Протей Технологии. Внедрение Битрикс24 в IT компании

Краткая информация о клиенте

Наш клиент – компания «ПРОТЕЙ Технологии» – входит в группу российских IT-компаний «Научно-Технический Центр ПРОТЕЙ», занимается разработкой и производством целого спектра программно-аппаратных продуктов для сферы телекоммуникаций и комплексной безопасности.

Основное направление деятельности компании – оптовая торговля программным обеспечением.

Годовой оборот: 3 600 000 000 руб.
В команде работают 130+ сотрудников.

Задачи клиента

Клиент обратился с просьбой организовать и автоматизировать внутренний документооборот компании в CRM Битрикс24, чтобы ускорить процесс оформления и согласования документов, а также упростить взаимодействие сотрудников. Более того, нам предстояло описать и оптимизировать бизнес-процессы всех подразделений и научить сотрудников работать в системе.

Вместе с клиентом мы конкретизировали задачи:

• Научить сотрудников работать в CRM в разделах «Задачи и Проекты» и «Автоматизация».

• Организовать совместную работу над проектами на портале для отдела продаж и проектного отдела.

• Автоматизировать административные процессы.

• Настроить шаблоны документов.

• Провести консультации для пользователей портала по функционалу Битрикс24.

Что сделали мы (этапы внедрения и особенности проекта)

Первым этапом, с которого мы начали внедрение Битрикс24, стало знакомство сотрудников компании-клиента с продуктом. В этом нам помогла собственная авторская методика – «Тренинго-консалтинговый запуск» (ТКЗ), включающая в себя:

●     подробное ознакомление пользователей с инструментами и возможностями портала в формате двух трехчасовых видео-встреч;

●     совместное описание ключевых бизнес-процессов компании;

●     настройку организационной структуры;

●     добавление и настройку профилей сотрудников;

●     настройку и автоматизацию блока CRM (воронки лидов и сделок, карточки лидов, сделок, контактов и компаний, настройка роботов в воронках отдела продаж).

На втором этапе мы описали и настроили административные процессы заказчика:

●     согласование отпусков;

●     согласование больничных;

●     согласование командировок;

●     согласование удаленной работы;

●     согласование договоров;

●     ТЭО (технико-экономическое обоснование);

●     организация увольнения сотрудников;

●     найм и адаптация сотрудников.

Также мы реализовали роботы и бизнес-процессы в работе с лидами, сделками и смарт-процессами.

И, что не менее важно, мы закрыли потребность клиента в автоматической генерации документов.

По итогам проведенных работ мы достигли всех поставленных перед нашей командой целей и задач. Во-первых, после обучения в рамках ТКЗ пользователи значительно улучшили понимание того, почему работа в Битрикс24 становится намного быстрее и удобнее. Это обучение дало им необходимые навыки и знания для эффективного использования системы. 

Во-вторых, клиент получил рабочие инструменты, которые в разы сокращают скорость обработки информации и минимизируют риски ошибок и неточностей. Это улучшение позволило добиться большей точности и оперативности в выполнении задач. 

В-третьих, все бизнес-процессы стали оперативными и прозрачными, что обеспечивает высокий уровень контроля и управления. 

В-четвертых, информация теперь систематизирована и консолидируется в едином цифровом пространстве. Это означает, что данные больше не теряются и всегда находятся под рукой, что способствует повышению эффективности работы. 

Наконец, клиент теперь обладает возможностью самостоятельно подключать к работе другие разделы портала. Это дает им гибкость и автономию в управлении системой, позволяя быстро адаптироваться к изменениям и интегрировать новые функции по мере необходимости.

В итоге, наши решения и проведенные работы не только улучшили текущие бизнес-процессы клиента, но и обеспечили им инструменты для дальнейшего роста и развития.