ВСК-Тест

Переезд из AmoCRM в Битрикс24: как успешно перенести всё?

Краткая информация о клиенте:
Клиент: Центр сертификаций
Город: Москва
Направление деятельности: услуги по сертификации продукции
Тариф Битрикс24: Коробка
Количество сотрудников: 20-50

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?
Компания занимается сертификацией продукции. Работали в разных системах по разным направлениям: в amoCRM и в самописной системе на базе 1С. Однако их потенциал уже был использован на максимум, требовалось больше функционала. Это замедляло процессы компании, хоть они и были автоматизированы. 
Выбор пал на Битрикс24, потому что эта CRM-система обладает большим набором инструментов. В целях безопасности данных было принято решение приобрести коробочную версию. 
В компании стояла задача перенести из двух CRM-систем всю информацию в единое пространство Битрикс24.
Первоначальный список необходимого функционала:
Перенести данные из сторонних CRM в Битрикс24.
Настроить работу отделов продаж всех направлений.
Настроить каналы коммуникации с клиентами.
Автоматическая постановка задач и контроль сроков выполнения.
Единый портал для общения сотрудников между собой и обмена данными.
Об INVO Group узнали от руководителя. Благодаря хорошей репутации среди партнёров Битрикс24 выбрали в качестве подрядчика именно INVO Group.
Состав рабочей группы со стороны заказчика:
В проекте со стороны клиента участвовали 6 человек: директор по развитию, директор филиала, коммерческий директор и три руководителя подразделений. Они предоставляли всю информацию по работе компании, описывали бизнес-процессы, чтобы все коммуникации с клиентами перенести в одну систему и получить удобную для работы CRM.

С какими сложностями столкнулись на этапе внедрения:
Так как со стороны клиента было много участников, сложно было держать ход проекта в едином ключе. Было много споров и обсуждений, однако, благодаря проактивности со стороны клиента и налаженной коммуникации с подрядчиком, был настроен удобный портал, отвечающий всем требованиям.
Во время внедрения произошла установка обновлений на сервере клиента, из-за этого в коробочной версии Битрикс24 возникали ошибки, тем не менее, это удалось исправить и настроить корректную работу портала.
Что было сделано во время реализации проекта:
Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.
Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.
В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:
Стандартные модули Битрикс24:
1. CRM:
1.1 Настроена воронка лидов, которая концентрирует новые обращения в одном месте, разбивает работу по стадиям и позволяет видеть конверсию.
1.2 Настроена воронка продаж, которая позволяет вести продажи поэтапно, автоматически ставить задачи и напоминания по ним.
1.3 Настроена воронка ведения клиентов.
1.4. Настроена воронка отказов, в которой ведётся работа с неуспешными сделками для работы с возражениями и рекламациями.
2. Смарт-процессы:
2.1 Настроен смарт-процесс, который позволяет работать в воронке ведения клиентов для создания заявок через товары, в последствии с которыми работает технический отдел.
3. Бизнес-процессы:
3.1 Настроены 2 бизнес-процесса по расчёту прибыли в лидах и сделках.
3.2 Настроен бизнес-процесс по автоматическому распределению лидов в подразделения.
3.3 Настроен бизнес-процесс по расчёту прибыли с учётом налоговой ставки и себестоимости (сумма себестоимости товаров).
4. Контакт-центр:
4.1 Настроена интеграция с почтой, которая позволяет принимать и отправлять письма в Битрикс24, а также выполнять рассылки.
4.2 Настроена интеграция с WhatsApp, Telegram для общения с клиентом прямо из Битрикс24.
4.3 Подключены 2 телефонии (Россия и Казахстан), чтобы принимать и совершать звонки в Битрикс24, а также записывать разговоры и прослушивать записи.
5. Дополнительные модули:
5.1 Подключён модуль «Аmmina» для коробочной версии Битрикс24, который позволяет организовать отправку писем сайта через один или несколько почтовых аккаунтов.
6. Работа с документами:
6.1 Настроено 4 шаблона договора (Россия, Казахстан) по предоставлению услуг.
7. Аналитика:
7.1 Настроены базовые отчеты Битрикс24, которые позволяют просматривать объем сделок по компаниям и менеджерам, конверсию, просроченные сделки и причины провала.
8. Маркет-плейс:
8.1 Установлено приложение Wazzup, которое позволяет отправлять и получать сообщения из WhatsApp и Telegram прямо в Битрикс24.
8.2 Установлено приложение «Виртуальная АТС Электронный город».
8.3 Установлено приложение «МНС Казахстан».
8.4 Установлено приложение «АТС Казтехносвязь».
8.5 Установлено приложение Albato для интеграции с двумя сайтами.
9. Интеграции:
Интеграцию выполняло третье лицо (подрядчик). Технические требования формировал бизнес-аналитик INVO Group.
9.1 Развертывание коробочной версии .
9.2 Перенос данных из amoCRM.
9.3 Перенос данных из самописной CRM.
9.4 Интеграция с сайтом на Tilda.
9.5 Интеграция с самописным сайтом.
9. Облачное хранение данных:
9.1 Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
10. Чат и видеозвонки:
10.1 Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
10.2 Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24. 

Результат от внедрения:
Появилась возможность вести коммуникации сотрудников в одном месте, исключая личные чаты. Единый портал для четырёх офисов в разных городах.
Есть удобный учёт рабочего времени, по каждой задаче сотрудникам приходят напоминания и контролируются сроки выполнения, есть возможность быстрой передачи дел в случае отпуска или увольнения сотрудника. 
Появилась возможность вести коммуникации с клиентами в одном месте, сохранять историю общения и контролировать качество.
Интересные моменты во время внедрения:
Сотрудники ответственно подошли к делу — быстро прошли обучение по работе в CRM и курс «Онлайн-офис».

Отзыв клиента:
Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10
Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• оперативность;
• профессионализм;
• коммуникация и обратная связь.

«190 часов онлайна. Когда обращение  "‎коллеги"‎ стало не ради приличия, а потому что мы с бизнес-аналитиком INVO Group виделись чаще, чем с сотрудниками из соседних кабинетов, — отмечает директор по развитию. — Его терпению можно только позавидовать».
Что клиент рекомендует нам улучшить?
Рекомендуют выходить немного за рамки компетенций, не ограничивать себя только настройкой технических решений.