Умный Век
1. Краткая информация о клиенте
ООО "Умный век" — системный интегратор на рынке профессионального аудио и видеооборудования. С 2016 года компанией реализовано больше 200 проектов: интерьерные мобильные экраны и стойки для выставочных площадок, цифровые меню борды, экраны в витрину, экраны для стадионов и концертных залов, а также видеоконференцсвязь для переговорных. Клиенты Умного века: бизнес, корпорации и госучреждения.
Умный век предлагает готовые решения и разрабатывает собственные, когда пожелания заказчика выходят за рамки стандартного запроса. Проекты компании участвуют в выставках, побеждают в номинациях и выигрывают конкурсы. Например, в 2023 году проект уличного аудиовизуального комплекса, разработанный Умным веком для Московского зоопарка, победил в номинации "Лучший интеграционный проект в сфере музеев и выставочных пространств".
Сегодня в компании трудятся 17 человек, но Умный век на этапе масштабирования, и растет не только в количестве сотрудников.
В структуре компании 5 отделов:
Sales&Marketing (объединенный)
Отдел реализации проектов (инженерно-сервисная служба и руководители проектов)
Финансовый отдел
HR
Отдел развития
Что необычно: в компании нет единого руководителя, но есть горизонталь департаментов и отделов, каждый из которых отвечает за своё.
2. Необходимость внедрения Битрикс24.
Умный век обратился к нам в июне 2023 г. Они искали интегратора для доработки Битрикс24, который компания использовала уже 2-3 года.
До пандемии компания работала на платформе для интернет-магазинов AdvantShop. В ней есть некая встроенная CRM, работали в ней: ставили задачи, какие-то сроки и пытались их соблюдать. Во время пандемии сотрудники компании оценили плюсы того, что есть какая-то оцифровка и не нужно сильно переделывать инфраструктуру, чтобы работать удаленно. Но в то же время увидели все огрехи системы, поняли, что нужно сделать, чтобы развиваться дальше, и что AdvantShop на это неспособен. Выйдя из пандемии, одним из первых решений в компании было заменить CRM-систему.
Выбор был между АМО и Битрикс24, выбрали Битрикс24. Затем начали поиск интегратора, который реализует первоначальное техническое задание. Отправили нескольким интеграторам идентичное ТЗ, получили несколько коммерческих предложений с разными ценами в диапазоне от 28 тысяч рублей до 2-х миллионов рублей. В итоге выбрали среднее по цене предложение, но не угадали — долгосрочное сотрудничество с интегратором не сложилось, результатом работы клиент был не удовлетворен.
На момент обращения в CRM Академию часть процессов в компании уже была реализована в Битрикс24 предыдущим интегратором. Многое было автоматизировано, но работало не стабильно: модули, которые подключил интегратор, то работали, то отваливались. Бизнес-процессы были настроены так, что логика иногда срабатывала, а иногда нет. В какой-то момент интегратор просто перестал отвечать, выставлять счета, модули перестали работать. В итоге сотрудничество прекратилось и перед компанией стояла задача найти нового партнера.
Работа с Умным веком — это тот случай, когда клиент знает, что хочет. Умный век пришел в CRM Академию с конкретным запросом, с четкими задачами и собственными схемами. Руководители компании разбирались в процессах компании и понимали, где требуется оптимизация. У них были идеи, что и как сделать, и представление, что можно автоматизировать. При этом Умный век был открыт к советам и предложениям и, более того - ждал инициативы и заинтересованности со стороны интегратора. Но главное — у руководства Умного века было жгучее желание усовершенствовать процессы в компании и готовность это реализовать.
Первостепенная задача была навести порядок в том, что существует. Отладить процессы в соответствии с картой процессов, отображенной в Miro.
Дальше уже начать настраивать детально: воронки, ответственных, переключения между ответственными.
До обращения к нам телефония в компании работала отдельно от Битрикс24. Менеджеры принимали звонки на мобильный телефон, записи разговоров не попадали в CRM. Та же ситуация с мессенджерами и почтой. Чтобы обращения и договоренности менеджера с клиентом сразу сохранялись в одной системе и не терялись во внешних источниках, Умный век хотел интегрировать все каналы коммуникации в Битрикс24.
Вторая задача: решить проблему несоответствия воронки в CRM действующему сценарию процесса продажи. Требовалась доработка CRM с учетом изменений, которые уже внесли в схему бизнес-процесса в Miro.
Отдельная боль — непрозрачность процессов и движения финансов. Узких мест было много, в том числе:
временные потери на выяснение, с какой сделкой связана задача или счет, сложный поиск связанной информации;
отсутствие в Битрикс24 шаблонов документов, подготовка договоров к печати и внесение данных клиента менеджерами вручную, с ошибками и потерями времени.
А еще руководители Умного века много времени и внимания уделяли анализу собственной деятельности, для чего вручную собирали и считали в таблицах Excel различные показатели, сопоставляли данные, искали закономерности и делали выводы для дальнейшего стратегического планирования.
3. Процесс внедрения, особенности проекта
Первым этапом было решено интегрировать в Битрикс24 телефонию, почту и подключить мессенджеры, чтобы перенести общение менеджеров с клиентами в Битрикс24, фиксировать результат каждого контакта для дальнейшего контроля качества и анализа результатов взаимодействия с клиентами.
На второй этап запланировали доработку и настройку CRM. После аудита определили и согласовали список задач:
Связать сквозным индикатором элементы, связанные со сделкой, чтобы сделать простой и удобный поиск информации в Битрикс24 и сократить временные затраты сотрудников на неэффективные действия в повседневной работе, связанные с выяснением и уточнением ситуации.
Внедрить в систему обновленную воронку продаж, добавить новые стадии и автоматизацию задач, чтобы воронка отражала реальный процесс продажи.
Внедрить шаблоны печатных документов с автоматизированным заполнением полей, чтобы ускорить процесс подготовки документов и исключить возможные ошибки.
Создать отчет со сбором необходимых данных и наглядной визуализацией для сбора статистики, анализа показателей и принятия управленческих решений в дальнейшем.
Последняя задача в списке не последняя по значимости. Запрос на создание отчета возник уже в процессе сотрудничества, но то, что получилось в итоге стало, пожалуй, наиболее интересным результатом работы с проектом.
4. Работа с решением. Достигнутые результаты
ЭТАП 1. Интеграция телефонии (облачная АТС), интеграция почты и подключение мессенджеров.
1.1. Интеграция телефонии.
Умный век использует телефонию компании "ВестКолл". Настроили распределение входящих и исходящих звонков в соответствии с согласованной схемой, внутренние номера и телефонные аппараты в Битрикс24.
Теперь звонки Умного века корректно фиксируются в CRM, можно слушать разговоры с клиентами из карточки клиента, звонки распределяются в соответствии с выбранным сценарием.
1.2. Интеграция почты.
Согласовали список личных email и корпоративного email отдела продаж для интеграции почты с Битрикс24. Обучили как самостоятельно подключить персональные и корпоративные email к Битрикс24. Совместно с клиентом проверили отправку и получение писем, их фиксацию в карточках CRM.
Теперь менеджер может написать клиенту прямо из CRM, а переписка останется в карточке клиента, ее не придется долго искать в почте.
1.3. Интеграция мессенджера.
Подключили WhatsApp, теперь сообщения из мессенджера с помощью сервиса Wazzup будут приходить в чаты в CRM.
ЭТАП 2. Доработка и настройка существующей CRM (несколько задач).
2.1. Сделать сквозной идентификатор для всех сущностей, связанных с одной сделкой.
По сути клиент хотел сделать так, что бы можно было взять в руки бумагу (договор, счет и т.п.) и быстро найти в Битрикс24 всю связанную с ней информацию.
В стандартной настройке Битрикс24 поиск по номеру печатного договора выдаст только сам документ, а при поиске через сделку внутри карточки сделки придется сопоставлять информацию из двух вкладок: связанные элементы будут во вкладке "связи", задачи - в таймлайне в перемешку с "историей".
Найденное решение: взять некий набор цифр, который идет от сделки, и прописать его везде в связанных элементах. Мы использовали ID сделки, который включили в номера всех связанных со сделкой документов и задач.
Теперь Битрикс24 умеет по номеру ID находить и сделку и сразу все, что с ней связано.
Скриншот 1. – Результат поискового запроса по ID сделки
2.2. Доработка бизнес-процесса с учетом изменения воронки продаж.
Заказчик предоставил блок-схему готовых воронок (в Умном веке их две), с новыми стадиями и автоматизированными задачами, которых в процессе ранее не было. Мы ее воплотили в Битрикс24, при этом задачи были реализованы нестандартно:
Например, настроен бизнес-процесс, который каждый раз перед постановкой задачи определяет актуального руководителя нужного отдела. За счет этого при кадровых перестановках не нужно менять автоматизацию, она сама определит нового руководителя.
Необычно реализована постановка задач, с группировкой в базовые задачи по сделке. Если открыть базовую задачу - в ней список с детализацией по подзадачам. Можно отдельно открыть каждую задачу из базовой. Подзадачи разные, встают в зависимости от выбора в полях, которые делает менеджер в полях сделки. Например, для определенных видов продукции ставятся одни задачи, для других - другие.
Еще настроенный процесс: переименование сделок. На любом этапе воронки продаж название сделки автоматически может отменяться: в название вытаскивается важная информация по сделке, которую менеджер в процессе работы у клиента узнает и заполняет поля в сделке. У Умного века автоматизация работает так: сделка изначально имеет вид, например, "название компании клиента/ID сделки". Потом менеджер вносит, например, федеральный округ и название сразу меняется на "название компании клиента/федеральный округ/ID сделки" – и т.п. Все, что важно, Умный век в название сделки вытягивает и даже если менеджер ошибся, или клиент, например, данные поменял вводные - название при изменении поля тоже поменяется само. Можно было бы выводить все в карточку канбана, но тогда она будет огромная, а так все сразу в названии через "/", наглядно.
Скриншот 2. – Воронка продаж "Поставка с услугами"
Скриншот 3. - Воронка продаж "Поставка без услуг"
2.3. Внедрить шаблоны документов в Битрикс24, чтобы формировать их из CRM с автоматическим заполнением данных.
Внесли в Битрикс24 реквизиты, внедрили счета на оплату для двух компаний, договора поставки и монтажа. Все для ИП и для юридических лиц (в 2 вариантах).
Теперь сотрудники Умного века формируют документы автоматически по кнопке, остается только отправить их клиенту на подпись. Меньше ошибок, меньше действий и меньше временных затрат на рутинные рабочие операции.
2.4. Создать пользовательский отчет для маркетинга и стратегического планирования.
Было очевидно, что стандартных отчетов и возможностей Битрикс24 недостаточно, чтобы Умный век мог анализировать свою деятельность по тем показателям и на той глубине, к которой стремится. Мы сделали дашборд на базе сервиса для бизнес-аналитики Yandex DataLens, который подключили к Битрикс24.
Отчёт опирается на поля, которые созданы вручную - внутри Битрикс24 визуализации таких данных нет. В нем несколько видов конверсии (в зависимости от метода расчета), много средних показателей, возможность фильтрации по полям пользовательским и ценовому диапазону.
Работа над отчетом еще продолжается, текущая версия – не конечный результат.
В Битрикс24 Умный век фиксирует ту важную часть воронки, которая нужна им для масштабирования бизнеса. Показателей много, то, что связано с продажей:
Сроки: от лида до сделки, от создания сделки до оплаты, до завершения, с "победы" до стадии "проект реализован". Все в разрезе по товарным группам, по менеджерам, по времени.
Конверсии: из лида в сделку, из "сделка создана" в "успешная"/"проваленная" — по менеджерам, по регионам, по типам продуктов.
Скриншот 4 — Дашборд DataLens. Лиды.
Скриншот 5 — Дашборд DataLens. Сделки.
Скриншот 6 — Дашборд DataLens. Продажи.
Скриншот 7 — Дашборд DataLens. Средний чек.
Скриншот 8 — Дашборд DataLens. Ретроспектива.
Идея создания отчета появилась у клиента месяца два назад, была создана первая версия, вторая, третья и сейчас, наверное, уже четвертая. С каждым разом отчет дорабатывается в соответствии с новыми пожеланиями клиента.
До этого все измерялось показателями в Excel, считали вручную, сводили кучу таблиц. Данные были неполными, было сложно и считать и читать. Сейчас чтобы сформировать отчет нужна пара-тройка кликов, стало проще.
ЭТАП 3. Сопровождение.
Продолжаем сотрудничество с Умным веком, теперь уже в режиме сопровождения.
Вносим точечные корректировки, доделываем отчет, поддерживаем работу CRM так, чтобы она не отставала и не рассинхронизировалась с реальными рабочими процессами, которые компания постоянно совершенствует. К слову, актуализацию своего визуального отражения процессов в виде схемы Умный век также делегировал нам.
Скриншот 9 — Схема бизнес-процессов в MIRO.
5. Преимущества от внедрения
Со слов клиента, если сравнивать Битрикс24 с AdvantShop, то это "небо и земля". Там не было никаких воронок. Стадии были только: "создан", "оплачен", "отправлен" и "доставлен". Там нельзя было видоизменить стадии, и с этим ничего нельзя было сделать.
Процесс внедрения Битрикс24 в компанию был непростым, со стороны коллектива возникло неприятие, когда после настройки предыдущим интегратором система работала не так, как нужно и в процессе работы все время что-то отваливалось.
После доработки Битрикс24 уже не было вау-эффекта, но ее можно считать успешной: теперь, когда ошибки устранены и процессы отлажены, все работает в соответствии с тем, как надо клиенту. Появилось четкое осознание этапов воронок, какими они должны быть, и это помогает более детально и четко настраивать аналитику, чтобы потом принимать какие-то управленческие решения. Пока в компании еще не принимали каких-то управленческих решений, так как еще не накоплены данные, нет полноты картины для аналитики. На это нужно время.
Одна из главных задач, которую удалось решить — оцифровка показателей. Она была, но теперь оцифровка показателей более прозрачная и более прозрачные бизнес-процессы.
Для реализации проектов компания использует Битрикс24 как “напоминалку”: подготовить документы, заказать оборудование, загрузить фотоотчет, финальную смету.
6. Отзыв заказчика о проделанной работе
Основатель компании и директор по развитию ООО “Умный век” о результатах работы с CRM Academy:
«Месяц, может быть, полтора назад, мы с партнером обсуждали результаты работы с Битрикс24. У нас изначально был дедлайн, что мы два месяца делаем это и на это потратим столько-то денег. И вот мы опять обсуждали те цели, которые были поставлены изначально — достигнуты они или нет. Когда подводили итог, от партнера прозвучала фраза: "Слушай, а давай наймем их себе. Ну вот классно они все делают, не надо ничего развивать, они уже все умеют. Давай эту команду себе наймем." Мне кажется, это лучшая похвала».
ООО "Умный век" — системный интегратор на рынке профессионального аудио и видеооборудования. С 2016 года компанией реализовано больше 200 проектов: интерьерные мобильные экраны и стойки для выставочных площадок, цифровые меню борды, экраны в витрину, экраны для стадионов и концертных залов, а также видеоконференцсвязь для переговорных. Клиенты Умного века: бизнес, корпорации и госучреждения.
Умный век предлагает готовые решения и разрабатывает собственные, когда пожелания заказчика выходят за рамки стандартного запроса. Проекты компании участвуют в выставках, побеждают в номинациях и выигрывают конкурсы. Например, в 2023 году проект уличного аудиовизуального комплекса, разработанный Умным веком для Московского зоопарка, победил в номинации "Лучший интеграционный проект в сфере музеев и выставочных пространств".
Сегодня в компании трудятся 17 человек, но Умный век на этапе масштабирования, и растет не только в количестве сотрудников.
В структуре компании 5 отделов:
Sales&Marketing (объединенный)
Отдел реализации проектов (инженерно-сервисная служба и руководители проектов)
Финансовый отдел
HR
Отдел развития
Что необычно: в компании нет единого руководителя, но есть горизонталь департаментов и отделов, каждый из которых отвечает за своё.
2. Необходимость внедрения Битрикс24.
Умный век обратился к нам в июне 2023 г. Они искали интегратора для доработки Битрикс24, который компания использовала уже 2-3 года.
До пандемии компания работала на платформе для интернет-магазинов AdvantShop. В ней есть некая встроенная CRM, работали в ней: ставили задачи, какие-то сроки и пытались их соблюдать. Во время пандемии сотрудники компании оценили плюсы того, что есть какая-то оцифровка и не нужно сильно переделывать инфраструктуру, чтобы работать удаленно. Но в то же время увидели все огрехи системы, поняли, что нужно сделать, чтобы развиваться дальше, и что AdvantShop на это неспособен. Выйдя из пандемии, одним из первых решений в компании было заменить CRM-систему.
Выбор был между АМО и Битрикс24, выбрали Битрикс24. Затем начали поиск интегратора, который реализует первоначальное техническое задание. Отправили нескольким интеграторам идентичное ТЗ, получили несколько коммерческих предложений с разными ценами в диапазоне от 28 тысяч рублей до 2-х миллионов рублей. В итоге выбрали среднее по цене предложение, но не угадали — долгосрочное сотрудничество с интегратором не сложилось, результатом работы клиент был не удовлетворен.
На момент обращения в CRM Академию часть процессов в компании уже была реализована в Битрикс24 предыдущим интегратором. Многое было автоматизировано, но работало не стабильно: модули, которые подключил интегратор, то работали, то отваливались. Бизнес-процессы были настроены так, что логика иногда срабатывала, а иногда нет. В какой-то момент интегратор просто перестал отвечать, выставлять счета, модули перестали работать. В итоге сотрудничество прекратилось и перед компанией стояла задача найти нового партнера.
Работа с Умным веком — это тот случай, когда клиент знает, что хочет. Умный век пришел в CRM Академию с конкретным запросом, с четкими задачами и собственными схемами. Руководители компании разбирались в процессах компании и понимали, где требуется оптимизация. У них были идеи, что и как сделать, и представление, что можно автоматизировать. При этом Умный век был открыт к советам и предложениям и, более того - ждал инициативы и заинтересованности со стороны интегратора. Но главное — у руководства Умного века было жгучее желание усовершенствовать процессы в компании и готовность это реализовать.
Первостепенная задача была навести порядок в том, что существует. Отладить процессы в соответствии с картой процессов, отображенной в Miro.
Дальше уже начать настраивать детально: воронки, ответственных, переключения между ответственными.
До обращения к нам телефония в компании работала отдельно от Битрикс24. Менеджеры принимали звонки на мобильный телефон, записи разговоров не попадали в CRM. Та же ситуация с мессенджерами и почтой. Чтобы обращения и договоренности менеджера с клиентом сразу сохранялись в одной системе и не терялись во внешних источниках, Умный век хотел интегрировать все каналы коммуникации в Битрикс24.
Вторая задача: решить проблему несоответствия воронки в CRM действующему сценарию процесса продажи. Требовалась доработка CRM с учетом изменений, которые уже внесли в схему бизнес-процесса в Miro.
Отдельная боль — непрозрачность процессов и движения финансов. Узких мест было много, в том числе:
временные потери на выяснение, с какой сделкой связана задача или счет, сложный поиск связанной информации;
отсутствие в Битрикс24 шаблонов документов, подготовка договоров к печати и внесение данных клиента менеджерами вручную, с ошибками и потерями времени.
А еще руководители Умного века много времени и внимания уделяли анализу собственной деятельности, для чего вручную собирали и считали в таблицах Excel различные показатели, сопоставляли данные, искали закономерности и делали выводы для дальнейшего стратегического планирования.
3. Процесс внедрения, особенности проекта
Первым этапом было решено интегрировать в Битрикс24 телефонию, почту и подключить мессенджеры, чтобы перенести общение менеджеров с клиентами в Битрикс24, фиксировать результат каждого контакта для дальнейшего контроля качества и анализа результатов взаимодействия с клиентами.
На второй этап запланировали доработку и настройку CRM. После аудита определили и согласовали список задач:
Связать сквозным индикатором элементы, связанные со сделкой, чтобы сделать простой и удобный поиск информации в Битрикс24 и сократить временные затраты сотрудников на неэффективные действия в повседневной работе, связанные с выяснением и уточнением ситуации.
Внедрить в систему обновленную воронку продаж, добавить новые стадии и автоматизацию задач, чтобы воронка отражала реальный процесс продажи.
Внедрить шаблоны печатных документов с автоматизированным заполнением полей, чтобы ускорить процесс подготовки документов и исключить возможные ошибки.
Создать отчет со сбором необходимых данных и наглядной визуализацией для сбора статистики, анализа показателей и принятия управленческих решений в дальнейшем.
Последняя задача в списке не последняя по значимости. Запрос на создание отчета возник уже в процессе сотрудничества, но то, что получилось в итоге стало, пожалуй, наиболее интересным результатом работы с проектом.
4. Работа с решением. Достигнутые результаты
ЭТАП 1. Интеграция телефонии (облачная АТС), интеграция почты и подключение мессенджеров.
1.1. Интеграция телефонии.
Умный век использует телефонию компании "ВестКолл". Настроили распределение входящих и исходящих звонков в соответствии с согласованной схемой, внутренние номера и телефонные аппараты в Битрикс24.
Теперь звонки Умного века корректно фиксируются в CRM, можно слушать разговоры с клиентами из карточки клиента, звонки распределяются в соответствии с выбранным сценарием.
1.2. Интеграция почты.
Согласовали список личных email и корпоративного email отдела продаж для интеграции почты с Битрикс24. Обучили как самостоятельно подключить персональные и корпоративные email к Битрикс24. Совместно с клиентом проверили отправку и получение писем, их фиксацию в карточках CRM.
Теперь менеджер может написать клиенту прямо из CRM, а переписка останется в карточке клиента, ее не придется долго искать в почте.
1.3. Интеграция мессенджера.
Подключили WhatsApp, теперь сообщения из мессенджера с помощью сервиса Wazzup будут приходить в чаты в CRM.
ЭТАП 2. Доработка и настройка существующей CRM (несколько задач).
2.1. Сделать сквозной идентификатор для всех сущностей, связанных с одной сделкой.
По сути клиент хотел сделать так, что бы можно было взять в руки бумагу (договор, счет и т.п.) и быстро найти в Битрикс24 всю связанную с ней информацию.
В стандартной настройке Битрикс24 поиск по номеру печатного договора выдаст только сам документ, а при поиске через сделку внутри карточки сделки придется сопоставлять информацию из двух вкладок: связанные элементы будут во вкладке "связи", задачи - в таймлайне в перемешку с "историей".
Найденное решение: взять некий набор цифр, который идет от сделки, и прописать его везде в связанных элементах. Мы использовали ID сделки, который включили в номера всех связанных со сделкой документов и задач.
Теперь Битрикс24 умеет по номеру ID находить и сделку и сразу все, что с ней связано.
Скриншот 1. – Результат поискового запроса по ID сделки
2.2. Доработка бизнес-процесса с учетом изменения воронки продаж.
Заказчик предоставил блок-схему готовых воронок (в Умном веке их две), с новыми стадиями и автоматизированными задачами, которых в процессе ранее не было. Мы ее воплотили в Битрикс24, при этом задачи были реализованы нестандартно:
Например, настроен бизнес-процесс, который каждый раз перед постановкой задачи определяет актуального руководителя нужного отдела. За счет этого при кадровых перестановках не нужно менять автоматизацию, она сама определит нового руководителя.
Необычно реализована постановка задач, с группировкой в базовые задачи по сделке. Если открыть базовую задачу - в ней список с детализацией по подзадачам. Можно отдельно открыть каждую задачу из базовой. Подзадачи разные, встают в зависимости от выбора в полях, которые делает менеджер в полях сделки. Например, для определенных видов продукции ставятся одни задачи, для других - другие.
Еще настроенный процесс: переименование сделок. На любом этапе воронки продаж название сделки автоматически может отменяться: в название вытаскивается важная информация по сделке, которую менеджер в процессе работы у клиента узнает и заполняет поля в сделке. У Умного века автоматизация работает так: сделка изначально имеет вид, например, "название компании клиента/ID сделки". Потом менеджер вносит, например, федеральный округ и название сразу меняется на "название компании клиента/федеральный округ/ID сделки" – и т.п. Все, что важно, Умный век в название сделки вытягивает и даже если менеджер ошибся, или клиент, например, данные поменял вводные - название при изменении поля тоже поменяется само. Можно было бы выводить все в карточку канбана, но тогда она будет огромная, а так все сразу в названии через "/", наглядно.
Скриншот 2. – Воронка продаж "Поставка с услугами"
Скриншот 3. - Воронка продаж "Поставка без услуг"
2.3. Внедрить шаблоны документов в Битрикс24, чтобы формировать их из CRM с автоматическим заполнением данных.
Внесли в Битрикс24 реквизиты, внедрили счета на оплату для двух компаний, договора поставки и монтажа. Все для ИП и для юридических лиц (в 2 вариантах).
Теперь сотрудники Умного века формируют документы автоматически по кнопке, остается только отправить их клиенту на подпись. Меньше ошибок, меньше действий и меньше временных затрат на рутинные рабочие операции.
2.4. Создать пользовательский отчет для маркетинга и стратегического планирования.
Было очевидно, что стандартных отчетов и возможностей Битрикс24 недостаточно, чтобы Умный век мог анализировать свою деятельность по тем показателям и на той глубине, к которой стремится. Мы сделали дашборд на базе сервиса для бизнес-аналитики Yandex DataLens, который подключили к Битрикс24.
Отчёт опирается на поля, которые созданы вручную - внутри Битрикс24 визуализации таких данных нет. В нем несколько видов конверсии (в зависимости от метода расчета), много средних показателей, возможность фильтрации по полям пользовательским и ценовому диапазону.
Работа над отчетом еще продолжается, текущая версия – не конечный результат.
В Битрикс24 Умный век фиксирует ту важную часть воронки, которая нужна им для масштабирования бизнеса. Показателей много, то, что связано с продажей:
Сроки: от лида до сделки, от создания сделки до оплаты, до завершения, с "победы" до стадии "проект реализован". Все в разрезе по товарным группам, по менеджерам, по времени.
Конверсии: из лида в сделку, из "сделка создана" в "успешная"/"проваленная" — по менеджерам, по регионам, по типам продуктов.
Скриншот 4 — Дашборд DataLens. Лиды.
Скриншот 5 — Дашборд DataLens. Сделки.
Скриншот 6 — Дашборд DataLens. Продажи.
Скриншот 7 — Дашборд DataLens. Средний чек.
Скриншот 8 — Дашборд DataLens. Ретроспектива.
Идея создания отчета появилась у клиента месяца два назад, была создана первая версия, вторая, третья и сейчас, наверное, уже четвертая. С каждым разом отчет дорабатывается в соответствии с новыми пожеланиями клиента.
До этого все измерялось показателями в Excel, считали вручную, сводили кучу таблиц. Данные были неполными, было сложно и считать и читать. Сейчас чтобы сформировать отчет нужна пара-тройка кликов, стало проще.
ЭТАП 3. Сопровождение.
Продолжаем сотрудничество с Умным веком, теперь уже в режиме сопровождения.
Вносим точечные корректировки, доделываем отчет, поддерживаем работу CRM так, чтобы она не отставала и не рассинхронизировалась с реальными рабочими процессами, которые компания постоянно совершенствует. К слову, актуализацию своего визуального отражения процессов в виде схемы Умный век также делегировал нам.
Скриншот 9 — Схема бизнес-процессов в MIRO.
5. Преимущества от внедрения
Со слов клиента, если сравнивать Битрикс24 с AdvantShop, то это "небо и земля". Там не было никаких воронок. Стадии были только: "создан", "оплачен", "отправлен" и "доставлен". Там нельзя было видоизменить стадии, и с этим ничего нельзя было сделать.
Процесс внедрения Битрикс24 в компанию был непростым, со стороны коллектива возникло неприятие, когда после настройки предыдущим интегратором система работала не так, как нужно и в процессе работы все время что-то отваливалось.
После доработки Битрикс24 уже не было вау-эффекта, но ее можно считать успешной: теперь, когда ошибки устранены и процессы отлажены, все работает в соответствии с тем, как надо клиенту. Появилось четкое осознание этапов воронок, какими они должны быть, и это помогает более детально и четко настраивать аналитику, чтобы потом принимать какие-то управленческие решения. Пока в компании еще не принимали каких-то управленческих решений, так как еще не накоплены данные, нет полноты картины для аналитики. На это нужно время.
Одна из главных задач, которую удалось решить — оцифровка показателей. Она была, но теперь оцифровка показателей более прозрачная и более прозрачные бизнес-процессы.
Для реализации проектов компания использует Битрикс24 как “напоминалку”: подготовить документы, заказать оборудование, загрузить фотоотчет, финальную смету.
6. Отзыв заказчика о проделанной работе
Основатель компании и директор по развитию ООО “Умный век” о результатах работы с CRM Academy:
«Месяц, может быть, полтора назад, мы с партнером обсуждали результаты работы с Битрикс24. У нас изначально был дедлайн, что мы два месяца делаем это и на это потратим столько-то денег. И вот мы опять обсуждали те цели, которые были поставлены изначально — достигнуты они или нет. Когда подводили итог, от партнера прозвучала фраза: "Слушай, а давай наймем их себе. Ну вот классно они все делают, не надо ничего развивать, они уже все умеют. Давай эту команду себе наймем." Мне кажется, это лучшая похвала».
Название проекта
Умный Век
Проект партнера
CRM Academy
Сфера бизнеса
Оборудование, техника
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2023
Узнать стоимость внедрения
