Как перевести оффлайн-образование в онлайн и приобрести клиентов за 3 месяца. Кейс академии «Каспий»
Академия «Каспий» — образовательное учреждение, расположенное в Махачкале и реализующее программы дополнительного профессионального образования и основные программы профессионального обучения на русском языке. Среди них: бизнес-образование, профессиональная переподготовка и обучение, повышение квалификации и детское образование.
Это одна из крупнейших академий, действующая на территории всей России, лидер в области дополнительного образования.
Академия «Каспий» была создана в 2010 году. За 24 года она:
Это одна из крупнейших академий, действующая на территории всей России, лидер в области дополнительного образования.
Академия «Каспий» была создана в 2010 году. За 24 года она:
- Выпустила 60 000 учеников;
- Открыла 1900 программ, доступных к прохождению;
- Обучила 800+ специальностям и продолжает набирать слушателей.
Ситуация до старта проекта
В академии обучались преимущественно оффлайн. Компания только выходила на новый рынок, поэтому основная деятельность клиента осуществлялась с помощью самописной внутренней системы, функционал которой был сильно ограничен. Многое нельзя было редактировать, не получалось добавить новые курсы и отслеживать ход обучения слушателями. В качестве CRM использовалась AMOcrm.
Первый выход в онлайн был скорее неудачным: клиенты академии недополучали материал, обратная связь и проверка домашних заданий преподавателями была затруднена из-за недостатков системы. Многое делалось вручную, из-за чего часть данных терялась. Руководители хотели расширить спектр преподаваемых программ в онлайне, но для этого не было технической базы.
Битрикс24 был выбран так как в нем есть удобный модуль «Обучение». Кроме того, в системе есть возможность четко прописывать должности и обязанности сотрудников, создавать тематические группы и вести учеников — от подачи заявки до выпуска. Значительно упрощался документооборот и контроль за сотрудниками, в первую очередь за счет автоматизации.
И что самое главное: Битрикс24 давал возможность интеграции. Данные по всем курсам с сайта можно было отобразить в базе, подключить телефонию, smsc.ru и бизнес-аккаунт WhatsApp.
В академии обучались преимущественно оффлайн. Компания только выходила на новый рынок, поэтому основная деятельность клиента осуществлялась с помощью самописной внутренней системы, функционал которой был сильно ограничен. Многое нельзя было редактировать, не получалось добавить новые курсы и отслеживать ход обучения слушателями. В качестве CRM использовалась AMOcrm.
Первый выход в онлайн был скорее неудачным: клиенты академии недополучали материал, обратная связь и проверка домашних заданий преподавателями была затруднена из-за недостатков системы. Многое делалось вручную, из-за чего часть данных терялась. Руководители хотели расширить спектр преподаваемых программ в онлайне, но для этого не было технической базы.
Битрикс24 был выбран так как в нем есть удобный модуль «Обучение». Кроме того, в системе есть возможность четко прописывать должности и обязанности сотрудников, создавать тематические группы и вести учеников — от подачи заявки до выпуска. Значительно упрощался документооборот и контроль за сотрудниками, в первую очередь за счет автоматизации.
И что самое главное: Битрикс24 давал возможность интеграции. Данные по всем курсам с сайта можно было отобразить в базе, подключить телефонию, smsc.ru и бизнес-аккаунт WhatsApp.
Как организовали работу сотрудников в Битрикс24 «Обучение»
Интерфейсы модуля «Обучение» были полностью переработаны: главный упор делали на мобильные устройства. Учитывали и специфику региона — многие слушатели были из Дагестана. Главным образом использовали функционал CRM, так как при таком количестве учеников важно было контролировать каждого слушателя и группы, отслеживая прогресс.
В результате получился целый образовательный портал для онлайн-обучения. Основная сложность заключалась в том, чтобы интегрировать его во внутренние процессы учреждения, наладив систему коммуникации преподавателя и слушателя.
Для обеспечения основного функционала были разработаны и прописаны бизнес-процессы компании, роли сотрудников, этапы обучения. Это было необходимо для формирования рабочей системы и дальнейшей ее цифровизации. Создали маршрут, на котором отметили точки, на которых было нужно формировать документацию. На основе них настраивали процессы в CRM-системе.
Автоматическая обработка заявок как способ увеличить продажи
Отдельной проблемой для руководителей и сотрудников был документооборот. Менеджеры должны были проверять каждый документ слушателя, чтобы допустить его к обучению. Также в процессе формировались внутренние бумаги для последующей выдачи сертификатов и дипломов. Битрикс24 позволял оптимизировать подачу и прием документов, сохранять историю и автоматически ставить задачи сотрудникам.
После всех настроек процесс записи на любой курс выглядел следующим образом:
По схожему принципу наладили работу отдела продаж. Требовалось настроить обработку заявок так, чтобы потенциальный слушатель получал ответы на все свои вопросы, а менеджер — закрывал заявку по выбранному пути. Добились этого с помощью внедрения четких бизнес-процессов для трех разных отделов продаж по каждому направлению академии и интеграции с бизнес-аккаунтом WhatsApp, smsc.ru и телефонией.
Для менеджеров добавили возможность создавать рекламные рассылки через email-почту и мессенджер WhatsApp. В результате конверсия с первичных заявок и вебинаров на обучение увеличилась на 80%.
После всех настроек еще раз скорректировали все бизнес-процессы и подробно прошлись по каждому пути клиента — как уже действующего, так и потенциального.
Интерфейсы модуля «Обучение» были полностью переработаны: главный упор делали на мобильные устройства. Учитывали и специфику региона — многие слушатели были из Дагестана. Главным образом использовали функционал CRM, так как при таком количестве учеников важно было контролировать каждого слушателя и группы, отслеживая прогресс.
В результате получился целый образовательный портал для онлайн-обучения. Основная сложность заключалась в том, чтобы интегрировать его во внутренние процессы учреждения, наладив систему коммуникации преподавателя и слушателя.
Для обеспечения основного функционала были разработаны и прописаны бизнес-процессы компании, роли сотрудников, этапы обучения. Это было необходимо для формирования рабочей системы и дальнейшей ее цифровизации. Создали маршрут, на котором отметили точки, на которых было нужно формировать документацию. На основе них настраивали процессы в CRM-системе.
Автоматическая обработка заявок как способ увеличить продажи
Отдельной проблемой для руководителей и сотрудников был документооборот. Менеджеры должны были проверять каждый документ слушателя, чтобы допустить его к обучению. Также в процессе формировались внутренние бумаги для последующей выдачи сертификатов и дипломов. Битрикс24 позволял оптимизировать подачу и прием документов, сохранять историю и автоматически ставить задачи сотрудникам.
После всех настроек процесс записи на любой курс выглядел следующим образом:
- Клиент оставляет заявку на обучение через сайт.
- Под эту задачу создается бизнес-процесс в CRM-cистеме.
- Менеджер обрабатывает заявку и оформляет клиента или оставляет его на повторный дозвон.
- Клиент в собственном личном кабинете вносит предоплату, прикрепляет чек, подписанный договор. Все это фиксируется в истории системы.
- Сотрудники обрабатывают полученные документы.
- За неделю и за день до начала обучения клиент получает напоминание. Также с каждым уроком и домашним заданием. Допуск к обучению осуществлялся через sms-оповещения.
- После обучения закрывающие документы появляются в личном кабинете клиентов. Там же они могут отслеживать собственный прогресс, а преподаватели видят все это в Битриксе24.
По схожему принципу наладили работу отдела продаж. Требовалось настроить обработку заявок так, чтобы потенциальный слушатель получал ответы на все свои вопросы, а менеджер — закрывал заявку по выбранному пути. Добились этого с помощью внедрения четких бизнес-процессов для трех разных отделов продаж по каждому направлению академии и интеграции с бизнес-аккаунтом WhatsApp, smsc.ru и телефонией.
Для менеджеров добавили возможность создавать рекламные рассылки через email-почту и мессенджер WhatsApp. В результате конверсия с первичных заявок и вебинаров на обучение увеличилась на 80%.
После всех настроек еще раз скорректировали все бизнес-процессы и подробно прошлись по каждому пути клиента — как уже действующего, так и потенциального.
Результаты и дальнейшие планы
Сотрудникам в результате оптимизации стало легче отслеживать и контролировать процесс прохождения обучения каждого слушателя. Сократили время на генерацию всех необходимых документов, связанных с учебным процессом учеников. Если раньше этот процесс мог занимать около 60-70 минут, то теперь на каждого слушателя стало уходить 10-15 минут. Наладили автоматизацию везде, где это возможно.
Большинство тестов стало проверяться автоматически. Преподавателям стало легче отслеживать прогресс каждого слушателя и направлять его в процессе обучения. Они стали тратить время на методические разработки, а не рутинную работу. Если до этого преподаватель мог тратить 2-3 часа на проверку одних только тестов у нескольких групп, то теперь он просто получал готовые результаты. Оценки подсчитывались автоматически
Менеджеры по продажам теперь видели всю историю каждого клиента в одном месте. Информация, какие курсы были куплены и пройдены, с кем и когда велась коммуникация, сохранялась в базе. Сотрудники не отправляли сообщения вручную, а загружали текст и запускали автоматическую рассылку.
В результате наладили рабочую и надежную систему коммуникации сотрудников и слушателей, которая предусматривает возможность дальнейшего расширения: как функционально, так и количественно.
В планах: дальнейшее расширение базы курсов, доступных онлайн, и найм сотрудников для обеспечения работы системы.
Сотрудникам в результате оптимизации стало легче отслеживать и контролировать процесс прохождения обучения каждого слушателя. Сократили время на генерацию всех необходимых документов, связанных с учебным процессом учеников. Если раньше этот процесс мог занимать около 60-70 минут, то теперь на каждого слушателя стало уходить 10-15 минут. Наладили автоматизацию везде, где это возможно.
Большинство тестов стало проверяться автоматически. Преподавателям стало легче отслеживать прогресс каждого слушателя и направлять его в процессе обучения. Они стали тратить время на методические разработки, а не рутинную работу. Если до этого преподаватель мог тратить 2-3 часа на проверку одних только тестов у нескольких групп, то теперь он просто получал готовые результаты. Оценки подсчитывались автоматически
Менеджеры по продажам теперь видели всю историю каждого клиента в одном месте. Информация, какие курсы были куплены и пройдены, с кем и когда велась коммуникация, сохранялась в базе. Сотрудники не отправляли сообщения вручную, а загружали текст и запускали автоматическую рассылку.
В результате наладили рабочую и надежную систему коммуникации сотрудников и слушателей, которая предусматривает возможность дальнейшего расширения: как функционально, так и количественно.
В планах: дальнейшее расширение базы курсов, доступных онлайн, и найм сотрудников для обеспечения работы системы.
Название проекта
Как перевести оффлайн-образование в онлайн и приобрести клиентов за 3 месяца. Кейс академии «Каспий»
Проект партнера
ONE TOUCH
Сфера бизнеса
Образование, наука
Тип проекта
Коробочная версия
Год публикации
2023
Узнать стоимость внедрения
