Работы по настройке портала, подключены почты «ООО Жбск-Запад»

Краткая информация о клиенте:
Компания: ООО "Жбск-Запад"
О Компании: Компания занимается оказанием услуг по организации проезда и проживания рабочих
Число сотрудников работающих в Битрикс24: 20 человек
Город: Казань

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
К нам обратился руководитель компании с вопросом организации маршрутизации электронной почты, как основного канала коммуникации с клиентами.
В Битрикс24, если имеется сделка с клиентом, и он пишет повторно, то данное письмо прикрепляется в уже имеющуюся сделку и перепривязать её к новой сделке или к имеющейся занимает много времени, а по одному клиенту может быть в работе несколько сделок.
После предварительного аудита были выявлены следующие задачи:

• Корректировка настроек электронной почты
• Разработка приложения по маршрутизации писем

Процесс внедрения, особенности проекта:
Ранее была выставлена настройка создавать лид с каждого нового письма её пришлось убрать, для того чтобы письма сразу привязывались к сделкам.
Так как изменить логику привязки писем на входе изменить не возможно было принято решение перепривязки новых писем к соответствующей сделке. Способ прикрепления новых писем к соответствующей сделке на основе их темы. 
Если тема письма соответствует названию сделки, письмо прикрепляется к этой сделке. В случае, если тема письма не совпадает с названием сделки, мы начинаем поиск подходящей сделки с тем же названием и контактными данными.
Если сделку найти не удается, то создаем новую. Для этого необходимо предварительно очистить тему письма от префиксов ответа на предыдущее письмо (например, "RE:").

Работа с решением. Достигнутые результаты:
В процессе разработки выявились следующие проблемы:
После привязки письма к другой сделке из модуля "Почта", при нажатии на иконку CRM, мы всё равно попадаем в сделку, к которой изначально было привязано письмо.
При нажатии "ответить" на письмо в новой сделке, письмо отправляется, но исходящее письмо всё равно привязывается к изначальной сделке, к которой было привязано письмо. Мы решили эту проблему, перепривязывая исходящие письма соответственно логике входящих писем.
После ответа на такое письмо, ответное письмо снова привязывается к изначальной сделке, к которой было привязано первое письмо. Однако у нас уже было решение для обработки входящих писем.
Для минимизации временных задержек при обработке писем, мы решили использовать технологию онлайн событий. Однако, выяснилось, что у этого подхода есть недостаток — не гарантированность. Мы не могли контролировать все события, что приводило к необработанным письмам. 
Для устранения этой проблемы мы добавили механизм офлайн событий. Мы проверяем, какие письма поступили за последние 60 секунд, и обрабатываем те, которые не были обработаны онлайн, хоть и с задержкой.

Преимущества от внедрения:
Сотрудникам не приходится вручную привязывать входящие письма к соответствующей сделке. 
С учетом того что в день приходилось вручную маршрутизировать более 200 писем, это ежедневно экономит значительное время менеджеров.
В сделках появился порядок в коммуникациях – ранее некоторые письма в силу человеческих факторов оставались не с маршрутизированными.

Отзыв заказчика о проделанной работе:
Благодаря разработке работа менеджеров упростилась и был исключен механический труд