Внедрение CRM «ООО Рокет Логистик»

Краткая информация о клиенте: 
Компания: ООО "Рокет Логистик"
О компании: Аренда Автомобильной техники
Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 4 человека
Город: Москва

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Клиент обратился к нам с задачей автоматизировать бизнес-процесс аренды автомобилей. 
Ранее с Битрикс24 не работал. При выборе системы автоматизации общался со многими компаниями, соответствующего профиля. Остановил свой выбор на системе Битрикс24, поскольку она, по своим возможностям, наилучшим образом соответствует поставленной задаче

Необходимо было решить следующие задачи:

• Учет и отслеживание состояния автомобильного парка.
• Взаимодействие между сотрудниками.
• Качественное обслуживание клиентов.
• Недопущение ошибок и накладок при прохождении бизнес-процесса аренды автомобильной техники.
• Сохранение и пополнение клиентской базы.
• Обслуживание процессов компании по Аренде, ТО, Ремонтам автотехники.

Процесс внедрения, особенности проекта:
При внедрении решались задачи регламентирования работы сотрудников для: 

• Бронирования автомобилей, занятых в различных процессах.
• Юридически правильного оформления взаимодействия с клиентами.
• Учета платежей. Возникающих в процессе аренды, передачи и возврате автомобилей.

Была Налажена система учета данных, связанных с арендой, состоянием и обслуживанием автомобилей. В карточке автомобиля прописаны все его технические характеристики, собраны документы и данные о государственной регистрации автомобиля.  
В связанных с автомобилем реестрах (СП) собраны данные о сделках, проводимых с автомобилем, ТО, ремонтах, платежах.
Реализовано обслуживание и оптимизация бизнес-процессов работы сотрудников:

• Колл центра - Общение с клиентом, автоматическое генерирование договоров, возможность посмотреть занятость арендуемой техники
• Отдела продаж - Своевременная постановка задач по общению с клиентом, передачей, возвратом техники и платежам.
• Отдела технического обслуживания - Ответственный техник имеет возможность контролировать и своевременно проводить плановые мероприятия по обслуживанию и ремонту автомобиля. История этих событий сохраняется в карточке и в привязанных к элементу реестрах событий. 

Работа с решением. Достигнутые результаты:
На портале клиента создана воронка сделок прохождения аренды автомобиля со следующими процессами:

• Общение с новым клиентом. Сохранение данных о новом клиенте, в т.ч. контактных. Сохранение истории общения и возможность её изучить.
• Проверка клиента службой безопасности. Постановка соответствующих задач сотрудникам. Бронирование автомобиля под клиента. Фиксация брони для исключения накладок с другими арендаторами.
• Заключение договора на аренду. Внесение в карточки сделки и контактов данных об арендаторе, водителях арендуемого автомобиля, платежах и сроках, для автоматического генерирования договора с арендатором
• Внесение платежей (текущих, залоговых, компенсационных). Реестр платежей формируется как для всей компании, так и для сделки, и для отдельного автомобиля.
• Определение менеджера, который будет работать с клиентом. Менеджерам ставится соответствующая задача по работе с клиентом.
• Передача автомобиля клиенту. Передача может происходить как в салоне, так и в городе, в согласованной ранее локации. При передаче происходит подписание договора и фотографирование автомобиля (возможно внесение платежа наличными). 
• Отслеживание сроков возврата.Система, за сутки до окончания срока, ставит менеджеру автоматическую задачу связаться с клиентом, договориться о возврате автомобиля или оформить продление аренды.
• Приёмка автомобиля у клиента. При приёмке производится осмотр и фотографирование автомобиля с фиксацией (при наличии) повреждений.
• Определение наличия штрафов или повреждений автомобиля. Через две недели после возврата автомобиля менеджеру ставится задача проверить наличие штрафов вернуть залоговую сумму (с учетом удержания штрафов)
• Возврат или удержание средств залога производится после проверки наличия штрафов и повреждений автомобиля. Создан Смарт процесс «Автомобили», который, фактически, является реестром имеющихся в наличии автомобилей с указанием данных о технике, её характеристик и статусов, в которых находится конкретный автомобиль. Кроме того, сущность содержит историю использования автомобиля. Каждому автомобилю соответствует элемент СП.
• Созданы дополнительные Смарт процессы (Сервис, Прочие события) для прохождения и сохранения действий, производимых с автомобилем.

Преимущества от внедрения:

• Налажена система учета данных, связанная с арендой авто
• Реализовано обслуживание и оптимизация бизнес-процессов работы сотрудников
• Реализовано сохранение истории общения с клиентом и эксплуатации техники.
• Реализовано отслеживание и учет платежей.

Клиенту понравились следующие стороны взаимодействия:

• Наш глубокий анализ бизнеса клиента.
• Детальный разбор с последующей реализацией логики бизнес-процессов компании в Битрикс24.
• Оперативность внедрения проекта и решения текущих вопросов.
• Доброжелательность общения