Педагогический шахматный союз

1. Краткая информация о клиенте
Компания ПШС (Педагогический шахматный союз) занимается организацией шахматных турниров по России. Турниры проводятся в Москве, Санкт-Петербурге, Сочи, Калининграде и других городах страны.
В CRM Битрикс24 будет работать 6 человек.
Записаться на турниры можно по телефону либо через сайт: https://vphs.ru

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
У компании имеется значительное количество клиентов, с которыми необходимо поддерживать коммуникацию, делать напоминания, а также контролировать сколько игроков из записанных на турнир действительно на него пришли. Ранее вся база клиентов, контакты, потребности в товаре велись в Exсel. Более 5000 клиентов находились в этой базе. Информацию о клиентах было очень сложно систематизировать и о большинстве клиентов информация терялась, была слабо настроена система контакта с клиентом, который должен был прийти на шахматный турнир. Зачастую забывали клиенту напомнить о себе и клиент терялся. Так же некоторые контактные данные некорректно заполнялись менеджерами, ставили прочерки в полях и тп, что в последствии приводит к потере контакта с клиентом.
Заказчику было важно объединить все контакты в одну систему. Директор хотел, чтобы вся история просматривалась в одном месте и при желании можно было связаться с клиентом, а также внести всю новую информацию в карточку.
Также для компании важно было сделать интеграцию Битрикс24 с сайтом для того, чтобы новые заявки поступали именно в CRM систему.
Все это возможно выполнить в CRM Битрикс24 и, что немаловажно, по не завышенной цене. Наша компания предложила комплексное решение по реализации всех требований и настроек в CRM. Заказчика устроили и цены, и предложенный функционал.

3. Процесс внедрения, особенности проекта
В первую очередь решались проблемы отдела продаж. Необходимо было выстроить роли менеджеров и директора, настроить воронки продаж и карточку клиента. Было принято решение разделить клиентов на 2 воронки сделок для лучшей систематизации клиентской базы.
При настройке возникли несколько технических моментов. Во-первых - нужно было разгрузить менеджеров от рутинной работы, для данной цели мы настроили клиенту роботы и триггеры, что в свою очень помогло снизить нагрузку на сотрудников и более качественно вести действующую клиентскую базу и новых клиентов. Во-вторых - мы интегрировали почтовые ящики сотрудников в Битрикс24, чтобы информация, поступающая с данного канала, всегда была в системе. В-третьих — для новых клиентов мы настроили воронку лидов и каждое обращение в компанию сейчас у заказчика на контроле, клиенты не теряются и с ними связываются в минимальные сроки.
После полной настройки CRM мы провели обучение менеджеров и Директора по ZOOM.
Директор компании активно использует функции CRM для контроля сделок и работы менеджеров.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты.
Менеджеры постоянно работают со сделками и постановкой задач. Разговоры записываются и попадают в сделки с клиентами.
В процессе использования CRM все клиенты заказчика попадают в одну базу, руководство компании легко может проследить каждую сделку с момента обращения и до записи клиента на турнир, на какой стадии и по какой причине клиент отказался от услуг и «провести работу над ошибками». Так же менеджеры с легкостью контролируют выполнение определённых стадий сделки, не забывают о клиенте, могут предлагать записаться на последующие турниры на основе предыдущей истории сотрудничества с клиентами.
Нашей компанией были зарегистрированы в CRM все сотрудники заказчика.
Настроены права доступов по ТЗ заказчика.
Настроены воронки сделок с необходимыми этапами и настройкой карточки сделки.
Настройки воронки лидов.
Настроена телефония МТС, что позволит вести запись разговоров, переписок и тд.
Сделана интеграция с сайтом заказчика.
Проведена интеграция с популярными мессенджерами, коммуникация с клиентами улучшена, все данные подгружаются в сделку по каждому клиенту.
Теперь все входящие письма, звонки и заявки с сайта из форм обратной связи будут регистрироваться в CRM. Так же менеджеры заказчика имеют возможность ставить напоминания и задачи о новых и текущих клиентах, что позволит максимально с ними контактировать и не упустить ни одной заявки и продажи.
Настроены роботы и триггеры, что помогает автоматизировать процессы
При вовлечении сотрудников в работу возникали мелкие вопросы, но мы их быстро решали, проводя необходимые консультации. Особых проблем не возникало.
 
5. Преимущества от внедрения
В результате внедрения CRM в бизнес- процессы компании значительно увеличилась скорость обработки заявок, увеличился процент клиентов, которые пришли на турнир по отношению к обратившимся в компанию. Меньше времени тратиться на отслеживание и ведение сделок. Сейчас можно проконтролировать сроки, когда клиент обратился в компанию, какие действия сделал менеджер для записи клиента на турнир.
Менеджеры стали более продуктивные, появилась возможность закрывать больше сделок, что в положительную сторону скажется на зарплате сотрудников и прибыли компании. Так же уходит меньше времени на поиски истории с клиентом, что позволяет менеджерам более продуктивно работать и правильно распределять свое время.