Как Битрикс24 помог 2K-Line ускорить обработку заказов и улучшить взаимодействие с клиентами

2K-Line (юр. лицо ООО Магнит Кэпитал) — логистическая компания из Владивостока, специализирующаяся на доставке товаров из Китая. Среди клиентов компании — крупные российские селлеры, реализующие продукцию на маркетплейсах и в офлайн-точках. 2K-Line берет на себя все процессы, связанные с доставкой товаров, оформлением документов и прохождением таможенного контроля.

Менеджеры 2K-Line вели учет заказов в Excel. В этих же таблицах рассчитывались таможенные риски и составлялись списки товаров для погрузки. Все данные вводились вручную — это отнимало много времени и часто приводило к ошибкам: опечаткам, дублированию информации, неверным расчетам.

Одной из самых сложных задач была комплектация грузов. Компания напрямую сотрудничает с несколькими фабриками-производителями в разных регионах Китая, откуда товары отправляются на единый склад в Дуннине. Чтобы доставка была выгодной, транспорт нужно загружать максимально эффективно. Но без автоматизации это занимало слишком много времени. Менеджеры вручную подбирали грузы, рассчитывали их вес и объем, учитывали маршруты и сроки доставки.

Для решения этих проблем руководство 2K-Line приняло решение внедрить CRM-систему, которая автоматизировала бы учет заказов, сократила бы количество рутинных задач и упростила контроль за процессами. С этой задачей они обратились в Первый Бит. После анализа текущей ситуации и обсуждения проекта были сформулированы ключевые задачи:

• Разработка удобного личного кабинета для клиентов.

• Автоматизация расчета стоимости и сроков доставки.

• Оптимизация процесса формирования грузовых партий.

• Внедрение системы отслеживания заказов на всех этапах доставки.

Для 2K-Line был разработан сайт с информацией о компании, ее услугах, тарифах и условиях доставки. На сайте также доступен личный кабинет, с помощью которого клиенты могут оформлять заказы и отслеживать их статус.

В личном кабинете клиенты могут просматривать товары, проверять счета и скачивать необходимые документы. Вся информация о заказах собрана в одном месте, что сделало процесс взаимодействия с компанией гораздо удобнее. Онлайн-калькулятор позволяет рассчитать стоимость доставки с учетом веса, габаритов, типа груза, упаковки и пунктов отправки и получения.

Настройка CRM

Для автоматизации обработки заказов была внедрена и настроена CRM-система Битрикс24. Каждый этап обработки заказов теперь синхронизирован между клиентами, менеджерами и сотрудниками компании. После оформления заказа на сайте заявка автоматически попадает в CRM, затем они проверяют данные, связываются с клиентом, и после оплаты заказ передается для дальнейшей обработки.

Оптимизация формирования торговых партий

Торговые партии теперь формируются прямо в CRM. Сотрудникам достаточно выбрать товары, которые могут быть отправлены одной машиной, и создать партию. После этого Битрикс24 автоматически генерирует все необходимые данные для отгрузки.

Отслеживание товаров с помощью QR-кодов

После формирования партии список товаров отправляется на пункт отгрузки, где система автоматически генерирует два QR-кода: один для всей партии, второй — для конкретного товара. После загрузки машины ответственный сотрудник сканирует первый QR-код, и статус всех заказов автоматически меняется в CRM. Когда машина прибывает на склад, товары снова сканируются. После этого товары проходят таможенную обработку и отправляются в Россию.

Внедрение Битрикс24 помогло 2K-Line автоматизировать логистику и упростить работу с заказами. Раньше менеджеры вручную заполняли таблицы, рассчитывали параметры грузов и следили за статусами заказов. Теперь все ключевые процессы автоматизированы — сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции и сосредоточены на решении более важных задач.

• Заявки обрабатываются быстрее. После оформления на сайте они сразу попадают в CRM — менеджеры получают уведомление и тут же приступают к работе.

• Личный кабинет снизил количество обращений клиентов. Клиенты сами оформляют заказы, отслеживают их статус, а также могут скачать нужные документы по заказу прямо из личного кабинета. 

• Формирование грузовых партий происходит в несколько кликов. Сотрудники просто выбирают товары в CRM, а система автоматически рассчитывает вес, объём и формирует документы для отгрузки.

• QR-коды для контроля доставки минимизировали ошибки при отгрузке и приемке, так как статусы обновляются автоматически после каждого сканирования.