ООО "ТЗ ДВ"

ТЗ ДВ: как структурировать ведение документации в строительной отрасли?

1. Краткая информация о клиенте:
Клиент: Технический заказчик Дальний Восток (ТЗ ДВ)
Город: Владивосток
Направление деятельности: оптовая торговля (В2В)
Тариф Битрикс24: Профессиональный
Количество сотрудников: до 10
Компания занимается управлением проектами в строительстве и сотрудничает с крупными российскими застройщиками в сфере возведения жилых комплексов. Подбирает подрядчиков для выполнения работ и оформляет документацию. 

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент.
Компания занимается  инженерно-техническим проектированием, строительным контролем и авторским надзором, поэтому сотрудникам приходится работать с большим количеством документов. Даже небольшие задержки при подготовке документов в масштабе компании могут сильно замедлить

развитие бизнеса. Поэтому в компании решили сократить время подготовки необходимых бумаг к проекту и выстроить чёткий процесс согласования договоров и актов как внутри организации, так и с заказчиками. Ещё одно задачей было настроить чёткое взаимодействие между отделами и ускорить работу.
Первоначальный список необходимого функционала:
Выстроить процесс согласования договоров и актов.
Автоматизировать постановку задач и контроль сроков их выполнения.
Систематизировать взаимодействие по проектам с заказчиками в одном месте.
Настроить коммуникацию между отделами.
Для выбора подрядчика оставили заявку на сайте Битрикс24 и обратились к топовым партнёрам Битрикс24, в число которых входила компания INVO Group. Первоначально  попробовали работать с другим интегратором, который локально находился на территории Дальнего Востока, ближе к клиенту, но сотрудничество прервалось, так как было недостаточно просто настроить функционал CRM. Необходимо было глубокое погружение в бизнес-процессы и выработка индивидуальный настроек на базе Битрикс24.
При дальнейшем поиске руководству понравилась продемонстрированная авторская технология внедрения Битрикс24 от INVO Group, а также первый этап предпроектного исследования, во время которого можно было подробно разобрать, что будет внедрено.
Состав рабочей группы со стороны заказчика:

Заместитель директора по строительству предоставлял всю необходимую информацию по процессам и принимал готовые работы. Директор  присутствовал на всех встречах и отслеживал этапы настройки системы.
С какими сложностями столкнулись на этапе внедрения:
На данном проекте автоматизация была сложна для реализации, так как нужно было подстроить систему и под параллельные, и под последовательные бизнес-процессы.
Благодаря возможности кастомизировать систему управления Битрикс24 и квалифицированности бизнес-аналитика INVO Group, широкий функционал CRM закрыл все потребности клиента на данном этапе.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.
Что было сделано во время реализации проекта:
Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.
Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.
В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:
Стандартные модули Битрикс24:
1. CRM: 
1.1 Настроена воронка заключения договора. Процесс заключения договоров разделяется на чёткие этапы с задачами, в которых отражено какой результат нужно получить и в какие сроки.
2. Смарт-процесс
2.1 Настроен смарт-процесс «Объекты», в котором менеджер после заключения договора может выбрать, какие виды работ будут выполнены в данном проекте
2.2 Настроен смарт-процесс «Строительно-монтажные работы», в котором на определённой стадии проекта можно отследить, какие работы сейчас ведутся.
3. Контакт-центр
3.1 Настроена интеграция с WhatsApp.
3.2 Настроена интеграция с Telegram.
Все интеграции с мессенджерами позволяют получать и отправлять сообщения прямо в Битрикс24.
4. Списки:
4.1 Настроен реестр «Выполненные работы».
4.2 Настроен реестр «Оплаченные работы».
4.3 Настроен реестр «Аванс».
Реестры являются альтернативой отчётам, тем самым реестры позволяют собирать аналитику по нужным показателям. 
5. Задачи (группы/проекты):
5.1 Настроена группа заключения договора.
5.2 Настроена группа строительно-монтажных работ.
Данные группы создаются при получении заявки и позволяют структурировать работу над каждым объектом. В них есть свои чаты, хранилища данных, календари, задачи, которые относятся только к соответствующим группам. 
6. Маркет-плейс:
6.1 Подключено приложение «ChatApp», которое позволяет отправлять и принимать сообщения из WhatsApp и Telegram, а также создавать групповые диалоги с клиентами в Битрикс24.
7. Облачное хранение данных:
7.1 Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
Все папки для документации создаются автоматически, менеджерам остаётся только загрузить документ. В задачах сразу вшиты ссылки на нужные папки.
8. Чат и видеозвонки:
8.1 Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
8.2 Видеозвонки помогают оперативно выходить на связь через портал Битрикс24. 

• Все коммуникации сотрудников ведутся на едином портале, упорядочена работа над проектом.
• Вся история взаимодействия с клиентами сохраняется, упорядочено ведение всей необходимой документации.
• Автоматизирован процесс от поступления заявки до завершения работы над объектом.
• Руководителям больше не нужно держать большой объём задач и данных в голове, бизнес-процессы оцифрованы.

5. Преимущества от внедрения.
Канбан реализован в виде виртуальной онлайн-доски для работы с проектами и задачами внутри проектов. Система управления заказами Битрикс24 делает процессы выполнения обязательств прозрачными. Онлайн-доска наглядно показывает на каком этапе находится та или иная задача.
Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10
Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• предложенные решения, которые решили конкретные задачи,
• предпроектное исследование — на самом старте удалось посмотреть формат работы INVO Group, убедиться в профессионализме и получить анализ эффективности работы процессов;
• подход с внедрением MVP — готового портала с минимально необходимым и самым важным функционалом, который позволил запустить СRM в кратчайшие сроки.

Чтобы проектирование процессов осуществлялось отраслевым специалистом.