Внедрение Битрикс24 в BLACK SQUARE EXPORT

1.О клиенте
Компания BSE (BLACK SQUARE EXPORT) занимается грузовыми авиаперевозками уже более 10 лет. Они предоставляют полный спектр торгово-экономических и транспортных услуг в сфере транспортировки любых товаров из КНР.
Доставка осуществляется в Россию, Белоруссию и Казахстан. Есть офис, как в России, так и в Китае.
Сейчас в Битрикс24 работает 24 сотрудника.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел клиент?
Отдел продаж, склад и отдел логистики использовали для работы разные CRM-системы и программы.
Проблема состояла в том, что сотрудники, работая в разных системах, путались и совершали ошибки, было сложно отслеживать их работу и собирать точную статистику продаж, отгрузок и т.д.
Цели и задачи автоматизации:

• Настроить воронки CRM по направлениям деятельности;
• Подключить источники коммуникаций к Битрикс24;
• Автоматизировать процесс обработки заказов;
• Настроить отчеты по оценке работы менеджеров

Ключевые критерии при выборе Битрикс24:

• Широкий функционал для автоматизации отдела продаж и получения статистики;
• Широкий спектр интеграций с другими системами;
• Удобный интерфейс, который настраивается под каждый отдел.

Клиент выбрал нас, потому что его заинтересовал наш опыт внедрения автоматизации в компании, где есть отдел закупок.
Внедрение проекта автоматизации
Компания активно работает с новыми и постоянными клиентами.
В первую очередь были настроены воронки продаж для работы с новыми клиентами, потом с постоянной клиентской базой и воронка для связи с отделом закупок.
Была настроена автоматизация процессов, которая помогает сократить время на обработку заявок и повысить качество обслуживания клиентов. Она позволяет сотрудникам видеть текущий статус каждой сделки и принимать необходимые меры для ее успешного завершения.
Технические сложности возникли, когда клиент планировал реализовать загрузку бланка заказа в формате Excel в Битрикс24, где каждая строка данного бланка должна была превратиться в товар и не загружать сильно портал.
Для этого мы предложили клиенту коробочную версию Битрикс24 и сделали под нее разработку. В итоге, товары можно просматривать и редактировать в интерфейсе Битрикс24, не заходя в Excel. Единый интерфейс заказов исключает ошибки, когда отдел продаж и закупок обрабатывают заказы.
Сложность внедрения состояла в  том, что уже на финальном этапе настройки, клиент поменял свою схему продаж и нам пришлось вносить изменения  в техническое задание и достраивать crm-систему, вносить изменения в автоматизацию, чтобы воронки работали с учетом новых требований.
Для оперативного обучения сотрудников работе с Битрикс24, мы создали базу знаний, содержащую информацию где и какие разделы, какими инструментами им пользоваться.
По итогам проведенной работы руководителям проще анализировать текущую работу и строить планы по продажам. Вся компания перешла на работу в Битрикс24 из других сервисов.

3. Процесс внедрения, особенности проекта
Сначала, для обработки заявок от новых клиентов были настроены лиды и воронка.
Благодаря настроенным стадиям сотрудники теперь видят, сколько пришло новых обращений, сколько сейчас находится в работе и сколько уже обработано.
Далее, для удобной связи с отделом закупок, выстроена автоматизация по переносу данных заказа в отдельную воронку по закупкам. Это позволяет контролировать выполнение работ по сделкам и своевременно реагировать на возникающие проблемы.
Так же была настроена воронка для обработки сделок по повторным клиентам (постоянные клиенты). Сюда попадают обращения клиентов, которые уже есть в базе Битрикс24. Благодаря этому сотрудники могут быстро и эффективно обрабатывать повторные обращения и удерживать клиентов.
Компания внедрила автоматизацию работы с клиентами, что значительно улучшает эффективность работы сотрудников и повышает уровень обслуживания. Настроенные воронки позволяют контролировать выполнение работ по сделкам и своевременно реагировать на возникающие проблемы. Это делает работу компании более прозрачной и эффективной.
Для просмотра активности менеджеров продаж созданы различные отчеты.
Для решения вопроса коммуникации с клиентом подключены различные источники обращений:

• Почта
• Телефония
• WhatsApp
• Вконтакте

Для организации работы отдела закупок реализовано отдельное рабочее пространство. Настроена отдельная воронка со своими стадиями для контроля поиска товаров клиента.
Мы использовали роботов и триггеров для постановки задач, отслеживания работы с чатами.
С помощью бизнес процессов реализована связь между несколькими воронками отделов продаж и отдела закупок. При изменении стадии в отделе продаж или закупок, связанная сделка так же меняет стадию. Это позволяет оставить сделку в отделе продаж для контроля ее менеджером, но при этом реагировать на изменение стадии в отделе закупок. Например, при переводе сделки в отделе продаж в отказ, связанная сделка в отделе закупок направляется так же в отказ.
Сложность проделанной работы состояла в том, чтобы собрать все процессы компании и реализовать их в одном месте. Сотрудникам надо было привыкнуть  к новому интерфейсу программы, для этого мы создали базу знаний, в которой четко прописан регламент работы в Битрикс24 по каждому направлению.

4.Преимущества от внедрения
Мы выделяем следующие преимущества интеграции Битрикс24 в компанию BSE:
1. Повышение эффективности работы сотрудников: стало проще отслеживать действия отделов компании и оценивать результаты работы. Сотрудникам проще обрабатывать информацию и работать с ней в режиме одного окна.
2. Улучшение клиентского сервиса: автоматизация позволяет контролировать процесс продаж и обработку заказов и реагировать на любые изменения в коммуникациях с клиентами.
3. Проще анализировать продажи: все воронки и сделки по клиентам находятся под контролем, которые можно оценить с целью позитивных изменений схемы продаж.
В целом, работа компании стала более прозрачной и эффективной.

5.Отзыв клиента:
«Задачи первого этапа выполнены качественно и уже перешли ко второму этапу автоматизации».