 предоставлял информацию, вносил корректировки, участвовал в тестировании и принимал финальные работы. Во время внедрения и разработки технического задания, была сложность цифровизации блок схемы всего процесса. Нужно было время на проработку не только вопросов, но и архитектуры решения прежде, чем начинать настройку автоматизацию на портале.
Были автоматизированы воронки, созданы смарт-процессы, настроены бизнес-процессы по отслеживанию заявок с сайта и других источников, проведено комплексное обучение, что позволило сотрудникам воспользоваться системой Битрикс24 самым эффективным способом.
Работа с решением. Достигнутые результаты:
В рамках внедрения было принято решение реализовать следующий функционал:
1.1 Настроена воронка лидов
На данном этапе настроены статусы, и их автоматизация с «Не обработан» до «Квалификация лида».
1.2 Настроена общая воронка сделок
Настроена автоматизация от статусов «В обработке» до статуса «В работе» и завершение работы со сделкой.
1.3 Настройка смарт-воронки.
Начиная с этапа общей воронки сделки статус «В работе» были интегрированы воронки смарт-процесса «Работа по товарам», а именно: разные виды бронирований, дополнительных услуг и работы с денежными средствами (депозит, возврат и перенос).
1.4 Автоматизация процесса распределения между менеджерами лидов
Автоматизация была настроена исходя из следующей логики: если поступил повторный лид, то названия лида изменяется с тем, чтобы видеть номера предыдущих заявок, дополнительно пределяется ответственный из последней созданной заявки. Если лид в первый раз был создан, то запускается распределение заявок с учётом рабочего дня и групп сотрудников распределения.
1.5 Настройка шаблонов документов
Среди шаблонов документов, которые были установлены и настроены на портале, можно выделить: счет, подтверждение бронирования, акт, ваучер для трансфера и для заезда, заявка на бронирование, предварительный счет, договор, дополнительные соглашения, счет-оферты на страховку, на билеты, на трансфер и прочее.
1.6. Настройка интеграции с сайтом и социальными платформами
На сайт под каждые предложения санаториев и отдельных городов, были установлены CRM-формы. Подключены открытые линии whatsapp и телеграм. Настроена в соответствии со структурой компании портала, чтобы обеспечить распределение заявок по конкретным городам и ответственным за них сотрудников.
Преимущества от внедрения:
В рамках внедрения было принято решение реализовать следующий функционал:
1.1 Настроена воронка лидов
На данном этапе настроены статусы, и их автоматизация с «Не обработан» до «Квалификация лида».
1.2 Настроена общая воронка сделок
Настроена автоматизация от статусов «В обработке» до статуса «В работе» и завершение работы со сделкой.
1.3 Настройка смарт-воронки.
Начиная с этапа общей воронки сделки статус «В работе» были интегрированы воронки смарт-процесса «Работа по товарам», а именно: разные виды бронирований, дополнительных услуг и работы с денежными средствами (депозит, возврат и перенос).
1.4 Автоматизация процесса распределения между менеджерами лидов
Автоматизация была настроена исходя из следующей логики: если поступил повторный лид, то названия лида изменяется с тем, чтобы видеть номера предыдущих заявок, дополнительно пределяется ответственный из последней созданной заявки. Если лид в первый раз был создан, то запускается распределение заявок с учётом рабочего дня и групп сотрудников распределения.
1.5 Настройка шаблонов документов
Среди шаблонов документов, которые были установлены и настроены на портале, можно выделить: счет, подтверждение бронирования, акт, ваучер для трансфера и для заезда, заявка на бронирование, предварительный счет, договор, дополнительные соглашения, счет-оферты на страховку, на билеты, на трансфер и прочее.
1.6. Настройка интеграции с сайтом и социальными платформами
На сайт под каждые предложения санаториев и отдельных городов, были установлены CRM-формы. Подключены открытые линии whatsapp и телеграм. Настроена в соответствии со структурой компании портала, чтобы обеспечить распределение заявок по конкретным городам и ответственным за них сотрудников.
Преимущества от внедрения:
- Благодаря созданной связке сделки и смарт-процессу с несколькими воронками, удалось избавится от загромождения полей, сложности работы с большим количеством гостей, с разными услугами и условиями. Каждая услуга отдельно отслеживается, что позволяет точно и аккуратно: контролировать и отслеживать работу с клиентом.
- Производственный процесс полностью перенесен в Битрикс24. В карточке каждого проекта видно его текущее состояние. Процесс стал полностью подконтрольным.
- Отчёты предоставляют полную информацию о динамике и количестве сделок на протяжении определенных периодов, что позволяет лучше анализировать процессы и принимать обоснованные решения для дальнейшего развития и оптимизации бизнеса.
- Внедрение Битрикс24 позволило оптимизировать бизнес-процессы компании, автоматизировать задачи и улучшить управление проектами.
- Проведено обучение, благодаря которому менеджеры могут беспрепятственно и успешно использовать портал Битрикс24.
Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:
- Внимательная работа бизнес-аналитика;
- Готовность решать масштабные и сложные задачи.
Название проекта
Внедрение CRM «ООО Открытый Мир»
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Рынки и торговля
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2023
Узнать стоимость внедрения
