Группа компаний Машиностроитель

Срок реализации: 3 недели

Краткая информация о клиенте:
ООО «Группа Компаний «Машиностроитель» более 20 лет работает на рынке специализированной дорожно-строительной, коммунальной и складской техники. Их специалисты занимаются отгрузкой, вводом в эксплуатацию и дальнейшим сервисным сопровождением всей гаммы реализуемой техники.
Город: Чебоксары
Сайт: https://technicsprof.ru/
Тариф: Профессиональный, Малый бизнес
Число сотрудников: 17

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к Вам пришел клиент:
Перед началом работы в CRM необходимо было создать учетные записи пользователей и пригласить всех сотрудников в Битрикс24. После авторизации всех сотрудников нужно было построить структуру компании по ранее отправленной клиентом структуре. После того необходимо было подключить почты через SMTP-протокол, а также построить воронки продаж в CRM. Затем нужно было интегрировать Битрикс24 с сайтом для получения заявок через размещения формы на сайт и полностью синхронизировать 1С с Битрикс24. Самой основной задачей стало разработка бизнес-процесса Согласование документов. После всех выполненных задач необходимо было провести обучение в несколько этапов и оказать техническую поддержку в течении месяца.

Процесс внедрения, особенности проекта:
1. Создание учетных записей пользователей
Для начала мы запросили информационную базу по пользователям. После мы заполнили все анкеты сотрудников и отправили приглашение. Сотрудники получили электронное письмо – приглашение в Битрикс24. Для завершения регистрации каждый сотрудник создал себе пароль и вошел в систему.
2. Разработка структуры компании
В структуре компании создали отделы и подотделы. В каждом отделе прописали руководителей и их подчиненных, а также распределили права между отделами.
3. Подключение электронной почты
По умолчанию, Битрикс24 не поддерживает SMTP-протокол. Для работы с ним мы установили соответствующий SMTP модуль из Маркетплейса. После установки мы приступили к настройке. Указали соединение для выбранного сервиса в настройках SMTP и указали настройки для ручной отправки писем. Для диагностирования возникающих проблем и отслеживания логов операций, мы включили логирование и указали дополнительные настройки. Логи следует периодически очищать, чтобы не перегружать таблицу. По достижении 1000 записей в логах, система выдаст уведомление о необходимости очистки таблицы. Перед включением модуля Отправка почты через SMTP, мы обязательно проверили отправку писем вручную. Также мы проверили автоматическое отправление писем. На этом установка и настройка модуля SMTP закончена.
4. Обучение сотрудников
Обучение сотрудников проходило в несколько этапов: 1 этап заключался в обучении менеджеров, ведении работы в Битрикс24, выполнении задач и ведении клиента по этапам CRM-системы. 2 этап – обучение с руководителями. Оно проходило по контролю задач, их выставлению, ведению и наблюдению аналитики у сделок, анализ и ведение рабочего плана. 3 этап был организован для бизнес-процесса согласования договоров при помощи RPA. Сотрудникам было показано как создавать карточку согласования договора, согласовывать процессы и исправлять документы.
5. Разработка CRM
Прежде чем настраивать воронки продаж клиент отправил нам документ, где была построена структура каждой воронки. Тем самым мы разработали следующие воронки: Смирнов Д – продукт ЧЕТРА бульдозеры, Смирнов Д. – продукт ЧЕТРА трубоукладчики, Смирнов Д – продукт ЧТЗ бульдозеры, Насретдинов Р.– продукт ЧЕТРА бульдозеры, Насретдинов Р. – продукт ЧЕТРА трубоукладчики, Абдулов И. – продукт складская техника EP, Абдулов И.- продукт складская техника JAC, Бульдозерная техника ЧЕТРА и ЧТЗ  под тендеры, Насретдинов Р.- продукт бульдозеры ЧТЗ. В воронках ЧЕТРА настроили бизнес-процессы с задержкой уведомления на определенном этапе. При этом всегда общая воронка остается для обработки всех заявок, которые не относятся к категориям. 
6. Интеграция с веб-сайтом
Добавление форм портала Битрикс24 на сайт – это наименее энергозатратный способ начать обрабатывать лиды. Первым делом мы создали новую форму в Битрикс24. В меню указали ответственные лица и подобрали шаблонный текст. После подстроили внешний вид заявки под дизайнерское оформление сайта. Затем полученный код мы скопировали и добавили на все страницы интернет-ресурса. Теперь клиент может зайти, заполнить форму, и заявка отправляется в Битрикс24. После получения заявки руководитель отдела продаж распределяет заявку по ответственным менеджерам. После чего менеджеры принимаются за работу данной заявки.
7. Интеграция с 1С
Для интеграции 1С Управление торговлей и Битрикс24 необходимо было установить модуль Бэкофис 2.0. После установки мы перешли к настройке подключения к Битрикс24. Затем установили дополнительное виджет 1С-коннектор. Для связи портала Битрикс24 и базы 1С используется специальный ключ. В настройке Синхронизации с Битрикс24 мы установили все флажки интеграции и заполнили таблицы соответствий. Следующий шаг – настроили соответствие типов клиентов, пользователей и порядок обмена. Мы выполнили полную синхронизацию.
8. Разработка и внедрение Бизнес-процесса
Любой новый процесс может быть разбит на собственные стадии и иметь обязательные и не очень дополнительные поля. В нашем примере после инициации процедура проходит обычный маршрут согласования: в юридическом отделе, у руководителя подразделения и у бухгалтера. При перемещении инициатором документа на следующую стадию участнику процедуры согласования ставится задание в портале и добавление задания учитывается личным счетчиком. Слайдер задания для согласующего лица отображается на экране, имеет удобную, информативную, компактную и простую для работы карточку с видимыми только ему полями. После обработки карточки, принятия решения, все элементы карточки принимающего решение лица и история согласования сохраняются в базовом документе. Каждый этап согласования завершается решением очередного ответственного за стадию лида. В случае отклонения документа на любом этапе процедура согласования прерывается, а инициатор получает уведомление и мотивированный отказ с указанием причины принятия такого решения. В случае согласования документ отправляется в чат группы.
9. Техническая поддержка (1 месяц)
Мы доработали много мелких моментов по работе в CRM и работе бизнес-процессов. Бизнес-процессы RPA добавили в роботы по уведомлению. Сделали отдельные записи по работе в CRM.

Достигнутые результаты:
Мы полностью настроили CRM-систему для удобной работы всей компании. Проведение интеграции сайта с Битрикс24 – эффективный способ оптимизировать внутренние бизнес-процессы. Запуск корпоративного портала позволяет облегчить обработку заявок от клиентов для любого коммерческого сайта. Интеграция с 1С позволила получать данные в Битрикс24 в режиме реального времени. Бизнес-процесс Согласование документов сделал процесс согласования намного проще и удобнее. Менеджерам не нужно каждый раз заполнять данные и отправлять договора через почту руководителям и бухгалтерам. За них все сделает бизнес-процесс.

Отзыв о проделанной работе: 
Ребят, хочу Вам сказать, что Вы проделали хорошую работу. Бизнес-процесс гибок, сразу видно все процессы и какие сделки на каких этапах стоят. CRM удобная и отвечает всем нашим требованиям. Уведомления позволяют не терять сделку и помогают вести ее до конца