Автоматизация нотариальной конторы - нотариус Харисова С.А.

Компания «Адаптивные технологии» внедрила систему управления работы нотариальной конторы «Битрикс24» для нотариуса Харисовой Светланы Анатольевны.

Краткая информация о клиенте
Харисова Светлана Анатольевна — нотариус из Алтайского края. Офис находится в городе Новоалтайске. Занимается всеми видами нотариальных услуг, включая нотариальные действия с наследствами, завещаниями, удостоверения фактов, корпоративными и брачно-семейными отношениями.

Задачи, с которыми пришёл клиент
Клиент обратился в «Адаптивные технологии» с проблемой низкой эффективности организации работы нотариальной конторы. Причина в разрозненности инструментов для подготовки документов, хранения базы клиентов и отслеживания состояния дел. Это отнимало много времени сотрудников и создавало высокую вероятность возникновения ошибок в работе.
Задача, которая была поставлена перед «Адаптивными технологиями», заключалась в устранении данных проблем путём внедрения единого инструмента для управления бизнесом.
Менеджеры «Адаптивных технологий» на этапе выявления потребностей контактировали с помощником нотариуса, которому и приходилось выполнять основную долю рутинной работы. Менеджеры выяснили специфику работы нотариальной конторы, уточнили информацию по наиболее проблемным моментам и на основе полученной информации составили предложение по наиболее оптимальному решению. Выбор пал на «Битрикс24», как на один из наиболее гибких инструментов на рынке.

Процесс внедрения
Важнейшим элементом проекта стала CRM. Данные клиента, который обращается к нотариусу, вносятся в «Битрикс24». «Адаптивные технологии» настроили карточки сделок. Поскольку нотариус предлагает широкий спектр услуг, которые оказываются по разным алгоритмам, было настроено несколько воронок под разные типы нотариальных действий.
Для каждого сотрудника был создан аккаунт. Настроена система распределения ответственности. Теперь руководитель и каждый сотрудник может видеть, на каком этапе находится сделка, какие действия необходимо предпринять, и кто ответственен за данный этап работы с клиентом.
Сотрудники «Адаптивных технологий» настроили календарь в рамках системы «Битрикс24». Ранее календарь был отдельным инструментом, который использовался как записная книжка, куда вручную заносилась информация о планируемых встречах и событиях. «Адаптивные технологии» интегрировали «Битрикс24» с сайтом нотариуса и реализовали сервис онлайн записи. Клиент нотариуса теперь может выбрать на сайте нужный ему тип нотариального действия и удобное для него время. Информация автоматически попадает в календарь, и её видят все сотрудники.
Нотариус использует разные каналы коммуникации для контакта с клиентами. Все они были объединены в рамках одного инструмента в «Битрикс24».
«Адаптивные технологии» провели презентацию «Битрикс24» для сотрудников клиента и предоставили подробную инструкцию по функционалу.
В данный момент мы находимся в постоянном контакте с клиентом, консультируя по различным вопросам.

Результаты и преимущества от внедрения
Бизнес-процессы клиента были оптимизированы и автоматизированы. Потеря информации ввиду человеческого фактора минимизирована. Снижена доля рутинных действий, которые не несут в себе пользы для клиента. За счёт этого скорость работы выросла, что позволяет нотариусу оказывать услуги большему числу клиентов.
Нотариальная контора получила удобный инструмент для ведения дел и повышения эффективности своей работы.

Отзыв клиента
"Все основные задачи были успешно решены внедрением "Битрикс24" с помощью сотрудников "Адаптивных технологий на 95%. Спасибо коллегам! Остальные тонкие настройки и тюнинг системы будем проводить в рамках дальнейшей поддержки".