ООО АльянсВижн

Alliance Vision: как контролировать процесс отгрузки товаров с помощью Битрикс24?

1. Краткая информация о клиенте:
Клиент: Alliance Vision
Город: Москва
Направление деятельности: продажа и обслуживание металлообрабатывающего оборудования
Web: https://www.alliancevision.ru
Тариф Битрикс24: Профессиональный
Количество сотрудников: 20-50
Компания «АльянсВижн» осуществляет поставки различной технологической оснастки, фрезерное, токарное оборудование и другие виды электронных промышленных устройств из Тайваня, Кореи, Турции, Бельгии и Китая для нужд предприятий Российской Федерации. Даже под влиянием условий пандемии и приостановки всех международных поставок специалисты разработали альтернативные логистические способы доставки высокотехнологичного промышленного оборудования на территорию РФ.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент.
В компании отсутствовала прозрачность по процессу продаж. Чаще всего, на этапе отгрузки товара менеджеров не оповещали об этом, поэтому и клиентам забывали выставлять счета, поэтому и затягивались сроки. Поэтому было важно  систематизировать продажи, чтобы сотрудники понимали что и на каком этапе нужно делать.
У руководства уже был личный положительный пользовательский опыт в Битрикс24, но, не смотря на это, был проведён тщательный анализ CRM-систем, чтобы функционал закрыл все потребности бизнеса, а опционально была возможность смотреть в будущее развитие портала.
Первоначальный список необходимого функционала:

• Оцифровать процесс продаж.
• Настроить взаимодействие между отделами.
• Автоматизировать постановку задач и контроль сроков их выполнения.

При выборе подрядчика, клиент опирался на отзывы и на диалог, который был выстроен на этапе презентации услуг. Поэтому из пяти компаний, рекомендованных вендором,  сделали выбор в пользу именно INVO Group.
Состав рабочей группы со стороны заказчика:
Технический директор был основным идеологом проекта, координировал ход внедрения и принимал готовые работы. Руководитель отдела продаж предоставлял всю необходимую информацию по процессам компании и вносил корректировки при необходимости. Генеральный директор периодически включался в работу группы внедрения, отслеживал этапы настройки системы.
Участники с самого начала распределили роли в проекте, это позволило реализовать внедрение чётко и в срок.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.
Что было сделано во время реализации проекта:
Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.
Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.
Стандартные модули Битрикс24:
1. CRM:
1.1 Настроена воронка продаж, которая разделяет процесс продажи на чётко регламентированные этапы. Благодаря этому качество и скорость обработки заявок повышаются. Менеджеры знают, что и когда нужно делать со сделкой, кто ответственный. Для руководителя воронка накапливает подробную аналитику по сделкам: сколько успешных сделок, сколько проигранных, конверсия и т.д.
2. Контакт-центр:
2.1 Подключена телефония, которая позволяет звонить и принимать звонки, а также записывать разговоры и прослушивать записи прямо в Битрикс24.
2.2 Подключена интеграция с WhatsApp, которая позволяет отправлять и принимать сообщения прямо в Битрикс24.
3. Списки:
3.1 В рамках программы лояльности был настроен реестр счетов, который выполняет функцию хранения и анализа данных.
4. Задачи (группы/проекты):
4.1 Настроена группа логистики.
4.2 Настроена группа закупки.
5. Работа с документами:
5.1 Настроен шаблон договора.
5.2 Настроен шаблон акта об окончании пусконаладочных работ.
5.3 Настроен шаблон акта приёма-передачи.
5.4 Настроен шаблон 2 письма об отгрузки.
5.5 В рамках программы лояльности настроен шаблон письма о прибытии оборудования.
Шаблоны позволяют формировать документы моментально и без ошибок.
5. Аналитика:
5.1 Настроены базовые отчёты Битрикс24, которые позволяют просматривать объем сделок по компаниям и менеджерам, конверсию, просроченные сделки и причины провала.
6. Маркет-плейс:
6.1 Установлено приложение ChatApp, которое позволяет принимать и отправлять сообщения Telegram прямо в Битрикс24.
6.2 Подключена телефония Mегафон, которая позволяет звонить и принимать звонки, а также записывать разговоры и прослушивать записи прямо в Битрикс24.
7. Облачное хранение данных:
7.1 Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
8. Чат и видеозвонки:
8.1 Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
8.2 Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24. 

4. Работа с решением и достигнутые результаты со стороны клиента:
Автоматизирован процесс продаж, заявки попадают в CRM для дальнейшей обработки.
Сроки выполнения заказов теперь под контролем. В системе видно на каком этапе выполнения находится каждый заказ и укладываются ли в оговоренные рамки.
Вся коммуникация происходит в одном месте, сохраняется история взаимодействия в карточке сделки. Менеджеры заполняют необходимые данные, а в дальнейшем можно анализировать клиентов и работу сотрудников.
Автоматически формируются документы, что позволяет тратить меньше времени и не допускать ошибки.
Все внутренние коммуникации сотрудников переведены в Битрикс24. Сформировано единое пространство для общения.
Появился удобный инструмент планирования, договорённости соблюдаются и координируются встречи/созвоны с клиентом.

5. Преимущества от внедрения:
Достигнута самая важная цель — прозрачность. Благодаря системе управления продажами больше не будет возникать ситуаций, когда клиенту вовремя не позвонили или забыли отправить сообщение.
Теперь процессы в отделе продаж упорядочены. Налажено взаимодействие между отделами внутри компании, чтобы быстрее увеличивать прибыль. 

6. Отзыв клиента
Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10
Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• щепетильный подход;
• терпение и внимательность.

Технический директор компании Alliance Vision  отметил, что лично для него это был новый продуктивный опыт работы в проекте: в режиме реального времени была продемонстрирована концепция удалённого офиса как действительно работающая бизнес-модель, где можно зарабатывать деньги.