Документооборот для муниципального предприятия + Входящая и исходящая корреспонденция.
1. Краткая информация о клиенте
МУП «Городское благоустройство» осуществляет деятельность по следующим основным направлениям:
Обслуживание улично-дорожной сети в г. Казани, которая включает в себя уборку дорог и искусственных сооружений города Казани как в зимнее, так и в летнее время;
Выполнение работ по благоустройству территории Ново-Савиновского и Авиастроительного районов г.Казани (содержание зеленых насаждений, валка и обрезка деревьев, содержание и ремонт остановок ожидания и ограждений безопасности, выполнение работ по ямочному ремонту);
Содержание и ремонт сетей ливневой канализации г. Казани.
Численность работников 230 чел., работают в Битрикс24 - 40 человек (в основном руководящий состав)
Офис один - РТ, г.Казань.
МУП «Городское благоустройство» осуществляет деятельность по следующим основным направлениям:
Обслуживание улично-дорожной сети в г. Казани, которая включает в себя уборку дорог и искусственных сооружений города Казани как в зимнее, так и в летнее время;
Выполнение работ по благоустройству территории Ново-Савиновского и Авиастроительного районов г.Казани (содержание зеленых насаждений, валка и обрезка деревьев, содержание и ремонт остановок ожидания и ограждений безопасности, выполнение работ по ямочному ремонту);
Содержание и ремонт сетей ливневой канализации г. Казани.
Численность работников 230 чел., работают в Битрикс24 - 40 человек (в основном руководящий состав)
Офис один - РТ, г.Казань.
2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Сократить расходы на подготовку документов в бумажном виде;
Сократить затраты, связанные с использованием бумажного носителя;
Сократить временные затраты на согласование документов на бумажном носителе (рассмотрение и согласование документов с рабочего места, нет необходимости нести и передавать документы по кабинетам)
3. Процесс внедрения, особенности проекта
В первую очередь решались вопросы отдела делопроизводства (назрела необходимость уйти от документооборота на бумажном носителе).
В процессе внедрения столкнулись со сложностями - для документооборота, связанного с письмами (входящая и исходящая корреспонденция - необходимо дорабатывать)
С согласованием договоров и счетов – Разобрались достаточно быстро;
После конца процесса документооборота с письмами (когда не требуется ответ) не было возможности отследить историю письма (кто, кому, когда делегировал) история письма исчезала.
Директор работает только с мобильным приложением и получает достаточно много заданий для назначения исполнителей и соисполнителей. Мобильное приложение имеет ограничение. Функция делегирования, к сожалению, не работает в моб приложение. Пробовали добавить делегирование как запрос информации в переменные типа Сотрудник или Пользователь, также не получилось. Выдает ошибку.
Но мы решили эту проблему. Так как у клиента коробочная версия Битрикс24 мы доработали сам процесс следующим образом, если поле «Кому адресовано» выбрано Директор, то поля Исполнитель и Соисполнитель будут как выпадающий список и конечно же будут доступны в
мобильном приложении, а если поле Кому адресовано выбрано другой сотрудник, то будет идти по ранее настроенному процессу и процесс делегирования останется на штатном функционале.3. Процесс внедрения, особенности проекта
В первую очередь решались вопросы отдела делопроизводства (назрела необходимость уйти от документооборота на бумажном носителе).
В процессе внедрения столкнулись со сложностями - для документооборота, связанного с письмами (входящая и исходящая корреспонденция - необходимо дорабатывать)
С согласованием договоров и счетов – Разобрались достаточно быстро;
После конца процесса документооборота с письмами (когда не требуется ответ) не было возможности отследить историю письма (кто, кому, когда делегировал) история письма исчезала.
Директор работает только с мобильным приложением и получает достаточно много заданий для назначения исполнителей и соисполнителей. Мобильное приложение имеет ограничение. Функция делегирования, к сожалению, не работает в моб приложение. Пробовали добавить делегирование как запрос информации в переменные типа Сотрудник или Пользователь, также не получилось. Выдает ошибку.
Но мы решили эту проблему. Так как у клиента коробочная версия Битрикс24 мы доработали сам процесс следующим образом, если поле «Кому адресовано» выбрано Директор, то поля Исполнитель и Соисполнитель будут как выпадающий список и конечно же будут доступны в
4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Основной инструмент – это бизнес-процессы Битрикс24. Внедрение документооборота на базе Б24 оправдало все расходы полностью.
Теперь каждый сотрудник получает свое задание в раздел автоматизация. Про это задание нельзя просто взять и забыть.
Работа с входящей документацией (письма, задачи, счета, договора)
Для того чтобы просмотреть документ необходимо выбрать вкладку «Перейти к документу», нажать на данную вкладку, после чего система откроет информационное окно, где содержатся вся необходимая информация о задаче или документе (номер, дата, кто адресовал данный документ, резолюция (поручение руководителя)), а также появится ссылка на сам документ в PDF-формате.
1.6.Нажав ссылку на документ, откроется файл, где можно ознакомиться с самим письмом, а также скачать или распечатать (строка внизу документа)
1.8.Ответственный руководитель структурного подразделения (исполнитель письма, назначенный руководством предприятия) может делегировать исполнение письма своему подчиненному работнику, в следующем порядке:
1.8.1.Необходимо зайти во вкладку «Бизнес-процессы» (рис.1) и нажать на строку письма, выйдет окно с вкладкой «Делегировать» и из списка необходимо выбрать сотрудника, которому Вы хотите делегировать письмо (или задачу), при этом в учетной записи данного работника появится новый «Бизнес-процесс» (появится всплывающее уведомление (в правом верхнем углу) и на вкладке «Бизнес-процесс» появится красный значок о наличии нового задания, либо письма).
Работа с исходящей документацией
2.1.После ознакомления с содержимым письма и поручением руководства в рамках исполнения входящего письма, необходимо на своем рабочем компьютере подготовить проект письма (при необходимости информацию, в рамках поручения).
2.2.Далее для отправки на согласование руководству предприятия необходимо в левой колонке меню выбрать вкладку «Исходящая документация» (рис.5), после чего откроются строки с документами и в правом верхнем углу нажать вкладку голубого цвета «Добавить».
5. Преимущества от внедрения
Многократно увеличилась скорость обработки входящих запросов. Ничего не забывается и затраты на бумагу кратно сократились.
Экономический анализ от самого клиента лучше любого отзыва
До внедрения Битрис24:
1. Затраты на бумагу
6 кор. (30 пач.) в месяц
30 х 305 руб. = 9 150 руб./мес.
9 150 руб. х 12 мес. = 109 800 руб./год
2.Затраты на конверты (отправка по почте бухгалтерских документов)
250 конв. х 45 руб. = 11 250 руб./мес.
11 250 руб. х 12 мес. =135 000 руб./год
5 х 305 руб. = 1 525 руб./мес.
1 525 руб. х 12 мес. = 18 300 руб./год
1. Затраты на бумагу
6 кор. (30 пач.) в месяц
30 х 305 руб. = 9 150 руб./мес.
9 150 руб. х 12 мес. = 109 800 руб./год
2.Затраты на конверты (отправка по почте бухгалтерских документов)
250 конв. х 45 руб. = 11 250 руб./мес.
11 250 руб. х 12 мес. =135 000 руб./год
- После внедрения Б24
5 х 305 руб. = 1 525 руб./мес.
1 525 руб. х 12 мес. = 18 300 руб./год
6. Отзыв заказчика о проделанной работе
Спасибо за оперативные доработки процессов, которые мы не смогли реализовать самостоятельно. Как самого процесса, так и его работы в мобильном приложении. Продолжаем работать дальше!
Спасибо за оперативные доработки процессов, которые мы не смогли реализовать самостоятельно. Как самого процесса, так и его работы в мобильном приложении. Продолжаем работать дальше!
Название проекта
Документооборот для муниципального предприятия + Входящая и исходящая корреспонденция.
Проект партнера
Effect system
Сфера бизнеса
Государственные организации
Тип проекта
Коробочная версия
Год публикации
2023
Узнать стоимость внедрения
