1. Краткая информация о клиенте
Информация о заказчике
ООО “Новый стиль”, г. Москва. Сайт https://www.trio.ru
Сфера деятельности, число сотрудников (число сотрудников, работающий в Битрикс24), масштаб и география компании.
Компания занимается закупкой и продажей мебели зарубежного производства. В основном закупки производятся в Италии. Количество сотрудников, работающих в портале планируется до 10 человек. 
Компания сотрудничает с итальянскими фабриками и имеет в Москве несколько выставочных магазинов с мебельной продукцией популярных брендов. Опытные консультанты принимают заказы от покупателей, а логисты доставляют товар от производителя до склада в Москве.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Условия старта проекта. Описание ситуации до внедрения Битрикс24.
Сотрудники отдела логистики в своей работе еще никогда не использовала Битрикс24. Чтобы отслеживать выполнение перевозчиком обязательств по доставке (заявкам), они использовали простые записи на бумаге. При увеличении потока заявок столкнулись с тем, что важная информация могла быть потеряна или забыта, контроль за своевременной доставкой мебели перевозчиком из Италии в Россию ослаблен. Покупатель мебели, приобретенный им товар, мог получить с нарушением сроков.
Какие задачи, проблемы сложно или невозможно было решать?
По словам руководителей, в последнее время объем работы в компании значительно вырос. В результате многократно увеличилась нагрузка на сотрудников отдела логистики. Процесс контроля и отслеживания заявок по фабрикам значительно усложнился и мог привести к потере важной информации. Логистам все сложнее было отслеживать ситуацию в полном объеме.
Какие критерии играли ключевую роль при выборе в пользу Битрикс24?
Заказчику стало очевидно, что требуется систематизация информации по заявкам, а также автоматизация типичных действий сотрудников отдела логистики, чтобы существенно упростить и ускорить их работу. Информацию о возможностях Битрикс24 заказчик часто встречал на просторах интернета, а также со слов своих бизнес партнеров, которые уже давно используют Битрикс24 в своей работе. Битрикс24 был выбран заказчиком для решения всех проблем, связанных с систематизацией и структурированием рабочих процессов отдела логистики.
Почему заказчик обратился именно в нашу компанию?
Заказчик выбрал именно наше предложение по сотрудничеству из перечня предложений партнеров Битрикс24, потому что в предоставленных рекомендациях о нашей команде от других клиентов, заказчик узнал о том, что наша команда системно и качественно работает с клиентом. Мы гарантируем зарезервированное время исполнителя на итерацию и постоянный ритм встреч с участниками проекта внедрения. Также немаловажным оказался тот факт, что мы предоставляем неограниченное по времени сопровождение всех пользователей портала в рамках итерации.

3. Процесс внедрения, особенности проекта
Цели и задачи проекта. Проблемы какого отдела решались в первую очередь?
В связи с возросшим количеством заказов на доставку мебели, заказчик обозначил необходимость автоматизации отдела логистики так, чтобы все процессы отдела были прозрачны, управление быстрым и легким, а специалисты отдела (логисты) прошли обучение и умели работать в портале.
Цели внедрения сформулированы так:
В портале должен быть полный объем достоверной информации о продвижении заявки в любой момент времени. Необходимо организовать работу отдела логистики в портале:

• Должно отслеживаться движение заявок от момента создания и передачи заявки перевозчику до момента доставки товара на склад в Москве.
• Заявки должны содержать номера заказов клиентов, номер машины и другие важные сведения по заявке.
• Особые заказы из заявок должны отражаться в CRM для особого контроля и сохранения примечаний по заказу.

С какими техническими сложностями пришлось столкнуться
Заказчик приобрел тариф «Профессиональный», который позволяет использовать все стандартные возможности функционала Битрикс24 и разрабатывать идеи для решения потребностей компании. При разработке внедрения логисты определили, что данные по заявкам не будут генерироваться в портал автоматически, важно заводить заявки в портал вручную. Интеграции каналов связи не нужны.
Какие действия применялись для обучения и вовлечения пользователей
Логисты, которые участвовали в разработке внедрения, принимая настроенное внедрение в пользование, уже полностью знали назначение всех элементов внедрения и умели использовать их в установленных целях. Таким образом, логисты умеют:

• создавать, корректировать, вести по стадиям и наполнять заявки важной информацией.
• находить нужную информацию по всем заявкам в фильтре канбан и настраивать фильтры для наиболее часто используемого варианта фильтрации информации.
• запускать специально настроенные бизнес-процессы, например бизнес-процесс для создания карточки заказа покупателя, прикрепленной к конкретной заявке.

Как топ-менеджмент использует возможности облачной версии Битрикс24
Руководителям и сотрудникам отдела логистики для анализа качества работ перевозчиков по доставке товара до склада всегда видна полная информация о ходе событий в СМАРТ-процессе «Логистика», в любой момент времени. Это особенно важно, потому что обязательства по срокам доставки мебели клиентам должны выполняться своевременно.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Для выполнения поставленных целей был создан СМАРТ-процесс «Логистика»:
 Разработан путь заявки по стадиям в канбан:

• Новая заявка перевозчику         
• Мебель готова? (Проверка через 7 дней)
• Товары по заявке на складе в Италии
• Загрузили в машину
• Доставили на склад? (Проверка через 7 дней)
• Товар на складе
• Фурный брак

 Созданы пользовательские поля, в том числе для сегментации заявок и быстрого поиска нужной информации в фильтре:

• Номер заявки.

Значение поля устанавливается автоматически, т.е настроена автоматическая нумерация заявок с использованием переменных в роботах. Номера заявок отражаются в пользовательском поле «Номер заявки» в карточке процесса.
Обязательные поля, которые необходимо заполнить при создании карточки СП или ее перемещении по стадиям:

• Номера заказов внутри заявки
• Фабрика
• Перевозчик (список)
• Номер машины

. Созданы роботы, с помощью которых:
 Наименование заявки автоматически устанавливается по формату: “Заявка (номер заявки) для (фабрика) (перевозчик)/ дата создания».
Для удобства работы логистов настроена карточка заявки с удобным просмотром данных карточки, а также настроены фильтры канбан для всех пользователей.
Создана воронка продаж CRM для отслеживания особых заказов по важным клиентам с возможностью быстро оставить примечание к заказу и мгновенно уведомить руководителя о таком примечании. Сделки по заказам в CRM создаются автоматически бизнес-процессом при создании карточки заказа.
Настроены бизнес-процессы:
«Новое примечание»
Для быстрого добавления одинаковой текстовой заметки сразу по нескольким заявкам создан умный сценарий «Новое примечание». Текст попадает в пользовательское поле «Примечание» с указанием даты заметки и добавляется к уже имеющемуся тексту в этом же поле. Поле выведено для просмотра в карточке заявки в канбан и показывает в начале строки последнее по времени примечание. Это позволяет сразу получить объемную информацию по последним событиям, не открывая каждую карточку.
 «Обновление номера заявки»
В случае, если по каким-то причинам была удалена карточка заявки и необходимо обновить переменную для корректного отображения номера заявки, то используется данный умный сценарий.
Пользователь выделяет карточку с последним номером заявки и отрабатывает умный сценарий. Сбросится неверный номер заявки в переменных и установиться правильный, т.е последний номер заявки, чтобы расчет следующего номера заявки был корректным.
«Счетчик дней»
Чтобы сотрудники отдела логистики удобнее отслеживали количество дней движения заявки по канбан, создан бизнес-процесс, который ежедневно, до момента доставки товара на склад, увеличивает на единицу значение в пользовательском поле «Счетчик дней».
«Создать карточку заказа»
Создан бизнес-процесс, который запускается при необходимости и по тем заказам, по которым нужно сохранить важную информацию. Бизнес-процесс запускается внутри карточки заявки и создает карточку заказа по этой заявке, одновременно с прикреплением ее к карточке заявки, а карточка заявки прикрепляется к карточке заказа. Пользователю удобно в представлении канбан видеть все заявки «в одном окне» и при необходимости сразу открывать карточку конкретного заказа.
Какая функциональность активнее всего используется? Какие задачи решаются? 
Весь функционал внедрения активно используется. Ответственный за заявку сотрудник проводит качественную работу по заявке, отслеживает все точки ее движения, что помогает ничего не забывать и доводить заявку в стадию «Товар на складе» точно в срок. В случае возникновения нарушения сроков доставки, о таком нарушении становиться известно сразу и к заявке привлекается особое внимание, что позволяет вовремя скорректировать ход событий и таким образом, взятые обязательства по заявке компания для своего клиента выполняет вовремя.
Реальные примеры использования функционала
Качественная работа сотрудника отдела логистики по заявке должна подтверждаться:

• Наличием запланированного следующего шага по заявке с воронки «Загрузили в машину», т.е. запланированным универсальным делом в карточке заявке, по которой товар уже находится в пути и необходимо периодически уточнять ее местонахождение.
• Отсутствием просроченных универсальных дел по заявкам.
• Отражением реальной работы по заявке комментариями в тайм-лайне карточки.

Преимущества от внедрения, которые можно измерить
Автоматизированное рабочее место для сотрудников отдела логистики позволяет вести качественную работу с заявками. Работа стала быстрее, удобнее. Информация систематизировалась. Процесс контроля, отслеживания движения заявок значительно упростился, экономится время обработки заявки.
Нематериальные преимущества от внедрения
Структурная работа с заявками повышает работоспособность и мотивацию сотрудников. Они меньше устают, оценивают эффективность своей работы высоко и более спокойны, т.к. уверенны в качестве процесса контроля движения заявок. На любой вопрос руководителя сотрудники отдела логистики могут дать полный и достоверный ответ по заявке. Управление качеством доставки товаров стало легким и быстрым, чего без Битрикс24 и нашего внедрения не могло быть достигнуто.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе
«Команда СБС организовала качественную работу в портале для сотрудников отдела логистики. Информация по заявкам на доставку не теряется. Всегда видно на доске канбан, по каким заявкам нужно отработать информацию о готовности, доставки на склад и тд. Работа логистов стала системной и прозрачной. Руководители бизнеса получают полный объем достоверной информации о процессе продаж в любой момент времени. В результате у логистов повысилась мотивация и они работают более эффективно.»