Настройка бизнес-процессов компании ООО "Биокард Логистикс"

«BIOCARD» – логистическая компания полного цикла с 26-ти летним опытом работы на рынке клинических исследований. Их филиалы находятся в России, Белоруссии, Украине и Израиле, собственные склады – в Москве, Санкт-Петербурге и Новосибирске.

Т.к. в компании большая численность сотрудников и подразделения территориально располагаются в разных городах и даже государствах, компания неизбежно нуждалась в едином пространстве для совместной работы. Для этих целей был выбран Битрикс24, коробочная версия. Это решение было принято задолго до обращения представителей компании к нам, кроме того, весь функционал портала был необходимым образом настроен специалистами ИТ-Департамента компании.

Единственная проблема, которая существовала на тот момент – согласование любого документа занимало достаточно много времени, а иногда вообще прекращалось на любой стадии, и документ терялся. Именно поэтому представители компании "Биокард" обратились к нам (по рекомендации знакомых) за помощью – автоматизировать внутренние бизнес-процессы.

Для решения существующих проблем мы разработали бизнес-процессы для согласования и оформления большинства документов: отпусков, отгулов, больничных, командировок, счетов, доверенностей, договоров, заявок в АХО и др. Каждый алгоритм согласования уникальный, в зависимости от типа документа, подразделения согласующего и т.д. Были разработаны и бизнес-процессы со статусами, и последовательные бизнес-процессы с циклами и многочисленными ветвлениями. Вовлекать и обучать никого не пришлось, так как все сотрудники умеют пользоваться инструментами портала.

Автоматизация процессов в компании не закончилась. На данный момент появляются пожелания по доработке внедренных бизнес-процессов, а также другие новые удобные возможности. Например, недавно закончили работу по организации процесса оценки клиентами качества работы сотрудников компании. Из письма, отправленного сотрудником с портала, клиент может перейти на форму и оценить качество работы менеджера, который ведет с ним переговоры. Сотрудники не могут принимать участие в голосовании, а руководителям доступны отчеты с оценками клиентов по сотрудникам. В ближайших планах - настройка бизнес-процессов по сущностям CRM.

На данный момент каждый сотрудник компании заметил, насколько проще и быстрее стало решать все насущные вопросы с коллегами и руководителями! Теперь ни один документ не теряется, инициатор контролирует каждую свою заявку и видит, на каком этапе остановилось согласование. Годовой показатель вовлеченности компании - 30% (притом, что порталом пользуются около 150 сотрудников) (Задачи и проекты (50%), Чат и видео (46%), Социальная сеть (40%)).