Автоматизация продаж и расчётов для НПП

Краткая информация о клиенте
Научно-производственное предприятие «Биопрайм» – один из крупнейших отечественных производителей емкостного оборудования из стеклокомпозита и стали.
В состав предприятия входит три завода, способных комплексно удовлетворить потребности в наружном водопроводе, канализации и организации строительной площадки для любого объекта.
«Биопрайм» удалось собрать сильную команду: конструкторы, технологи и проектировщики компании быстро и профессионально решают наиболее комплексные инженерные проблемы.

С какими задачами пришел клиент
Сотрудники компании ежедневно обрабатывают очень серьезный объем входящих обращений, производя по каждому целый комплекс изысканий, включая индивидуальный расчет и подготовку ТКП.
До обращения к нам сотрудники полагались в этом процессе, в первую очередь, на электронную почту. По мере роста масштаба бизнеса это начало становиться большей и большей проблемой: издержки и потери росли пропорционально росту нагрузки, начала теряться управляемость.
С первого дня нашего знакомства в руководстве компании чувствовались внутренние силы и уверенность – последние несколько лет были очень успешным для «Биопрайм», и в этом контексте цифровое внедрение рассматривалось как еще один логичный и даже тривиальный шаг в развитии компании. От нас, как от подрядчиков, необходимо было этому не помешать, реализовав все подготовленные требования.
Такой уровень ожиданий – это всегда вызов, но вызов здоровый. Именно такие проекты мы ищем и любим больше всего, так как мы чувствуем максимальную отдачу от своей работы и растем профессионально.
Мы подошли к столь ответственному проекту готовыми – проекты подобной специфики можно смело назвать нашей сильной стороной и зоной экспертизы.
Целями, поставленной перед нами на первом этапе внедрения, стали оцифровка продаж и автоматизация учета расчетных процессов, включая подготовку ТКП, создание конструкционных листов и сопроводительной документации.

Процесс внедрения
1. Привели к единому знаменателю описание процессов
Каждое внедрение мы начинаем с подготовки текстово-графического описания того процесса, который взят в работу. Первым этапом такой подготовки становится предпроектное интервью – специальная совместная встреча, на которой мы вместе с заказчиком устно обсуждаем процесс во всех подробностях.
Нередко к этому моменту клиентом уже подготовлены какие-нибудь материалы: блок-схемы, текстовые документы, таблицы и протоколы совещаний. Они становятся отличной отправной точкой для работы и структурируют обсуждение. «Биопрайм» тоже пришли не с пустыми руками: прежде чем приступать к работе, мы ознакомились с целой стопкой блок-схем и заметок.

Фрагмент одной из схем, подготовленных в «Биопрайм». Уже есть что прочитать и обсудить, но еще недостаточно для того, чтобы что-либо оцифровывать и автоматизировать.
За ознакомлением последовало и обсуждение – на встрече проектной команды с ключевыми лицами «Биопрайм» мы совместно перечитали все документы, дополнив картину деталями и составив полноценное представление о процессе.
Совет: Каким бы подробным не было описание, подготовленное вами перед проектом, для эффективной работы с интегратором его необходимо обсудить, интерпретировать и, при необходимости, дополнить. Отнеситесь к этому процессу ответственно!
2. Разработали архитектуру
Как и ожидалось, процесс оказался сложным: разработка и производство инженерных коммуникаций всегда состоит из большого количества этапов и подэтапов с множеством действующих лиц в каждом из них.
Опираясь на наши наработки, проверенные практикой схожих проектов, мы задались целью максимального упрощения реализации в той мере, в которой это в принципе возможно.
Подобная инициатива – это всегда обоюдоострый меч, так как цифровую систему, при всем желании, невозможно сделать проще процесса, которым она управляет. Тем не менее, нам удалось достигнуть своей цели.

Итоговая схема процесса. После согласования мы подготовили задание на настройку на её основе.
Первым делом мы определились с базовой архитектурой, сведя её к использованию двух модулей: штатные «Сделки» и дополнительные «Расчеты», созданные на базе модуля «Смарт-процессы».
Самое сложное и муторное для пользователей в подобной многомодульной структуре – это взаимодействие между модулями. Чтобы решить эту проблему, мы придумали универсальную функцию «Отправить на расчет», по нажатию кнопки создающую привязанный к основной заявке элемента модуля «Расчеты» с автоматическим переносом в него всех необходимых данных.
«Универсальность» функции выразилась в том, что при запуске он не требует ввода никаких параметров – система сама ознакамливается с параметрами конкретной заявки и подбирает документу правильный маршрут. К примеру, если сделка находится в стадии «Расчет ТКП», заявке на расчет присваивается соответствующее свойство с дальнейшим направлением ответственному сотруднику.
При этом техническому специалисту ничего нажимать уже не требуется – ему достаточно завершить расчет как успешный (система даст это сделать только в случае, если к карточке подкреплен файл с итогами), после чего менеджеру придет уведомление и автоматическое задание на дальнейшую обработку.
Таким образом, нам удалось свести весь процесс передачи заявки между отделами к одному нажатию – удачная находка, которая, как показала практика, сильно облегчила жизнь сотрудникам «Биопрайм» после начала эксплуатации системы.
3. Подключили коммуникации
Параллельно с архитектурными проблемами, мы решали и технические, в том числе:
Интегрировали заявки с сайта на Tilda;
Подключили телефонию Мегафон;
Настроили интеграцию с сквозной аналитикой Calltouch;
Настроили интеграцию 1С через «1С:Бэкофис».
Карточки заявок аккумулирует в себе всю необходимую информацию: действия сотрудников, записи звонков, историю расчетов и документов. При этом сделки и расчеты к ним разделены, и технологи не видят коммерческую часть.
4. Подготовили систему к работе
Удачная архитектура требует удачной реализации. Закончив с проектированием, мы принялись за дело – создали необходимые элементы и автоматизации, настроили права доступа.

Три главных модуля проекта: в Лидах происходит первичная квалификация поступающих обращений; в Сделках ведется полный учет жизненного цикла заказа; в Расчетах технологи сопровождают заявку всем необходимым.
Пока мы готовили систему, в «Биопрайм» сгорали от нетерпения: хотелось как можно скорее начать работу в системе, картина которой уже ясно сформировалась перед глазами.
Мы отрекомендовали это делать, так как преждевременный «пуск» работы сотрудников с системой несет в себе риски срыва пуско-наладки из-за незавершенности настроек и отсутствия обучения: они начинают неправильно вносить данные, менять настройки и сбивать себя с толку.
Совет: Соблюдайте правильную этапность при стартовом внедрении, не спешите с запуском в эксплуатацию без объективной необходимости и прислушивайтесь к рекомендациям интегратора.
После завершения настроек мы пригласили сотрудников на портал и подготовились запускать систему. Как оказалось, нам предстоял самый сложный этап во всем проекте: концепции, легко принятые в фазе проектирования, встретили серьезное сопротивление в первые недели использования программы. В волне последовавших правок мы оказались меж двух огней: с одной стороны, для нас было важным отстоять ключевую архитектуру и не дать критически усложнить её избыточными доработками, с другой, был необходим компромисс.
Ситуация усугубилась тем, что компания приняла решение отказаться от обучения работе в системе: руководство посчитало, что сможет справиться своими силами.
В конечном итоге компромисс мы все-таки нашли, а спустя несколько недель обратная связь и вовсе резко изменилась: на дистанции система показала себя с лучшей стороны, и все основные цели, поставленные перед нами на старте проекта, были достигнуты.
Достигнутые результаты
Спустя полгода после запуска, Битрикс24 прочно вошел в повседневную жизнь компании. Среди прочего, благодаря автоматизации стала возможна акция «ТКП за 1 час», размещенная на сайте bioprime.ru – теперь все желающие могут получить индивидуальный расчет по своему запросу с беспрецедентной скоростью.

На этом развитие системы не заканчивается, и уже на самое ближайшее будущее компанией «Биопрайм» запланирована оцифровка новых направлений и бизнес-процессов.

Достигнутые результаты
✅ Оцифрованы продажи и учет заказов;
✅ Автоматизированы расчеты и ТКП;
✅ Интегрированы коммуникации, 1C и сайт;
✅ Менеджеры и техническая команда работают в Битрикс24.