Индивидуальное внедрение для ООО АВАНГАРД СИСТЕМА

1. Краткая информация о клиенте
Компания «Авангард Система» – торговая компания, специализирующаяся на продажах и поставках оборудования для отопления, горячего водоснабжения и комфортного климата в доме. Организация сочетает квалифицированный персонал, развитую инфраструктуру, в том числе большие складские площади в Москве, и партнерскую сеть – более 500 партнеров в Российской Федерации и ближнем зарубежье. Головной офис находится в Москве.
Основная цель, со слов компании – предоставление надежных и качественных брендов, зарекомендовавших себя в России и за границей. При обращении в компанию, за каждым клиентом закрепляется персональный менеджер, который своевременно информирует о важных процессах, а также персональных скидках.
«Авангард Система» помогает подобрать отопительное оборудование под любые проекты: котлы, водонагреватели, дымоходы, накопители, насосное оборудование, конвекторы, печи и камины. Сервисный центр занимается обслуживанием техники торговых марок STIEBEL ELTRON, Alpine Air, ZOTA, Hosseven.

2. Необходимость внедрения Битрикс24.
Запрос был сформулирован предельно четко: необходимо внедрить CRM для оптовой компании. Перед началом использования Битрикс24, большинство процессов компании велись в Google Docs и таблицах. Не была выстроена система продаж, данные о клиентах не вносились в общую базу, а менеджеры могли что-то забывать – держать в голове информацию обо всем просто невозможно.
При выборе Битрикс24 в качестве решения проблем, ключевую роль сыграл широкий функционал и возможности. Сотрудничать захотели с нами, CRM Academy, потому что наш подход откликался генеральному директору.
Постоянных клиентов нужно было внести в базу данных, чтобы наглядно видеть процесс сотрудничества, следить за всеми контактами. Компания нуждалась в системе, чтобы не упустить возможности и визуализировать работу: количество переговоров, коммерческих предложений, документов.
За каждым менеджером закреплено определённое количество клиентов, тут важны были напоминания о том, чтобы связаться с ними снова, предлагая товары и услуги. Не хватало возможности отследить процессы, узнать точное количество звонков и отправленных коммерческих предложений, невозможно было оценить эффективность работы сотрудников.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.
После базового аудита бизнес-процессов компании мы погрузили команду в специфику и нюансы. Стало понятно, какие шаги мы предпримем, в какой последовательности и как клиент может отслеживать текущее положение.
В компании “Авангард Система” работа с клиентами делится на два больших этапа: привлечение холодных клиентов и поддержание контакта со старыми клиентами. Холодный этап состоит из подбора компании, приглашения к сотрудничеству, закрытия сделки. Главная задача – начать совместную работу, отгрузить товар со складов. Дальнейшая задача заключается в постоянном взаимодействии с клиентом: напоминаниями о поставках, предложениями по расширению ассортимента. Главное, делать это ненавязчиво, но и своевременно. Каждый из этапов был оцифрован и синхронизирован с Битрикс24.
Также “Авангард Система”, организовывала семинары, обучения. CRM-система как раз помогала бы в фиксации результатов мероприятий, планировании и анализе.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Сначала мы провели обучение по администрированию портала Битрикс24, что позволило познакомиться с настройками структуры компании, приглашением пользователей, постановкой стартовых задач. Согласовали документы, получили необходимую информацию для настройки CRM. Структурировали воронки на основе интервью по действующим сценариям продаж от первого касания до успешного завершения сделки и дальнейшего взаимодействия. Учли постановку задач по складу и логистике, а также систематизировали работу с проваленными и отложенными на длительный срок сделками.
Создали воронку продаж, интегрировали телефонию и настроили индивидуальные фильтры по карточкам клиентов.

Скриншот 1. Причины провала сделки.
Занесли всю базу контактов с существующими и потенциальными дилерами в CRM-систему, ввели дополнительные поля для ввода информации, например, работу с брендами, что важно для оптовой компании.

Скриншот 2. Поля в карточке контактов по работе с брендами.

Скриншот 3. Дополнительное списочное поле в карточке контактов.
Возникала техническая сложность с аккуратным разделением прав на воронки между отделами, которую решили через дополнительные корректировки процессов.
Интегрировали почту, обучили сотрудников работе с ней и прочими разделами: новостями, чатами, группами, диском, календарем. Теперь письма можно отправлять прямо из Битрикс24 и вся переписка удобно хранится по карточкам. Звонки фиксируются там же, есть возможность прослушать записи, а распределение происходит по заданным сценариям.

5. Преимущества от внедрения
После внедрения и проведения обучения, сотрудники компании “Авангард Система” свободно владеют инструментами Битрикс24, умеют использовать встроенный функционал для собственной работы. 
Все записи уроков по Битрикс24 хранятся на диске компании, благодаря чему новые сотрудники могут легко получить доступ к обучению по задачам, проектам, воронкам и карточкам и любым данным, которые зависят от должности сотрудника.
В течение всего срока внедрения наши коллеги были на связи и отвечали на любые вопросы по Битрикс24, помогали, поддерживали и направляли. Процесс адаптации не из легких, мы прекрасно это понимаем. поэтому готовы прийти на помощь. Благодаря регулярному взаимодействию, все этапы и корректировки были тонко проведены под клиента, что повысило эффективность работы менеджеров в Битрикс24 и помогало сформировать уверенность в действиях.
Работа компании автоматизирована, Битрикс24 интегрирован во многие бизнес-процессы, что значительно упрощает взаимодействие с базой клиентов, выполнение планов и задач, ведение календаря. Вся информация хранится в карточках компаний и клиентов, поля настроены по запросу клиента.