НТЦ Феникс (экспертиза промышленной безопасности технических устройств)
НТЦ Феникс - научно-технический центр - инжиниринг, проектирование, промышленная безопасность, техническое обследование, 3d моделирование, строительный контент и аудит
Сфера бизнеса: нефть/газ
Редакция продукта: тариф профессиональный
Подключены отделы: административный, инженерный, отдел контроля качества, отдел снабжения, проектирования
Роли: инженер, главный специалист-технолог, главный инженер, главный бухгалтер, руководитель отдела снабжения, руководитель отдела проектирования, начальник отдела САПР
Число сотрудников, которые работают в CRM: 30
Количество офисов/филиалов: 1
2.Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами обратился клиент
В компании НТЦ Феникс это было первичное внедрение Битрикс24. При выборе платформы основными критериями, играющими роль, была возможность организации документооборота, процесса согласования и постановка внутренних задач
3.Процесс внедрения, особенности проекта
Перед настройкой портала Битрикс24 в компании НТЦ Феникс были выявлены следующие проблемы:
-
Не организованы внутренние коммуникации между сотрудниками. Все поручения и важные задачи передаются в разных каналах (почта, WA...)
-
Нет реестра документов, все документы хранятся в разных местах
-
Не организован процесс по учету и движению исходящих и входящих писем компании
-
Нет строгого учета документов (кто работает над документом, какие сроки)
Документация ведётся в едином месте, а назначенные лица могут изменять или передавать документы онлайн. А из-за технических проблем потерять важный документ теперь невозможно
С помощью диска и базы знаний сотрудники оперативно находят нужную им информацию
Поручения и важные задания теперь происходят через задачи, где назначается ответственный, наблюдатель для контроля исполнения. А коммуникация происходит только на портале Битрикс24
Так же мы сделали видимость выполнения работ в процентах до окончания срока документа, чтобы было понимание по продвижению работы. На определенной стадии
С какими техническими сложностями пришлось столкнуться - некоторые функции Битрикс24 различались с желанием клиента, приходилось вносить множество доработок интерфейса
Для обучения и вовлечения пользователей проводились онлайн-встречи и предоставлялись видео и текстовые инструкции по корпоративным инструментам
Руководители отделов используют возможности коробочной версии Битрикс24 по максимуму
Сложностей во внедрении не возникло, так как все внедряемые процессы были хорошо знакомы нашим техническим специалистам
Какие сценарии автоматизировали
-
Общение с клиентом (письмами)
-
Согласование ТЗ
-
Обработка входящих/исходящих писем
-
Выпуск производственных документов
Смарт-процессы
CRM-воронки
Бизнес-процессы
Работа с диском , документами
Документооборот
Обработка входящих/исходящих писем - согласование, отправка, регистрация, хранение файлов в архиве, подписание документов, резолюция на каждое входящее письмо
Производство
Воронка по выпуску новой документации - несколько версий, ревизий, эти документы также идут на согласование, проверку и регистрацию
У каждого документа есть номер, шифр
Обучение
Обучение проходило онлайн. Было множество встреч с обучением по разному функционалу. После внедрения наши технические специалисты так же предоставили инструкции в текстовом формате с наглядными картинками
Сложностей с вовлечением в работу с Битрикс24 не возникло, так как обучение было максимально подробным
Примеры использования системы в рабочих ситуациях
Процесс исходящих писем, когда менеджеры сами их инициируют: есть цепочка согласования - тот, кто инициирует письмо, понимает, кто должен согласовывать письмо -> указывает цепочку согласующих -> далее письмо отправляется офис-менеджеру, он присваивает письму номер, печатает, подписывает, проверяет, ставит печать -> после согласования письмо уходит в архив
5.Преимущества от внедрения Битрикс24
-
Сократилось время на рутинные задачи
-
Автоматизирован документооборот
-
Внутренние согласования проходят по единому регламенту
-
Минимизировали количество использования сторонних программ и сервисов
-
Объединили компанию в единую информационную среду
6.Отзыв заказчика о проделанной работе
