Переезд из CRM-системы "Salesforce" в Битрикс24 для IT-компании "Navicon"
Компани Navicon один из российских лидеров в области ИТ-консалтинга и системной интеграции. На рынке более 20 лет, входит в топ-10 игроков рынка BI, CRM и ERP.
Navicon обладаем огромным опытом перевода заказчиков на российские и open source технологии, оказывает услуги по вопросам функционирования или быстрого импортозамещения ИТ-решений для бизнеса.
Необходимость внедрения Битрикс24
Salesforce - это облачная SaaS (Software as a Service), которая специализирующаяся на CRM (управлении взаимоотношениями с клиентами).
На портале Битрикс24 будет работать до 100 сотрудников, после внедрения планируется перевести и другие отделы в систему.
Причины переезда с CRM-системы Salesforce на Российское ПО Битрикс24:
- Компания Salesforce официально прекратила техническую поддержку для клиентов Российского рынка;
- Владение и лицензия Битрикс24 экономически выгоднее, чем владение CRM-системой Salesforce;
- Функциональные возможности Битрикс24 не уступают зарубежному ПО;
- На сегодняшний день CRM-система Битрикс24 является отказоустойчивой и стабильной платформой.
Задачи, которые стояли перед нами:
- Провести аудит текущий системы Salesforce, изучить бизнес-процессы и ознакомиться с форматом данных;
- Выполнить миграцию контрагентов и данных из одной системы в другую;
- Унифицировать бизнес-процессы для работы с новым решением;
- Доработать новую систему таким образом, чтобы она соответствовала функциональным требования для работы.
Этапы переезда
Для начала развернул и коробочный портал Битрикс24 и тестовый портал.
- Лиды 11 015
- Сделки 7 890;
- Контакты 64 630;
- Компании 17 101;
- Рекламные кампании 1 050;
- Участники рекламной кампании 16 543;
- Продукты 97;
- Действия по контактам, компаниям и рекламным кампания более 30 тысяч строк.
Технические сложности возникли на начальном этапе проекта, так как в Битрикс24 не существует отдельной сущности «Рекламная кампания». Для Клиента это было важно, так как это один из главных инструментов для маркетинга в компании.
Каким образом мы решили данную проблему: реализовать новую сущность с помощью смарт-процессов в отдельной воронке.
Главной задачей являлось не потерять связи между сущностями, в том числе с и рекламной кампанией. Поэтому для начала реализовали загрузку данных на тестовый портал, чтобы проверить и удостовериться в корректности данных.
Этапы внедрения:
Тестирование и проверка загрузки данных на развернутой тестовой коробке Клиента.
Настройка портала.
После проверки тестовой загрузки данных произвели настройку боевого портала и подготовили его для импорта большого объема данных:
- Настроена воронка лидов;
- Настроена воронко сделок: Продажи, АВМ Организации, Участники рекламных кампании и отдельная воронка Мероприятия;
- Настроены карточки лидов и сделок для каждой воронки;
- С помощью смарт-процессов реализована отдельная сущность Рекламные кампании;
- Настройка воронки и карточки для Рекламной кампании;
- Настроена организационная структура компании.
Загрузка данных на боевой портал.
Для загрузки были написаны бизнес-процессы, которые помогали соединять связи между сущностями: связь рекламный кампании с участниками HR, Связь рекламных кампании с Контактами и компаниями, связь сделок с контактами и компаниями и тд.
Для связей сущностей с рекламными кампаниями написан отдельный бизнес-процесс. Функционал создания связей между элементами CRM-системы (контакт, компания, сделка) и рекламными компаниями (смарт-процесс) при создании сделки, в которой заполнено поле рекламная кампания отрабатывал определенный бизнес-процесс.
При создании элемента универсального списка, соответственно, указанные элементы CRM-системы (контакт, компания, сделка) отображались в других сущностях, указанных в этом элементе универсального списка. То есть, при создании элемента универсального списка, в котором в одном поле указан контакт, а в другом поле указана рекламная кампания, то в рекламной кампании отображается контакт, а в контакте будет отображается рекламная кампания.
Автоматизация бизнес-процессов.
После проверки данных и настройки портала произведена автоматизация процессов:
- Настроены обязательные поля в воронках;
- Настроены бизнес-процессы по автоматическому заполнению значений в полях в зависимости от определенных условий;
- Бизнес-процесс на автоматический расчет маржи;
- Бизнес-процесс для автоматического расчёта категоризации по вероятности;
- Бизнес-процесс для автоматического расчёта категоризации по дате закрытия;
- Бизнес-процесс для автоматического расчёта категоризации по доходу;
- Автоматическое дублирование сделки из воронки “Мероприятия” в воронку “Участники РК”
- Робот в воронке «Участники РК» для поля «Статус участника РК»
- Автоматизация зависимости полей “СУБ ДК”, “ДК” и “Территории” в сделках
- Автоматизация полей «Дата создания» и «Дата создания возможности».
Проверка данных.
Произвели проверку миграционных данных и бизнес-процессов, проверили систему на устойчивость и отлаженную работу, после чего пригласили пользователей на портал;
Обучение сотрудников.
Провели ознакомление и обучение сотрудников по работе с новой системой.
Так как главной задачей было реализовать миграцию без потери данных и отлаженных процессов компании, то некоторые решения реализованы с помощью доработки портала:
- Перенос действий в Битрикс24
Так как штатными возможностями в Битрикс24 перенести действия сущностей невозможно, то проведена выгрузка с помощью написанных скриптов по представленным excel файлам с сопоставлением полей. Записи с данными загружены в нужные сущности в таймлайн в разбивке по дате и ответственным;
- Загрузка данных «АВМ организация-история» и фиксация изменений стадий в поле «Успех»
Повешен обработчик на изменение сделки, функции которого определяют какие данные были изменены. Если изменена стадия или при успешной стадии изменено поле «Успех» в воронке «АВМ организации»— информация записывается в базу данных Битрикс24.Так же произведена выгрузка данных из предоставленного excel файла в эту таблицу с установкой связей контактов и сделок.
В сделки реализовано локальное приложение «История АВМ», которое располагается в верхнем меню, при открытии отображает всю историю по данной сделке с сортировкой по убыванию даты изменения.
- Получение истории в стороннем приложении
Написан скрипт обработчик, который отдаёт данные истории по фильтру. На него необходимо посылать запросы с текстовым ключом авторизации и, при необходимости, фильтрами.
- Доработка сущности «Контакт» на портале
В карточке компании реализовано отдельное локальное приложение с полным списком всех контактов, которые привязаны к данной компании с полями из карточки контакта. Также реализован вывод необходимых полей в данную таблицу из сущности Контакт через кнопку в левом углу таблицы – шестеренка. При нажатии на данную шестеренку открывается весь список полей из сущности Контакт.
В карточке сделки реализовано кастомное поле «Контакт». Функционал кастомного поля:
- Возможность выбрать контакт и привязывать выбранный контакт к сделке;
- Возможность выбора несколько контактов в сделке;
- При выборе в сделке контакта должны показываться только контакты компании из сделки, а не все контакты из системы;
- Из этого поля создается новый контакт. При создании контакта реализован ввод только ФИО;
- Привязка контактов в компании.
- Разработка кастомного поля «последнее действие»
Реализовано кастомное поле, которое записывает последнее завершенное дело из поля «Дела» и выводит его в списочное представление сделок.
Результат переезда и внедрения портала:
- Перенесено более 250 тысяч данных;
- Данные, которые невозможно было перенести штатными возможностями системы были перенесены без потерь с помощью доработок и написанных скриптов;
- Сотрудники компании используют все возможности новой системы сохранив при это наработки предыдущей системы;
- Функционал новой платформы полностью соответствует бизнес-потребностям Клиента;
- Новая платформа максимально соответствует актуальным процессом компании Navicon, которая сокращает и упрощает текущую работу.
