Комплексное внедрение Битрикс24 в компании-поставщике сельскохозяйственной техники

О заказчике
«АгроМаркет-Волга» — поставщик навесного и прицепного оборудования для сельского хозяйства в Саратовской, Самарской, Пензенской, Волгоградской  областях. Компания на рынке с 2012 года, имеет несколько офисов в разных городах, а также собственную выставочную площадку.
Задача проекта
До обращения к нам у «АгроМаркет-Волга» не было единого рабочего пространства и CRM-системы. Перед нами стояла задача внедрить Битрикс24 с нуля и адаптировать его под процессы и задачи заказчика.
Требовалось:
Настроить процесс построения еженедельных отчётов о проделанной работе;
Организовать контроль времени обработки лидов;
Организовать контроль работы менеджеров по сделкам;
Дать возможность сегментации клиентов;
Создать единые базы клиентов и товаров;
Сделать невозможной выгрузку клиентской базы;
Дать сотрудникам единое информационное пространство для общения;
Создать календарь работ сервисной службы.

Процесс внедрения
На первом этапе мы создали облачный портал Битрикс24 и провели базовую настройку: создали структуру компании, добавили на портал сотрудников, настроили права сотрудников для работы с порталом. Затем настроили этапы воронки лидов и продаж. Привели к единому стандарту карточки лидов, сделок, контактов и компаний. Настроили обязательные поля в лидах, сделках, контактах и компаниях согласно необходимости заполнения на различных стадиях (для лидов и сделок).
На втором этапе была создана регулярная задача на создание отчета с циклом повторения раз в неделю и вложенным для заполнения файлом. В воронке лидов на стадии «Не обработан» и «Качественный лид» добавлены роботы. На стадии «Не обработан» робот отправляет руководителю менеджера уведомление о том, что лид находится на первой стадии уже больше 24 часов.

На стадии «Качественный лид» робот изменяет название компании, подставляя данные из пользовательского поля «Название компании» из лида.
В воронке сделок необходимо было настроить отработку уведомлений сотрудниками сервиса за 24 и 3 часа до начала запуска техники. Поле бронирования «Запуск техники» стало обязательным. Из-за особенностей настройки был сделан робот, который отправляет уведомление сотруднику о том, что поле не заполнено, а второй робот переносит сделку на предыдущую стадию.

Затем мы настроили уведомления о запуске техники. На каждой стадии размещены роботы, которые отправляют уведомления сотрудникам, указанным при бронировании ресурсов за 24 часа и 3 часа до начала работ по запуску техники. На первой стадии для обновления роботов добавлен триггер, который отслеживает изменение поля бронирования и возвращает сделку на первую стадию. Это нужно для обновления роботов, иначе может сложиться такая ситуация, когда сделка пришла на стадию, далее заполнено поле бронирования, а сделка не меняет стадию. В таком случае уведомление уже не придёт.

Для возврата сделки на нужную стадию на каждом этапе роботом в соответствии с текущей стадией сделки заполняется пользовательское поле «Активная стадия».

После отработки триггера на первой стадии робот проверяет заполнение поля «Активная стадия». В зависимости от значения поля «Активная стадия» переносит сделку в верную стадию.

В результате сделка возвращается на нужную стадию и обновляются роботы для уведомлений.

В итоге все роботы, которые автоматизируют и упрощают работу с лидами и сделками, выглядят вот так.

Когда автоматизация была настроена, пришло время загружать в Битрикс24 клиентскую базу и товары. Так как записей было очень много, мы импортировали их из .CSV файла. Процесс прошел быстро и без проблем.
Для контроля телефонных переговоров сотрудников была подключена облачная АТС Билайн через приложение официального вендора. Это позволило видеть статистику звонков каждого сотрудника и прослушивать записи разговоров.
Для контроля переписки сотрудников мы подключили открытую линию через телеграм-бота. Дополнительно каждому сотруднику отдела продаж подключена почта, таким образом контролировать переписку можно и из сущностей CRM, в ленте каждой сущности видно всю переписку.
Под конец работ мы установили на сайт заказчика виджет открытых линий с формой обратной связи и ссылкой на телеграм-бота.

Работа с решением
После внедрения Битрикс24 все сотрудники «АгроМаркет-Волга» стали вести работу по сделкам в CRM. Каждый менеджер теперь использует все возможности, которые дает CRM для контакта с клиентами, контроля коммуникаций и ведения документации. Руководство компании регулярно получает отчеты о проделанной работе от сотрудников, а также в режиме реального времени отслеживает ход работы по сделкам.

Достигнутые результаты
По итогу внедрения у компании «АгроМаркет-Волга» появилось полноценное единое рабочее пространство. Все сотрудники могут легко и быстро общаться друг с другом и с клиентами.
Процесс обработки лида и ведения сделки автоматизирован и упрощен. Битрикс24 всегда напомнит о том, что подходит время отреагировать на обращение, написать клиенту, передать документы и т.д. А руководство всегда находится в курсе работы по каждому клиенту.
Кроме того, руководители могут оценивать эффективность работы менеджеров, прослушивая их звонки клиентам и изучая переписку. Это поможет повысить эффективность работы каждого менеджера, а значит и всей компании.

Отзыв заказчика о проделанной работе
Все сотрудники заказчика остались очень довольны новыми возможностями, которые дал им Битрикс24. Единое рабочее пространство сильно упрощает рабочий процесс, а автоматизация снимает часть рутинных задач, освобождая время для действительно важных дел.