Настройка бизнес-процессов для производственной компании
Настройка бизнес-процессов для производственной компании
О клиенте :
Над чем нам нужно было работать?
Клиент - компания “Pentrimax”, https://pentrimax.ru/, г. Москва, к. Екатеринбург, к. Воронеж.
Основное направление работы - производство и реализация промышленных, химически стойких антикоррозионных покрытий.
Число сотрудников работающих с Битрикс24 - 35.
Компания на момент сотрудничества работала в CRM-системе Битрикс24.
Почему клиент выбрал именно нашу компанию.
Велись долгие переговоры, обсуждали задачи клиента. Его убедила наша подтвержденная квалификация и возможность дальнейшего консалтингового сопровождения.
Необходимость проведения работ по Битрикс24. С какими задачами пришел клиент?
На момент начала нашего сотрудничества клиент уже имел довольно большой опыт работы в коробочном Битрикс24. Так получилось, что в какой-то момент появилась необходимость отстроить работу в системе практически заново, т.к. портал был практически сброшен и от прошлых настроек осталось очень мало.
В Битрикс24 остались сотрудники, часть клиентской базы и сделок. Из каналов коммуникации подключена только телефония, было много зависших лидов, а также кое-где были видны следы некогда настроенной интеграции с 1С.
Однако, первую очередь необходимо было восстановить автоматизацию, касающуюся внутренней работы сотрудников, кадровых изменений, передвижений и т.д., т.к. работа с клиентами активно велась в 1С и могла “подождать”. Более остро стоял вопрос организации и согласования командировок, отпусков, счетов на оплату, а также регистрации писем и договоров, поскольку больше вести эти процессы было негде, а вопросы требовали оперативного решения (при условии, что сама компания одновременно работает в 3-х городах сразу), было принято решение срочно заняться отстройкой именно этих процессов.
Процесс внедрения и особенности проекта.
1. Бизнес-процесс “Заявка на командировку”.
Когда мы приступали к работам, у клиента на портале уже был настроенный подобный процесс, однако он был уже наполовину неактуален. Но это все же облегчило задачу тем, что клиент уже понимал, какой порядок действий ему требуется, не нужно было долго проектировать проект и мы сразу смогли описать все шаги, которые бизнес-процесс должен проходить. Нужно было легко планировать, согласовывать командировки, бронировать сотрудников “наперед”, оперативно обрабатывать документы и отчеты по поездкам, не забывать оплачивать суточные.
-
Логика бизнес-процесса следующая: сотрудник заполняет анкету с определенными полями (куда командировка, цель поездки, кто едет, сопровождающие сотрудники (дополнительный сотрудник к основному, технолог), даты поездки каждого сотрудника и т.д.) и запускает процесс.
-
Далее происходит процесс согласования поездки дополнительным сотрудником, если он выбран, и главным технологом, если выбран технолог к поездке. Утверждающие могут подтвердить поездку, отклонить ее, а также поменять даты командировки при необходимости. Все это параллельно меняет основную информацию о командировке в самом бизнес-процессе, и система гибко отправляет уведомления нужным сотрудникам.
- После этого ветка согласования направляется Генеральному директору, который либо утверждает поездку, либо вообще отменяет ее. В случае согласования, в календарях сотрудников, а также в специально созданном нами общем календаре “бронируется” время указанных участников поездки.
- Далее в дело вступает бухгалтер, который делает приказ о командировке и указывает в бизнес-процессе дату и номер приказа.
- Как только поездка завершается, менеджер должен подгрузить в Битрикс24 отчет о командировке.
- Этот отчет согласовывают ответственные за документы: файлы, подтверждающие затраты, и отчет о командировке утверждает (либо отправляет на доработку) бухгалтер, а протокол испытаний - главный технолог.
- После этого Генеральный директор также согласовывает (либо отправляет на доработку) подгруженные документы.
- Как только все утверждено, Б24 самостоятельно считает количество дней, которые каждый из сотрудников провели в командировке. И если это количество равно 1 дню, то бухгалтеру ставится дополнительная задача на выплату суточных.
-
После этого процесс завершается.
Процесс подразумевает, что каждый счет, который нужно оплатить компании “Pentrimax” кому-либо, должен проходить процедуру ознакомления и согласования с руководством.
-
В Живой ленте сотрудник заполняет поля формы (За что платим, Кому платим, Номер счета (если номер не нужно генерировать он уже есть), Дата счета (если нужно подставить какую-либо конкретную), Копия счета (файл), Сумма, Валюта, дополнительный утверждающий). Отправляет.
- Если указан дополнительный утверждающий, то бизнес-процесс приходит ему на согласование. Сотрудник либо согласовывает оплату документа, либо отклоняет. В случае отклонения процесс прерывается.
- Если дополнительный утверждающий согласовал оплату документа, то он далее на рассмотрение приходит главному бухгалтеру, который решает дальнейшую судьбу счета: он может отправить его на дополнительное согласование генеральному директору, если сомневается, можно ли оплачивать такой счет либо видит какие-либо нюансы в документе и хочет перестраховаться и получить абсолютное подтверждение для запуска в оплату; также он может отправить в оплату и без утверждения ген. директора, если не видит никаких препятствий либо счет более чем стандартный; помимо этого у бухгалтера есть вариант отклонить оплату документа, что прервет выполнение бизнес-процесса.
-
После согласования документ отправляется заданием бухгалтеру - он должен, оплатить, после чего в бизнес-процессе указать Дату оплаты и Номер п/п по счету.
- Далее сотрудник, который запускал бизнес-процесс, получает задание “Собрать документы”, т.е. закрывающие документы/акты по счету.
- Как только документы будут загружены, они уходят главному бухгалтеру на утверждение: он может согласовать их или отправить на доработку в случае, если каких-либо документов не хватает или подгружены не те. Цикл согласования-доработки будет продолжаться, пока главный бухгалтер не утвердит.
- Процесс завершается.
Клиенту необходимо было вести реестр договоров, а также исключить человеческий фактор при генерации номера документа: забывали порядок нумерации, не было четкой структуры номера, из-за этого в документах, дублировались номера, сложно было отделить одно от другого. Решили вопрос следующим бизнес-процессом.
-
В Живой ленте сотрудник заполняет поля формы (С кем подписываем договор, Ответственный сотрудник, Номер договора (если если номер будет от клиента), Дата договора (если если номер будет от клиента)). Отправляет.
-
Далее исходя из того, заполнены ли поля “Номер счета” и “Дата счета” формируется запись в созданном нами универсальном списке “Реестр договоров”. Если указанные выше поля не заполнены, то номер генерируется автоматически по утвержденной клиентом маске, состоящей из букв и порядковых чисел и номера текущего года.
Список “Реестр договоров” также имеет поле “Подписанный договор в эл. виде” и на момент генерации записи оно временно остается незаполненным.
-
В это время сотруднику, который запускал процесс, приходит задание, в котором он должен подгрузить скан подписанного договора.
- После загрузки документ добавляется в уже ранее созданную в Реестре запись, обновляя ее.
-
Процесс завершается.
Данный процесс закрывает вопрос регистрации особо важных писем и их нумерации для упрощенного и быстрого поиска при необходимости в дальнейшем.
-
Сотрудник, которому необходимо зарегистрировать письмо, заполняет форму бизнес-процесса в живой ленте.
-
Далее формируется запись в созданном нами универсальном списке “Реестр писем”. Номер генерируется автоматически по утвержденной клиентом маске, состоящей из букв и порядковых чисел и номера текущего года.
5. Бизнес-процесс “Увольнение сотрудника”
Процесс создан для упрощения процедуры увольнения сотрудника как из Битрикс24, так и из компании в целом. Опять-таки ввиду того, что компания работает сразу в 3-х городах, данный бизнес-процесс - мастхэв для руководительского состава.
- Руководитель увольняемого сотрудника либо HR, либо другое уполномоченное лицо заполняет форму бизнес-процесса в живой ленте: Кого увольняем, Причина увольнения, Дата увольнения (с какого дня уволен). Запускает.
- Далее процесс проходит 2 цикла согласования - с непосредственным руководителем и с генеральным директором. В случае отклонения на любом из этих уровней - бизнес-процесс прерывается. По большей степени эти два цикла являются формальностью, т.к. зачастую вопрос увольнения сотрудника в компании уже заранее известен руководству, но процедуру все же нужно было соблюсти.
- После утверждения в живой ленте появляется сообщение для всех сотрудников о том, что указанный сотрудник покидает компанию.
- Также ставятся задачи главному бухгалтеру (на проведение всех законных процедур, касающихся увольнения) и техническому специалисту компании (на закрытие доступов и сброс паролей).
- Как только подходит дата увольнения, Битрикс24 самостоятельно деактивирует страницу увольняемого сотрудника в системе, т.е. автоматически увольняет.
- Процесс завершается.
Настройки процессов выполнены, автоматизация, касающаяся внутренней работы сотрудников, кадровых изменений, передвижений и т.д.,восстановлена.
Теперь легко планировать, согласовывать командировки, бронировать сотрудников “наперед”, можно оперативно обрабатывать документы и отчеты по поездкам, не забывать оплачивать суточные.
Каждый счет, который нужно оплатить компании “Pentrimax” кому-либо, проходит процедуру ознакомления и согласования с руководством. Ничего не теряется, все остается на виду, каждый счет под контролем, а особо важные - в фокусе у высшего руководства.
Ведется четкий реестр договоров, в котором исключен человеческий фактор при генерации номера документа: теперь он формируется в соответствии с заданной маской, нумерация не сбивается, каждый документ легко найти и отследить.
Ведется реестр писем. Нумерация происходит автоматически по заданной маске, номера не дублируются, не теряются, их легко найти, отследить и проконтролировать.
Реализована в Битрикс24 схема процедуры увольнения сотрудника как из Битрикс24, так и из компании в целом. Часть работы - отправка заданий руководящему составу, постановка задач на выполнение определенных действий, а также увольнение сотрудника из портала - все это Битрикс24 берет на себя.
Все эти процессы заметно упрощают жизнь сотрудников компании, которая работает в трех городах. Ничего не теряется, все четко структурировано, можно легко найти в Битрикс24, отследить по датам, номерам, сотрудникам.
Для сотрудников - облегчает процесс донесения до руководства важной информации, генерации и фиксации номеров документов и писем без ошибок, ускорения согласования.
Для руководителя - своевременный контроль, простота в понимании того, что сейчас происходит, меньше времени на мониторинг и управление.
Преимущества внедрения
- информация не теряется, остается на виду, ее легко найти, все структурировано
- исключен человеческий фактор везде, где возможно
- согласования проходят быстрее
- руководство в курсе происходящего
- четкая генерация номеров документов и писем, нет хаоса в документах
- командировки стало легче планировать
- Перспективы сотрудничества.
На данный момент сотрудничаем с компанией “Pentrimax” по вопросам интеграции с 1С и настройки в CRM работы отдела продаж.
Отзыв Клиента.
Достаточно долго выбирали подрядчика, который сможет провести нам необходимые настройки.
Компаний много, грамотных - единицы.
“КИТ МЕДИА” привлекли нас своим вдумчивым отношением к задаче, подошли скрупулезно и внимательно.
Во время сотрудничество комфортно работать. своевременные коммуникации, обратная связь.
Рекомендуем коллег как партнеров по Битрикс24.
