OBI Space
Интранет-портал «OBI»
Тысячи сотрудников из 28 магазинов общаются, учатся и проходят оценку на портале
Перед HR подразделением крупной компании стоят две фундаментальные задачи:
- обучение и профессиональный рост сотрудников;
- развитие внутрикорпоративных коммуникаций.
Под каждую из них обычно запускается отдельный онлайн-сервис на базе соответствующего специализированного ПО. Компания OBI пошла нестандартным путем и решила обе задачи с помощью единого корпоративного портала, построенного на базе платформы «1С-Битрикс24»
OBI
Первый магазин OBI был открыт в Германии в 1970 году. Основатели компании Эмиль Люкс и Манфред Маус выбрали для магазина формат DIY (Do-it-Yourself, «Сделай сам»), который позволил собрать все товары для строительства, ремонта и садоводства под одной крышей.
OBI представлена 630 магазинами в 13 странах. Первые магазины OBI открылись в России 20 ноября 2003 года. На конец 2017 года в нашей стране открыты 27 магазинов сети: 9 – в столице и Московской области, 5 – в Санкт-Петербурге, по два – в Екатеринбурге и Нижнем Новгороде, по одному – в Волгограде, Брянске, Казани, Краснодаре, Омске, Рязани, Саратове, Сургуте и Туле.
OBI в России сегодня – это:
- 260 000 м2 – общая торговая площадь;
- 50 000 000 покупателей в год;
- 6 000 сотрудников, из них 1070 работает в компании более 5 лет;
- более 50% вакансий в магазинах закрываются внутренними кандидатами.
В 2016 году ОБИ Россия заняла первое место в номинации «Федерация» престижной профессиональной премии «HR-бренд – 2015».
Решение задач HR-департамента
Компания OBI всегда фокусировалась на развитии сотрудников.
- проводила регулярные оценки персонала;
- составляла индивидуальные планы развития работников;
- предлагала курсы и тренинги для повышения квалификации.
Поначалу всё это делалось вручную и занимало массу времени. Первым шагом к оптимизации работы HR-департамента стало внедрение в 2010-2011 году коробочного решения от WebTutor. Оно было неидеальным. Пришлось дорабатывать систему оценки, которая предлагалась «из коробки», однако результат всё равно полностью не удовлетворял требованиям OBI. Также требовалось сделать работу с порталом проще для самих сотрудников. В итоге HR-специалисты компании OBI занялись поисками платформы, на которой можно было реализовать все решения, необходимые для работы HR-департамента. Руководители выбрали «Битрикс24». Разработкой нового портала занялась компания AGIMA.
Консультанты должны были помочь HR-департаменту решить следующие задачи:
- Наладить коммуникацию между сотрудниками компании.
- Создать систему оперативного информирования.
- Предоставлять ресурсы для оценки, обучения и развития персонала.
Многие организации заводят для решения этих задач отдельные информационные площадки: ресурс для корпоративных коммуникаций и тренинг-центр. Это не очень удобно. Компания захотела создать один большой портал OBI Space, который бы решил задачи HR-департамента и объединил функции по коммуникации и развитию сотрудников.
Особенности разработки
Обычно компании сначала заводят сервис для коммуникации, а потом добавляют в него функции обучения и развития. У OBI получилось наоборот: сначала появился сервис для обучения, а потом на его основе появилась площадка для общения.
Из-за этого появились сложности:
- На рынке не имелось готовых решений порталов «2-в-1», разработка шла «под ключ».
- Необходимо было сохранить наработки решения от WebTutor.
- На портал была перенесена иерархия должностей из 1С.
К списку сотрудников потребовалось добавить справочники KPI, компетенций, регионов, магазинов, департаментов и документы. - Требовалось объединить весь функционал разных корпоративных систем в одном портале.
Портал OBI Space — пример того, как информационные технологии повышают эффективность сотрудников и экономят время и деньги.
Сайт позволяет сотрудникам в 25 городах России:
- беспрепятственно общаться;
- обмениваться информацией;
- получать последние новости;
- совершенствовать себя;
- помогать освоиться другим.
В 2016 году портал получил награду BEST INTRANET RUSSIA AWARD, развитие OBI Space продолжается до сих пор.
Обучение и развитие — основополагающая часть портала.
- Образовательные программы.
На старте разработчики автоматизировали все процессы по обучению на портале. Например, по дате приёма на работу система автоматически определяет новичков и тут же записывает их на стартовые тренинги. Руководитель также может назначить сотруднику обучающий курс в пару кликов. Человек может сам записаться на интересующие программы — достаточно подать заявку на портале.
- Оценка персонала
Стало гораздо удобнее проводить оценку персонала. В компании OBI она многоступенчатая и проводится два раза в год. Руководитель оценивает персонал по: KPI, перспективам вертикального роста, горизонтального развития, компетенциям. Сотрудник заполняет форму самооценки. Затем проходит оценочная комиссия, и после нее работник с руководителем разрабатывают индивидуальный план развития.
- Ускорение процессов
Раньше оценивать сотрудников приходилось вручную, это занимало пару месяцев. HR-отделу приходилось названивать руководителям с просьбой проставить оценки чуть ли не каждый день, а они отвечали что-то вроде «Да, мы уже всех оценили, на бумажке всё записано, надо только перенести в систему». Когда компания только ввела эту опцию, сотрудники не могли поверить, что всё так легко и удобно.
- Актуальная информация
На портале можно посмотреть план развития, уточнить, какие курсы и тренинги предстоит пройти, и даже узнать размер потенциальной премии. Руководитель имеет доступ ко всем данным по своим сотрудникам — он может напомнить, что пора пройти обучение, или сверить текущие результаты подчинённых с KPI.
- База знаний
На портале создали подобие Википедии — «ОБИкипедию».
Сделать ее и встроить в портал было легко, потому что в «Битрикс24» уже был стандартный инструмент для создания собственной Wiki — оставалось лишь вставить контент.
Коммуникация
Вторая важная составляющая портала — общение сотрудников OBI.
- Актуальная информация
На главной странице портала находятся новости компании. Они таргетированы по регионам — каждому сотруднику в первую очередь хочется узнать, что актуально для его подразделения. К новостям можно писать комментарии — компания открыта для обратной связи.
- Проект «УРА, СЕЗОН!»
Проект проходит в начале мая в честь открытия дачного сезона. В дни проекта сотрудники офиса едут на «практику» в один из магазинов OBI. Записаться на стажировку можно на портале. Но есть ограничения — если в один магазин уже записалось 10 человек, то остальным предложат другие точки на выбор. Это очень удобно: раньше, когда не было портала, все сотрудники могли приехать в один магазин и создать там хаос.
- Раздел «Открытые диалоги»
Это место, где каждый может задать вопрос топ-менеджеру и получить ответ — обычно в течение недели. Вопросы сгруппированы по блокам, можно изучить, что уже спрашивали коллеги, если нет нужного ответа— задать свой.
- Опросы
Портал помогает собирать обратную связь от сотрудников.
Недавно, например, было голосование по питанию — устраивает ли та еда, которая предлагается. В каждом регионе свой поставщик, и по результатам опроса компания будет смотреть - оставлять его или менять на нового.
Результаты
- портал позволил объединить более 6000 сотрудников из 27 магазинов OBI по всей России;
- пользуются им абсолютно все — от простых продавцов в магазинах до топ-менеджмента;
- компания смогла оптимизировать процесс обучения, развития и оценки сотрудников;
- вовлечённость в корпоративные коммуникации выросла на 60% — люди чаще заходят на портал, читают новости, оставляют комментарии и задают вопросы;
- затраты на обучение и коммуникацию снизились более чем на 40%.
Раньше работа HR-департамента была сложной и занимала много времени, теперь стало легче — появилась прозрачность, а эффективность бизнес-процессов — выросла.
