Фонд гражданских и социальных инициатив Югры

1. Краткая информация о клиенте
Фонд Гражданских Инициатив является оператором грантов Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для социально ориентированных некоммерческих организаций и физических лиц, реализующих социально значимые проекты, а также проводят тренинги, семинары и курсы повышения квалификации для представителей социально ориентированных некоммерческих организаций и добровольческих объединений и активных граждан округа. Число сотрудников, работающих с Битрикс24 - около 50. У компании есть офис в Ханты-Мансийске для сотрудников.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Клиент очень много работает с документами, поэтому он пришел с задачей внедрить систему, в которой можно будет автоматически создавать и хранить договора. Процесс согласования договора очень сложный, он включает согласование тремя лицами и занимает много времени и ручного труда, поэтому мы предложили клиенту автоматизацию с помощью бизнес-процесса, чтобы облегчить согласование договора. Гибкость настройки и возможность автоматизации стали главными критериями при выборе Битрикс24. Мы много раз выполняли аналогичные задачи, поэтому клиент был в нас уверен, и мы начали работу.
 
3. Процесс внедрения, особенности проекта
Нам предстояло решить проблемы юристов, бухгалтеров и также представителей руководства в федеральном округе, все они принимают участие в формировании договоров. Технических сложностей в настройке не возникло, мы провели несколько онлайн-встреч для адаптации сотрудников, показали, как правильно заполнять карточки, работать с задачами.  Трудностей сотрудников с адаптацией не возникло, так как бизнес-процесс был настроен простым и понятным образом, нужно было лишь следовать инструкции. 

4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Активнее всего компания стала использовать карточки договоров с настроенным бизнес-процессом, а также задачи. Решались задачи автоматизации, например, автосоздание задач при заполнении полей в карточке договора и движение договора по стадиям при завершении задачи. Теперь согласование и отправка договора занимает существенно меньше времени, все документы хранятся в одном месте и доступ к ним имеют только уполномоченные сотрудники.

5. Преимущества от внедрения
Автоматизация активно используется бухгалтерами и юристами. Преимущества от внедрения:
-среднее время подготовки договора составило около 2 дней вместо недели
-среднее количество согласованных и отправленных договоров увеличилось на 20%
-среднее время оплаты договора сократилось на 10%.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе
Мы получили положительный отзыв о работе, автоматизация существенно увеличила эффективность и вовлеченность сотрудников, клиент планирует сотрудничать с нами в дальнейшем.